3 Gennemfør projektet

Her får du praktiske råd og du kan læse om hvad det indebærer at gennemføre et projekt, som modtager støtte fra programmet.

3.1 Start projektet

Fra du modtager en beslutning om støtte og starter dine aktiviteter frem til den endelige slutrapport om projektet, er der en række elementer, du skal udføre. Gennemførelsen af projektet vil blive lettere, hvis du sætter dig ind i reglerne og læser håndbogen.

Projekter, der prioriteres af programmets styrings- eller overvågningsudvalg, modtager et tilsagnsbrev med en afgørelse om støtte med de dertil knyttede generelle betingelser og, hvor det er relevant, særlige betingelser. Afgørelsen er rettet til leadpartner, men gælder for alle projektpartnere.

Inden projektet påbegyndes, skal alle projektpartnere informeres om afgørelsen om støtte med tilhørende betingelser, programmets håndbog og reglerne for gennemførelsen af projektet. For at lykkes med dit projekt er det vigtigt, at du følger programmets grundlæggende regler og har kendskab til for eksempel regler for støtteberettigede omkostninger, informationsforpligtelser samt dokumentations- og arkiveringskrav.

3.2 Skriv partnerskabsaftale

Leadpartneren er ansvarlig for at sikre, at alle deltagende partnere skrives ind i en partnerskabsaftale, der bl.a. regulerer gensidige forpligtelser i projektet og garanterer forsvarlig økonomisk forvaltning. Aftalen bør være klar inden projektets startdato og leadpartner skal vedlægge en kopi af partnerskabsaftalen samtidig med den første ansøgning om udbetaling fra programmet.

En partnerskabsaftale skal:

• Indeholde bestemmelser, der sikrer forsvarlig økonomisk forvaltning af de midler, der er afsat til Interregprojektet, herunder procedurer for tilbagebetaling til programmet af uretmæssigt udbetalte beløb.
• Regulere gensidige forpligtelser mellem projektpartnerne.
• Giv leadpartnere beføjelse til at underskrive "Bekræftelse af forpligtelser" på vegne af alle projektpartnere. Bemærk, at "bekræftelse af forpligtelser " skal indsendes til forvaltningsmyndigheden senest på tidspunktet for den første ansøgning om udbetaling fra programmet.
• Medtage bestemmelser om andre spørgsmål, der er relevante for samarbejdet
• Være forenelig med afgørelse om støtte og dertil knyttede betingelser samt Interreg-programmets instrukser.
• Underskrives af alle partnere.

Desuden bør en partnerskabsaftale indeholde bestemmelser om:

• tidsperioden for aftalen
• betingelser for at foretage ændringer i aftalen
• hvordan finansieringen af projektets fælles omkostninger vil blive fordelt inden for partnerskabet
• hvad der sker hvis en partner ikke overholder aftalen
• mulige samarbejder med tredjeparter
• forpligtelse for alle projektpartnere til at kende til afgørelsen om støtte, generelle betingelser samt gældende regler for gennemførelsen af projektet
• Henvisning til beslutningen om støtte vedrørende gennemførelse af projektet, organisation, ansvarsfordeling, leverancer og finansiering
• Distribution af Interreg-støtte og frister for leadpartners betaling af støtte til øvrige partnere.

3.3 Informer om projektet

Der er behov for at prøve at nå ud og fortælle om de resultater, der er blevet realiseret inden for Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak – til beslutningstagere og i sidste ende til borgerne. For at vi sammen kan vise hvilken gavn EU-finansierede projekter gør i samfundet, indsamler programmets medarbejdere statistikker og kobler dem til FN's verdensmål.

Jeres projekt kan bidrage ved at svare på de spørgsmål, vi fra og med 2024 sender ud i en tilbagevendende undersøgelse. Vi samler svarene fra jer og andre projekter i vores statistik, som vi offentliggør på programmets hjemmeside. Hvis jeres projekt ikke har besvaret spørgsmålene, vil I ikke fremgå af statistikken. Yderligere oplysninger om spørgsmålene og muligheden for at besvare undersøgelsen findes på programmets hjemmeside under overskriften "grænseløse resultater".

Værdiskabende kommunikation
Erfaringer fra tidligere Interreg-programmer viser, at vellykkede projekter i mange tilfælde har arbejdet struktureret med kommunikation. Klar kommunikation med fokus på projektets resultater skaber værdi og viden. Ikke kun for de deltagende organisationer, men også for Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak og for EU.

Ved at arbejde med intern og ekstern kommunikation har I også fokus på projektets problemstillinger og de aktiviteter, der skal udføres for at nå de opstillede mål.

Kommunikation skal være en integreret del af projektet. Ved at integrere kommunikation i andre aktiviteter bliver sammenhængen mellem projektets mål og de midler, der skal bruges til at nå målene, tydeligere.

