Hoppa till meny

Ekonomistyrning löpande redovisning

De utgifter som ni har inom projektet ska redovisas var sjätte månad tillsammans med en beskrivning av vad ni gjort under tidsperioden, en så kallad lägesrapport.

Varje projektpartner ska ha rutiner för kontroll, ekonomistyrning och löpande redovisning av projektets transaktioner, så att de kan leva upp till de krav som ställs av programmet, EU:s regelverk samt de nationella regelverken.

Varje projektpartner har ansvar för sina eventuella oriktigheter i sina redovisade utgifter. För att få ersättning ska utgifterna vara godkända av nationella kontrollanter och de villkor som gäller för stödet måste följas.

Var uppmärksam på att:

  • Det ska finnas dokumentation som styrker att utgifterna är projektrelaterade i förhållande till beslutet.
  • Alla utgifter, inklusive utgifter för personal och intäkter (undantag för schabloner) som redovisas i ansökan om utbetalning ska finnas i projektpartens ekonomisystem samt vara redovisad på en projektspecifik kod. Det ska vara möjligt att få en rapport ur projektpartens ekonomisystem som bara innehåller utgifter som tillhör projektet. Se särskilda regler för Norge och Danmark här.
  • Avstämning ska göras mellan de utgifter som tas upp i ansökan om utbetalning och det belopp som projektbokförts i ekonomisystemet hos projektpartnern. Om beloppen i projektpartnerns huvudbok och i ansökan om utbetalning inte stämmer överens ska differensen skriftligen förklaras med hänvisning till underliggande verifikat, vilka ska finnas tillgängliga och arkiverade tillsammans med avstämningarna enligt programmets regelverk för arkivering.
  • Till varje utgift som redovisas ska det finnas ett underliggande verifikat i form av faktura, lönespecifikation, tidsredovisning som styrker utgiften och som helst också påvisar projektrelevans. Undantag görs för indirekta kostnader som redovisas med schablon.
  • Verifikat ska arkiveras och vara försedda med löpnummer motsvarande kolumnen bilagsnummer i excel-filen sammanställning projektkostnaderExcel, så att de kan kopplas till transaktionslistan i ansökan om utbetalning.
  • Det ska finnas dokumentation som styrker att utgiften har blivit betald i form av ett kontoutdrag från banken. I Norge är det bokföringsdatum dokumenterat med utskrift från huvudbok som används för att styrka att en utgift tillhör den period i vilken utgiften är registrerad i AOU.
  • De tidsfrister som anges i beslutet om stöd för att lämna ansökan om utbetalning till programsekretariatet måste följas.
  • Uppföljning av utfall och budget ska göras löpande och eventuella avvikelser ska förklaras i lägesrapporten som lämnas i samband med ansökan om utbetalning.
Kommentarer
Lämna en kommentar
Lämna en kommentar