Ved at definere behovet for projektet internt og eksternt på et tidligt tidspunkt med en kommunikationsplan, der har klare budskaber, er I kommet langt. Med klare budskaber kan I styrke forankringen i partnerskabet, lettere opnå finansiering og få ressourcer til projektet.

3.3.1 Formelle krav om at oplyse om støtten

I følge de bestemmelser, der regulerer gennemførelsen af projekter skal enhver partner, som deltager i projektet informere om støtten fra Den Europæiske Regionale Udviklingsfond og Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak. Vær opmærksom på, at forvaltende myndighed under hensyntagen til proportionalitetsprincippet skal kræve op til 2 % tilbage af støtten fra støttemodtagere, der ikke opfylder nedenstående informationskrav, med mindre der er gennemført korrigerende foranstaltninger.

Alle partnere i projektet er forpligtet til at oplyse om støtten fra Den Europæiske Fond for Regionaludvikling ved at:

• Kort at beskrive projektet, dets mål og resultater på en måde, der står i rimeligt forhold til støtten fra programmet. Beskrivelsen skal være på projektets hjemmeside samt på hver partners hjemmeside, hvis sådanne findes, og skal fremhæve den økonomiske støtte fra programmet. På startsiden af projektets hjemmeside og/eller på partnerhjemmesidens undersider skal logoet for Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak være tydeligt synligt, uden at den besøgende skal scrolle.
• Anvende Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak-logoet i dokumenter og kommunikationsmateriale rettet mod offentligheden, projektdeltagere eller andre målgrupper for klart at fremhæve, at støtten kommer fra Interreg.
  Logoet skal anvendes som angivet i punkt 3.3.2.
• Opstille holdbare skilte eller opslagstavler, der er klart synlige for offentligheden, og som viser Unionens emblem i overensstemmelse med de egenskaber, der er fastsat i punkt 3.3.2 “Anvisninger vedr. anvendelse af logoet”. Dette skal ske, så snart den praktiske gennemførelse af en Interreg-indsats, der omfatter fysiske investeringer eller køb af udstyr, påbegyndes, eller det købte udstyr er installeret, hvis projektets samlede omkostninger overstiger 100.000 euro.
  
  Støttemodtagere, der ikke er omfattet af ovennævnte bestemmelse, skal på et offentligt sted vise mindst én plakat eller elektronisk skærm med oplysninger om projektet. Plakatens format skal være mindst A3, og skærmen skal være på mindst 22 tommer og i 16:9-format. Det skal fremgå af plakaten eller skærmen, at projektet har modtaget støtte fra Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak. Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak har udviklet flere alternativer til plakat og elektronisk skærm. Læs mere i dokumentet "Informér om Interreg-støtten med en plakat" på siden Værktøjer under "Gennemføre > Kommunikation".

• For projekter med et EU-budget på over 5 millioner euro, som er en indsats af strategisk betydning, er det obligatorisk at afholde et informationsarrangement, der inddrager Europa-Kommissionen og forvaltende myndighed. Europa-Kommissionen og forvaltende myndighed. Arrangementet kan være fritstående, eller gennemføres i sammenhæng med et andet arrangement, f.eks. projektets start- eller slutkonference. Sekretaritet skal informeres om dette senest 3 måneder i forvejen for at kunne give besked til Europa-Kommissionen i god tid om hvornår arrangementet finder sted.

Udtrykket Interreg anvendes ved siden af Unionens emblem i overensstemmelse med punkt 3.3.2 Anvisninger vedr. anvendelse af logoet.

3.3.2 Anvisninger vedr. anvendelse af logoet

Logoets opbygning

Alle Interreg programmer har samme brand: Interreg. Det grundlæggende i logoet er også fælles, bortset fra programnavnet, der placeres nederst til venstre.

Projekterne bør primært anvende standardvarianten (1), men den bør kun anvendes på en hvid eller lys baggrund. Mod mørkere baggrunde kan man bruge en alternativ variant med hvid tekst (2). Der findes en tredje mulighed, som skal anvendes i de tilfælde, hvor det kun er muligt at gengive logoet i sort-hvid (3).

Frit område

For at vores logo altid skal kunne læses tydeligt, skal der være et frit område omkring logoet, hvor der hverken vises tekst eller billede. Margenen er baseret på afstanden mellem Interreg og flaget (M). Hvis det er muligt, kan det frie område være større.

Mindste størrelse

Logoet indeholder meget tekst og forskellige elementer. Derfor er det af hensyn til synligheden vigtigt, at det ikke gengives i for lille størrelse.

Tabellen viser anbefalede størrelser for forskellige medier. Størrelsen til tryk og Powerpoint er baseret på forordningskravet om, at EU-flagets minimumshøjde skal være 10 millimeter. På visse ting, såsom kuglepenne eller visitkort, kan flaget gengives i mindre størrelse. Størrelserne refererer til hele logoets bredde. Størrelserne er også angivet inklusive det frie område.

Anbefalede mindste størrelser

Alle størrelser henviser til logoet med engelsk, eller svensk, medfinansieringstekst. For logo med dansk, eller norsk, medfinansieringstekst ganges den respektive størrelse med 1,05. Læs mere om sprogvarianterne under "National tilpasning".

Placering af logoet

Logoet skal være tydeligt placeret på alt kommunikationsmateriale vedrørende projektets gennemførelse og materiale beregnet til projektets deltagere, eller offentligheden.

Hvis det er muligt, skal logoet altid placeres direkte mod margenen, helst i øverste venstre hjørne (se eksempler). Hvis det er muligt, skal man bruge en margen, der er større end det frie område omkring logoet. Flagets bredde er en god afstand.

Bruger I vores logo sammen med andre logoer, skal EU-flaget have mindst samme størrelse, i højde eller bredde, som den største af de andre logoer.

Eksempler på brug

Logoet læses bedst mod en helt hvid eller lys baggrund. Hvis det bruges oven på et billede, gælder de samme principper: Placer det mod et roligt og lyst område.

Det er bedst at anvende en hvid baggrundsflise på mørke baggrunde. Alternativt kan det hvide logo bruges. De samme principper gælder for den monokrome variant.

Det er ikke tilladt på nogen måde at ændre logoets dele eller sammensætning. Logoet skal altid være omgivet af et frit område.

National tilpasning

Bortset fra den engelske tekst om medfinansiering til højre for EU-flaget findes logoet på programmets forskellige sprog. Vælg det der passer bedst til målgruppen ud fra, hvem kommunikationen henvender sig til.

3.3.3 Kommunikationsstrategi og kommunikationsansvarlig

Hvert projekt skal udarbejde en kommunikationsstrategi og udpege en kommunikationsansvarlig for projektet. Kommunikationsstrategien skal indsendes i forbindelse med projektets første ansøgning om udbetaling.

Kommunikationsstrategien skal indeholde følgende elementer:

Baggrund

• Hvordan kan jeres kommunikation hjælpe jer med at nå målet for jeres projekt?
• Jeres overordnede formål med jeres kommunikationsarbejde.
• Jeres overordnede mål med jeres kommunikationsarbejde.

Nuværende situation

• Hvordan kommunikerer projektets forskellige partnere i dag?
• Hvad påvirker det faktum, at kommunikationen ser ud, som den gør?
• Hvordan kommunikerer lignende projekter?
• Kan I gøre bedre brug af kommunikationen?
• Medtag eventuelle tidligere erfaring med Interreg-projekter, hvis I har det.

Strategi

• Hvilke særlige indsatser vil I fokusere på i jeres kommunikation?
• Hvordan kommunikerer I det overordnede mål for jeres projekt?
• Hvordan kommunikerer I, hvordan projektet lægger sig op ad den konkrete målsætning for Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak, som I har valgt?
• Hvordan sikrer I at jeres kommunikation når ud til jeres målgrupper?

Mål

Hvad ønsker I at målgrupperne skal:

• Vide (viden)
• Mene (holdning)
• Gøre (adfærd)

Målgrupper

• Hvem er projektets interne og eksterne målgrupper?
• Hvilke målgrupper findes på lokalt, regionalt, nationalt og europæisk/internationalt plan?
• Hvilke målgrupper er vigtigst at nå?

Budskab

• Hvilket budskab har I?
• Er der centrale og sekundære budskaber?
• Har I forskellige budskaber til forskellige målgrupper?

Kanaler og aktiviteter

• Hvilke kanaler vil I bruge?
• Hvilke kanaler er effektive?

Eksempler på kanaler og aktiviteter:

• Egen: For eksempel breve, telefonopkald, web, sociale medier, nyhedsbreve.
• Købt: For eksempel annoncer, film, tryksager.
• Ikke købt: F.eks. massemedierne, partnere såsom regionale vækstansvarlige, strukturfondspartnerskaber og andre regionale aktører.
• Egne og andres arenaer: Møder, workshops, seminarer, konferencer mv.

Budget

• Hvor meget kommer kommunikationsarbejdet til at koste?

Opfølgning

• Hvordan skal resultaterne af din kommunikation følges op og evalueres?

3.4 Evaluering

Hvis I har et budget på mere end fire millioner euro, skal I knytte en ekstern løbende projektevaluering til jeres projekt.

Projektevaluering handler om at indfange og analysere, hvordan jeres projekt gennemføres samt hvilke resultater og effekter det giver. Hvordan bidrager projektet til udviklingen af de regioner, hvor I er aktive, og til programmets mål? Hvilke resultater ville have manglet, hvis projektet ikke havde eksisteret? Hvordan bidrager projektet til programmets mål?

Projektevaluering kan hjælpe Jer med at opnå de resultater, I har som mål. Når I evaluerer løbende, kan I ændre projektets retning i god tid, hvis I får indikationer på, at målene ikke nås med den aktuelle måde at arbejde på. Projektevalueringen hjælper Jer med at kunne lære af projektets gennemførelse og at erfaringer formidles til andre.

Allerede i starten af projektperioden skal I inddrage en ekstern aktør, der vil følge projektets gennemførelse tæt. Det kan for eksempel være et konsulentfirma, eller et universitet. Leadpartner og projektets styregruppe bør deltage aktivt i evalueringen og tage ansvar for projektevalueringens resultater.

3.4.1 Sådan gør du

Gennemfør et udbud i god tid, så evaluator kan følge projektet det meste af projekttiden.

Udbuddet af projektevaluering skal overholde gældende regler for offentlige udbud og andre indkøb.

Stil krav til både kompetence inden for projektets fagområde og evalueringskompetence. Erfaringer fra evaluering af projekter, der gennemføres ved støtte af strukturfondene, bør være ekstra kvalificerende. Understreg vigtigheden af professionalisme for at kunne foretage de upartiske vurderinger, der kræves.

Vær tydelig i Jeres bestilling. Formuler overordnede spørgsmål og vær klar over, hvad der er vigtigt for jer at få svar på. Stil krav om, at tilbudsgiverne i deres bud beskriver, hvordan de vil forholde sig til disse spørgsmål.

Kræv, at tilbudsgiverne beskriver, hvilke metoder de vil bruge, og hvordan de vil blive brugt.

Angiv din tidsplan, og vær klar over, hvornår du forventer leverancer fra evaluatoren.

Stil krav til evaluator om at deltage i aktiviteter for at skabe viden både inden for projektet og formidling af resultater og effekter i projektets regionale og grænseoverskridende sammenhænge.

Projektevaluatoren skal deltage i aktiviteter, som Interreg programmets evaluator inviterer til.

Angiv en maksimumpris, og angiv krav til det omtrentlige antal timer som du ønsker, at evaluatoren skal bruge på at evaluere projektet.

3.4.2 Hvad skal evalueringen indeholde?

Du skal være klar over formålet med og indholdet af evalueringen i opgavebeskrivelsen til den eksterne evaluator lige fra starten. Evalueringen skal fokusere på projektets resultater og virkninger. Det kan betyde, at evalueringen ser på et eller flere af følgende perspektiver:

Mål og resultater

Projektlogikken er sammenhængen mellem projektets grænseoverskridende udfordring, aktiviteter og mål. Hvordan skal projektet nå sine mål? Ligger de gennemførte aktiviteter i linje med projektlogikken? Hvilke dokumenterede resultater har projektet ført til? Fører de udførte aktiviteter til opnåelse af projektets mål? Vurderer projektets målgruppe, at indsatsen bidrager til at løse problemerne eller til at opnå den udvikling, der ønskes? Hvordan bidrager projektet til programmets mål? Hvordan bidrager projektet til FN’s verdensmål? Hvordan bidrager den grænseoverskridende dimension til projektets resultater, processer og udbredelse Hvordan bidrager erhvervslivets deltagelse og bæredygtighedsaspekterne til projektets resultater og effekter?

Langsigtede effekter

Hvilke forventede langsigtede effekter forventes projektet at føre til? Er disse observerede langsigtede virkninger grænseregionale og varige over tid?

Overlevelse af resultater

Hvordan vil projektet påvirke det regionale og grænseoverskridende miljø? Er projektet relevant for den kontekst, det befinder sig i? I hvilket omfang passer projektet og projektets aktiviteter med andre projekter eller andre ting, der sker i projektets omgivelser? Hvem kan samle op, hvor projektet slutter, videregive resultaterne og bidrage til langsigtede effekter?

Vidensudvikling

Hvordan bruges kommunikation i projektet, og hvordan udbreder I viden for at nå målene bedre?

3.4.3 I skal deltage i evalueringen af programmet

På samme måde som jeres projekt evalueres, vil hele Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak programmet blive evalueret med fokus på resultater og effekter samt bidrag til regional og grænseoverskridende udvikling. Denne programevaluering vil finde sted i dialog med beviljede projekter. Både I og jeres projekts evaluator skalderfor deltage i de aktiviteter, som Interreg programmets evaluator inviterer jer til.

3.4.4 Evaluering af budget

Der er ikke noget krav til, hvor mange penge du bruger på den eksterne evaluering. Der skal være fokus på kvaliteten, og at evalueringen fokuserer på at evaluere projektets resultater og effekter. Opfølgningen af resultaterne af evalueringen vil ske gennem statusrapporterne.

3.5 Skrivning af statusrapport og slutrapport

I skal indsende en fælles statusrapport hvert halve år. Rapporten beskriver, hvilke aktiviteter I har haft i rapporteringsperioden, og hvordan de bidrager til projektets mål. Formålet med statusrapporterne er at kontrollere, at projektet gennemføres i overensstemmelse med ansøgningen og beslutningen om støtte . Statusrapporterne tjener også som grundlag for ansøgning om udbetaling fra programmet.

Statusrapporten skal skrives i portalen ”Min ansökan” løbende under perioden på 6 måneder. Umiddelbart efter periodens udløb skal der sendes en pdf-version af statusrapporten til projektets rådgiver. PDF-versionen hentes via ”Min ansökan”. Når statusrapporten er godkendt af rådgiveren, kan projektet gå videre med ansøgningen om udbetaling og samtidig formelt indsende statusrapporten i ”Min Ansökan”.

For hver statusrapport skal norsk projektejer udfylde felterne relateret til statusrapportering i Regionalforvaltning.no. Den norske projektejer skal også tilføje den fælles statusrapport for hele projektet som et bilag i Regionalforvalning.no.

Rapportens indhold

Statusrapporten skal analysere og kommentere:

• Resultater og udfald
• Langsigtede effekter og kobling til Verdensmålene
• Bæredygtighedsområdernes betydning for resultatet
• Aktivitetsindikatorer
• Opfølgning, evaluering og læring
• Grænseoverskridende merværdi
• Erhvervslivetss deltagelse
• Gennenførte arbejdspakker og aktiviteter
• Ændringer og afvigelser i forhold til beslutning om støtte

Yderligere oplysninger om, hvad der skal medtages i rapporten, findes i statusrapportformularen i ”Min Ansökan”.

Udfaldet for aktivitetsindikatorer indberettet efter organisationsnummer/CVR-nummer skal angives for den aktuelle periode. Resultatet for aktivitetsindikatorer, der ikke rapporteres med organisationsnummer/CVR-nummer, skal aggregeres og det samlede antal for projektet rapporteres i hver periode. Angiv, hvordan I er kommet frem til resultatet i kommentarfeltet.

Slutrapport

I forbindelse med den endelige rapportering skal slutrapporten vedlægges ansøgningen om udbetaling . Der er en særlig formular til slutrapporteni ”Min ansökan”. Slutrapporten skal sammenfatte hele projektperioden. Den skal også indeholde resultatet for de valgte resultatindikatorer. I øvrigtgælder der de samme anvisninger for, hvordan slutrapportenskal indsendes som de, der gælder for statusrapporter.

Forprojekter skal kun indsende en slutrapport ved projektets afslutning. Der findes en særlig formular til slutrapport for forprojekter i ”Min ansökan”. Forprojekter rapporterer kun på en indikator – aktivitetsindikatoren for ”Organisationer, der samarbejder på tværs af grænserne”. I øvrigt gælder der de samme anvisninger for, hvordan slutrapporten skal indsendes, som de, der for status- og slutrapporter til hovedprojekter.

3.6 Ansøgning om udbetaling

Jeres ansøgning om udbetaling indsendes via ”min ansökan” efter hver rapporteringsperiode. Den norske projektejer er ansvarlig for rapportering af de norske omkostninger, hvor ansøgningen indsendes på regionalförvaltning.no.

3.6.1 Ansøgning om udbetaling - trin for trin

Her kan du læse om processen for ansøgning om udbetaling.

Projektets regnskabsperioder

Jeres projekt består af et antal regnskabsperioder, som er angivet i jeres tilsagnsbrev. I hver regnskabsperiode skal alle projektpartnere løbende dokumentere aktiviteter i forbindelse med projektet og indsamle den nødvendige dokumentation for at kunne ansøge om udbetaling. Hvilke bilag, der er relevante, kan variere, afhængigt af, om man indberetter faktiske omkostninger eller bruger en af de forenklede omkostningsmodeller.

Statusrapport

Inden I indsender jeres ansøgning om udbetaling, skal I udarbejde en fælles statusrapport. Statusrapporten sendes til projektrådgiveren i programsekretariatet snarest muligt efter rapporteringsperiodens udløb. Rådgiveren kan eventuelt anmode om supplerende oplysninger eller godkende statusrapporten, og når projektet har alt materialet samlet, går I videre til næste trin for at indsende jeres ansøgning om udbetaling.

Indsend ansøgningen om udbetaling

Det er leadpartner, der er ansvarlig for at samle projektets svenske og danske omkostninger fra sidste regnskabsperiode og uploade dem sammen med statusrapporten og relevante bilag for samme periode i ”min ansökan”. På norsk side er det den norske projektejer, der står for at samle og indberette omkostningerne på regionalforvaltning.no.

Revision af omkostninger

Når projektet har indsendt ansøgningen om udbetaling, gennemgås dokumenterne af nationale kontrollanter i Sverige og Danmark. Revisorerne kan anmode om yderligere dokumentation, hvis der mangler noget. Hvis en omkostning ikke anses for at være støtteberettiget, fjernes den fra ansøgningen om udbetaling. Når revisionen er afsluttet, udstedes der en erklæring for hver projektpartner, der angiver, hvilke omkostninger der er godkendt, og om der er omkostninger, der er blevet underkendt. Det er først, når alle projektpartnere har modtaget erklæringer, fra den nationale kontrollant, at programmet kan udbetale støtten.

Udbetaling

Når revisionen er afsluttet, udbetaler programmet den godkendte støtte til leadpartner, som på sin side fordeler den blandt de andre partnere i projektet.

3.6.2 Valuta

Leadpartner indsender ansøgningen om udbetaling i lokal valuta, hvorefter kursen omregnes fra svenske og danske kroner til euro i ”min ansökan”. Valutakursen fastsættes i den måned, hvor i indsender jeres ansøgning om udbetaling.

På norsk side sker ansøgningen om udbetaling og selve udbetalingen i NOK.

3.6.3 Bilag

I jeres ansøgning om udbetaling skal I vedhæfte de bilag der er relevante. Hvilke bilag/dokumenter, der er relevante, afhænger af hvilken periode projektet befinder sig i, hvilke omkostninger I har haft, og hvilken afrapporteringsmodel projektet har valgt.

Dokumentation for projektets udgifter

Der skal være bilag i form af fakturaer og anden dokumentation, for at kunne påvise, at udgifterne er støtteberettigede og nødvendige for projektets gennemførelse.

Fakturaer, ansættelseskontrakter, lønsedler og anden dokumentation skal opbevares hos den organisation, hvor udgiften bogføres og betales. Al dokumentation, herunder ansættelseskontrakter og lønoplysninger, skal være tilgængelig for nationale revisorer og sendes, efter anmodning, til den nationale kontrollant. Hvilken dokumentation, der skal være tilgængelig, afhænger af afrapporteringsmodellen, og hvilke omkostninger der rapporteres. I finder flere oplysninger herom under afsnittet Bilag og under de enkelte omkostningsarter i kapitel 5.

Ved første anmodning om udbetaling vedlægges:

• Partnerskabsaftale
• Bekræftelse af forpligtelser
• Kommunikationsplan
• Angivelse af leadpartners bankkonto (BIC og IBAN)
• Spørgeskema til svenske projektpartnere

Til hver anmodning om udbetaling skal I vedlægge:

• Statusrapport
  
• Underskriftsdokument (dette genereres, når I har indsendt jeres ansøgning om udbetaling)

Bilag som skal vedlægges ved anmodning om udbetaling :

Kun ved sidste anmodning om udbetaling vedlægges:

• Slutrapport
• Fakturaer for danske revisionsomkostninger.

3.6.4 Forbrug

I skal afholde omkostninger, i henhold til jeres budgetplan, samt afrapportere regelmæssigt. I tilsagnsbrevet fremgår det, hvornår og hvor mange gange om året I skal afrapportere. Den bevilgede støtte kan nedsættes eller annulleres, hvis I ikke ansøger om udbetaling i henhold til vilkårene i tilsagnsbrevet, eller ikke bruger midlerne som planlagt i budgettet.

3.7 Revision

Jeres projekt kan kontrolleres af forskellige instanser i løbet af projektet. Nationale kontrollanter, forvaltende myndighed, sekretariatet, programmets revisionsmyndighed, nationale myndigheder og EU-myndigheder har ret til at følge projektarbejdet og konsultere dokumenter og bogføring, der indeholder oplysninger om jeres projekt.

3.7.1 National kontrol

Nationale kontrollanter godkender projektets udgifter inden udbetalingen af støtten.

• I Danmark foretages kontrollen af et revisionsfirma, PricewaterhouseCoopers (PwC). Danske partnere betaler for den nationale kontrol, som er en støtteberettiget udgift.
• I Norge er forvaltningsorganisationen (Viken Fylkeskommune), der reviderer norske projektpartnere. I forbindelse med projekternes slutrapport foretages der også en kontrol, som udføres af den revisor, som norske projektejere normalt anvender. Norske partnere betaler for den slutrevision, som er en støtteberettiget udgift.
• I Sverige har Tillväxtverket til opgave at gennemgå de svenske projektpartneres udgifter. revisionen er gratis for støttemodtagerne.

Den nationale kontrol består til dels af en administrativ kontrol, der foretages af alle projektpartnere ved hver afrapporterings periode, og af en kontrol på stedet, som udføres på udvalgte projekter.

Formålet med kontrol på stedet er at kontrollere aktiviteter, leverede varer, tjenesteydelser og investeringer, overholdelse af oplysningspligten samt en bekræftelse på at de fremlagte regnskabsdokumenter er korrekte samt at betingelserne for forenklede omkostningsmodeller er opfyldt.

Hvorfor godkendes udgifterne ikke?

De mest almindelige årsager til, at udgifter ikke godkendes af den nationale kontrol, er, at:

• De faktiske udgifter ikke er bogført på en projektspecifik konto.
• Udgifter er opstået før/efter projektperioden. Ydelser/varer skal være leveret indenfor projektperioden. Det er ikke tilladt at forudbetale en ydelse/vare med henblik på at udgiften kan bogføres inden for projektperioden.
• Programmets logo med Den Europæiske Unions emblem mangler.
• Køb af varer/tjenesteydelser følger ikke loven om offentlige udbud, eller der mangler dokumentation for, hvorledes udbuddet er foregået.
• Udgifterne er ikke projektrelaterede.
• Der mangler dokumentation for, hvordan udgifterne er knyttet til projektet.
• Ufuldstændig tidsregistrering for den tid, der er arbejdet inden for projektet.

3.7.2 Udbetaling af støtte

Udbetaling af støtte sker altid bagud, på baggrund af de omkostninger I har afholdt. I bør derfor planlægge for projektets likviditet, da udbetalingen sker, efter at I har indsendt ansøgningen om udbetaling, den nationale kontrol har godkendt udgifterne, og sekretariatet har behandlet udbetalingsanmodningen. I Norge er det norske forvaltende organisation, der gennemgår og behandler ansøgninger om udbetaling.

Hvornår foretages udbetalingen?

• National kontrol: Revisionen skal være afsluttet senest 3 måneder efter at støttemodtageren har indsendt alt materialet.
• Sekretariatet: Udbetalingen foretages senest 80 dage efter den dato, hvor sekretariatet har modtaget en fuldstændig ansøgning om udbetaling.

Udbetalingsprocessen kan ske hurtigere, hvis du indsender fyldestgørende og velstruktureret materiale.

3.7.3 Klage over afgørelser om udbetaling

Hvis forvaltningsmyndigheden har underkendt udgifter i sin afgørelse om udbetaling, kan afgørelsen ankes.

Udgifter, der ikke er godkendt af den nationale kontrol, fremgår som forskellen mellem de reviderede og de godkendte støtteberettigede udgifter i henholdsvis partnerens revisionserklæring (SE) og regnskabserklæring (DK).

Klager skal indgives skriftligt af leadpartner (klageren), og skal være Tillväxtverket, Box 3034, 831 03 Östersund, Sverige, i hænde senest tre uger efter den dato, hvor leadpartner modtog afgørelsen. Dette gælder også for underkendte udgifter, der er opstået hos de øvrige projektpartnere.

I skrivelsen skal leadpartner (klageren) angive, hvilken afgørelse der klages over, og hvilken ændring af afgørelsen der ønskes. Sagen afgøres af forvaltningsdomstolen i Stockholm.

Klager over afgørelser om udbetaling, i Norge, sendes til den norske forvaltningsorganisation, Viken fylkeskommune. Klagen indgives skriftligt af den norske projektejer og skal være Viken fylkeskommune i hænde senest tre uger fra den dag, hvor den norske projektejer modtog afgørelsen, eller midlerne er modtaget.

3.7.4 Second level control

Revisionsmyndigheden (Ekonomistyrningsverket) er ansvarlig for overvågningen af programmets nationale kontrol og foretager visse direkte kontroller (stikprøverkontroller) af programmets projekter i Sverige. Tilsvarende kontroller foretages i Danmark af Erhvervsstyrelsen.

I Norge har norsk forvaltende organisation (Viken fylkeskommune), Riksrevisjonen og Kommunal- og distriktsdepartementet ret til at kontrollere, at støtten anvendes i overensstemmelse med programmets regler.

3.7.5 Fejlagtig udbetaling og krav om tilbagebetaling

Hvis støtten udbetales uretmæssigt til en projektpartner, vil programmet kræve den uretmæssigt udbetalte støtte tilbagebetalt. Hvis støtten hidrører en anden partner end leadpartner, vil kravet om tilbagebetaling stadig rettes mod leadpartner, som skal inddrive beløbet hos den ansvarlige projektpartner.

Der kan være tale om udgifter, som revisionsmyndigheden har underkendt (i forbindelse med “second level control”), eller støtte som af andre grunde er blevet udbetalt selv om udgifterne, der lå til grund for støtten, ikke var støtteberettiget og som opdages på et senere tidspunkt i projektet.

Støtte, der er udbetalt på baggrund af ikke støtteberettigede udgifter, og som derfor er udbetalt uretmæssigt, må ikke anvendes til afholde andre udgifter i forbindelse med projektet.

Bemærk, at udgifter, som den nationale kontrollant underkender, i forbindelse med revisionen, og som der ikke er udbetalt støtte for, ikke er omfattet af denne regel.

3.8 Dokumentation og arkivering

Alle partnere i projektet skal sørge for at dokumenter og oplysninger, der hidrører projektet, herunder regnskabsoplysninger, er tilgængelige i fem år regnet fra den 31. december i det år, hvor den sidste betaling fra forvaltningsmyndigheden til støttemodtageren er foretaget. Dette gælder såfremt ikke andet er angivet i beslutningen om støtte.

De projektpartnere, der berøres af statsstøtte, eller projekter hvori der er foretaget investeringer, skal sørge for at dokumenter og oplysninger er til rådighed indtil årsskiftet 10 år, efter at leadpartner og den norske projektejer har modtaget brev om slutududbetaling. Dette gælder, medmindre andet er angivet i tilsagnsbrevet.

Alle partnere skal opbevare dokumenter i form af originaler, godkendte kopier mv. i fysisk form, eller på almindeligt anerkendte datasystemer.

Dokumenter og oplysninger skal være tilgængelige for forvaltende myndighed, den norske forvaltende organisation, sekretariatet, programmets revisionsmyndighed, nationale myndigheder og EU-myndigheder, revisions- og kontrolorganer, Europa-Kommissionen og Den Europæiske Revisionsret, eller alle andre personer, der udpeges af disse organer.

Tidsfristerne kan afbrydes i tilfælde af retssager, eller efter ansøgning fra Kommissionen.

Hvis virksomheder i partnerskabet omorganiseres eller ændres, skal det fremgå af arkiver og dokumentationsplaner, hvor original dokumentation kan findes.

Alle projektpartnere er ansvarlige for overholdelse af dokumentations- og arkiveringsregler.

3.9 Projektændringer

Hvis betingelserne for at gennemføre projektet ændrer sig, skal du straks underrette sekretariatet. Nogle ændringer kræver en formel beslutning, mens andre mindre ændringer kan gennemføres efter at sekretariatet er blevet orienteret. Hvis du er i tvivl om hvad der gælder skal du kontakte sekretariatet. Oplysninger om ændringer i projektet skal gives skriftligt.

3.9.1 Ændringer der kræver godkendelse og ændring af tilsagnsbrevet

• ændring af projektfokus
• væsentlige ændringer i projektets budget, tids- og aktivitetsplan, som påvirker fastsatte mål og forventede resultater
• ændret finansiering
• væsentlige ændringer i projektets organisation, for eksempel hvis en partner forlader eller tilføjes
• andre væsentlige ændringer, der påvirker muligheden for at gennemføre projektet.

3.9.2 Ændrede forhold

Hvis den økonomiske, administrative eller operationelle kapacitet til at gennemføre projektet er forværret i projektets organisation, eller hvis betingelserne for at bruge projektresultaterne er ændret betydeligt, kan du ikke fortsætte med at drive projektet uden en skriftlig godkendelse fra forvaltningsmyndigheden. Det samme gælder, hvis der opstår tekniske, økonomiske eller andre forhold, der har væsentlig betydning for projektets gennemførelse.

3.9.3 Afvigelse fra budget

En afvigelse fra budgettet, der ikke overstiger 20 procent i en individuel omkostningskategori, anses ikke for at være væsentlig og der er derfor ikke behov for en ændringsbeslutning. En mindre afvigelse fra budgettet skal i stedet kommenteres i statusrapporten eller i den endelige slutrapport.

En afvigelse fra budgettet, der overstiger 20 procent i en enkelt omkostningskategori, fører ikke nødvendigvis til, at der træffes en ændringsbeslutning. Sekretariatet foretager en vurdering fra sag til sag. Husk, at en ændring i budgettet normalt ikke bevilges, hvis projektet endnu ikke har rapporteret nogle omkostninger. Der skal påvises et reelt behov, før der foretages en formel ændring af budgettet, dvs. at de rapporterede omkostninger overstiger beløbet i én budgetpost.

3.9.4 Ændringer hvor der ikke kræves godkendelse

Hvis ændringen vedrører nogle af nedenstående ting, kræves der ingen godkendelse, men du skal stadig informere sekretariatet skriftligt om ændringen så hurtigt som muligt:

• støttemodtagers navn
• støttemodtagers adresse
• støttemodtagers bankkonto
• bemyndiget repræsentant for støttemodtagerne
• andre oplysninger der er relevante for projektet.

3.10 Afslutning

På listen nedenfor finder du en række punkter, du skal overveje for at lette færdiggørelsen af dit projekt og for at overholde reglerne.

Sørg for at:

• Der er de nødvendige menneskelige ressourcer, også efter projektets afslutningsdato, til at afslutte projektet og udarbejde endelige regnskaber.
• I udarbejder projektets endelige ansøgning om udbetaling, herunder den endelige slutrapport i god tid før den forventede slutdato.
• Alle omkostninger betales inden for projektperioden.
• Alle bilag til betalingsanmodningen er tilgængelige.
• I har opgjort og kan dokumentere resultatet af projektets indikatorer. Bemærk, at I skal registrere organisationsnummeret for indikatoren "virksomheder, der har modtaget støtte" i Min ansøgning.
• Arkivering og dokumentation overholder gældende vilkår.
• I opfylder de formelle krav om at informere om støtten fra Interreg.
• Den endelige rapport fra den eksterne evaluator vil blive modtaget til tiden, hvis projektet har en særlig betingelse angående ekstern evaluering.
• I overholder de specifikke regler om operationers varighed, der gælder for investeringer i infrastruktur, eller produktionsinvesteringer.