Hvis markedsafsøgningen gennemføres via tilbudsindhentning, er det et krav, at tilbudsgiverne har haft samme grundlag for at afgive tilbud, så der er tale om en reel og sammenlignelig markedsafsøgning.
Det betyder, at I fx ved indhentelse af to-tre tilbud skal give tilbudsgiverne samme opfordringsskrivelse, samt give tilbudsgiverne samme information ved eventuel yderligere dialog.
Det betyder også, at hvis I giver en tilbudsgiver yderligere oplysninger om opgaven, der er relevant for at kunne afgive tilbud, skal andre tilbudsgivere have samme information. Det anbefales derfor, at al kommunikation foregår skriftligt, eller at der udarbejdes daterede telefonnotater på dagen for dialogen.
Indhenter I tilbud hos en eksisterende eller tidligere leverandør af samme vare eller ydelse, skal I udjævne den eventuelle konkurrencefordel, som denne leverandør måtte have. Er det umuligt eller urimeligt at udjævne fordelen, fx pga. tekniske eller økonomiske forhold, kan udjævningen undlades. I skal kunne redegøre for hvorfor udjævningen anses for umulig. Det anbefales, at vurderingen af, hvordan konkurrencefordelen udjævnes, eller om den falder ind under undtagelsen, beskrives i et notat, som vedlægges den resterende dokumentation for markedsafsøgning.
Erhvervsstyrelsen anbefaler at I for alle indkøb anvender blanketten ”Erklæring til brug ved køb af varer og ydelser”, som kan hentes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside for EU-programmer
Eksternt link..
Blanketten kan benyttes i forbindelse med dokumentation for markedsafsøgning. Det er vigtigt at understrege, at erklæringen i sig selv ikke er tilstrækkelig dokumentation for markedsafsøgning. Blanketten hjælper projektet til at sikre den korrekte bagvedliggende dokumentation, hvis blankettens vejledning og anbefalinger følges.
Manglede overholdelse af reglerne for markedsafsøgning kan medføre finansielle korrektioner på op til 100 pct. Korrektionens størrelse vil blive fastsat efter en konkret vurdering af sagens omstændigheder. Korrektionen ved manglende markedsafsøgning fastsættes typisk til 25 pct.
Der skal gennemføres markedsafsøgning før alle indkøb. For at begrænse de administrative byrder relateret til indkøb, skal der dog ikke indsendes dokumentation for markedsafsøgning på udgifter under 50.000 kr.
Bagatelgrænsen vedrører alene spørgsmålet om dokumentation for markedsafsøgningen. Bemærk, at det fortsat forudsættes, at der sker en markedsafsøgning ved indkøb under 50.000 kr.
For indkøb under 50.000 kr. skal tilsagnsmodtager fortsat kunne redegøre for de forretningsgange, der er tilrettelagt for indkøb i projektet for at sikre, at alle indkøb foretages sparsommeligt og med sund finansforvaltning for øje.
I skal være opmærksomme på, at denne bagatelgrænse kun gælder under forudsætning af, at der ikke reelt er tale om et større køb, som opdeles i flere indkøb/betalinger. Et indkøb, der samlet set overstiger 50.000 kr., vil være underlagt kravet om dokumentation for markedsafsøgning, også selvom de enkelte betalinger hver for sig ligger under bagatelgrænsen. Det er derfor vigtigt, at I forud for et indkøb vurderer, hvor meget I skal indkøbe for samlet set af den pågældende vare eller ydelse.
Tilbudsloven
En privat økonomisk partners indkøb i forbindelse med bygge- og anlægsinvesteringer, er underlagt reglerne i tilbudsloven.
Det betyder, at disse indkøb skal foretages efter forudgående offentlig eller begrænset licitation eller ved underhåndsbud. Fremgangsmåden for licitation og underhåndsbud fremgår af tilbudsloven.
Det skal kunne dokumenteres, at tilbudsloven er overholdt. Manglede dokumentation for overholdelse af tilbudsloven kan medføre korrektioner på op til 100 pct. Korrektionens størrelse vil blive fastsat efter en konkret vurdering af sagens omstændigheder.
4.5.2 Offentlig eller offentligretlig indkøber
Statslige, regionale, kommunale og offentligretlige organer er omfattet af udbuds- og tilbudsloven.
Alle offentlige og offentligretlige partnere skal derfor, udover reglerne om markedsafsøgning beskrevet i denne vejledning, også sikre overholdelse af udbuds- og tilbudsloven. Reglerne regulerer alle typer af indkøb, og varierer alt efter størrelsen og typen af indkøb.
Det er tilsagnsmodtagers ansvar at sikre dokumentation for overholdelse af reglerne. Hvis indkøbet er under tilbuds og udbudslovens tærskelværdier, kan I benytte erklæring til brug ved køb af varer og tjenesteydelser, der findes på Erhvervsstyrelsen hjemmeside for EU-programmer Eksternt link.. Hvis I ikke ønsker at anvende erklæringen, er det vigtigt, at I overholder reglerne for dokumentation med datoangivelse, interessesammenfald, stillingtagen til grænseoverskridende interesse og begrundelse for valg af leverandør i forbindelse med markedsafsøgning af jeres indkøb.
Tilsagnsmodtager bør derfor holde sig orienteret om gældende regler i udbuds- og tilbudsloven, og eventuelle ændringer heraf, for derved at sikre at indkøb i projektet foretages efter de korrekte regler.
Det er vigtigt, at I forud for et indkøb vurderer, om indkøbet har grænseoverskridende interesse (jf. udbudslovens §§ 10 og 191. Klar grænseoverskridende interesse foreligger, hvis ordregiver vurderer, at envirksomhed i en anden medlemsstat kan være interesseret i at byde på kontrakten) samt hvor meget I skal købe ind for samlet set af den pågældende vare eller ydelse. Dette for at sikre, at I foretager indkøbet efter de korrekte regler. Hvis indkøbet viser sig at være foretaget efter de forkerte regler, kan den fejlagtige vurdering af indkøbet, medføre en finansiel korrektion på op til 100 pct. Korrektionens størrelse vil blive fastsat efter en konkret vurdering af sagens omstændigheder. Det anbefales, at den forudgående vurdering af indkøbet beskrives i et notat, som vedlægges den resterende dokumentation.
Der er i udbuds- og tilbudsloven fastsat tærskelværdier, som afgør, hvilke regler der finder anvendelse. Tærskelværdierne er forskellige, afhængigt af hvem der foretager indkøbet, og hvad der indkøbes, ligesom en stor kontrakt ikke kunstigt må opdeles i flere mindre dele, som alle ligger under tærskelværdierne, for at omgå reglerne.
Vær opmærksom på, at reglerne i udbudsloven i nogle tilfælde kræver, at der annonceres eller gennemføres et udbud, hvor der skal benyttes en helt fast procedure og et helt bestemt medie, fx www.udbud.dk. Det er derfor vigtigt, at I sætter jer ind i, hvornår og hvem i jeres projekt, der er omfattet af udbudsloven, så indkøbsprocesserne tilrettelægges i overensstemmelse med reglerne. I kan læse mere på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside.
Hvis I foretager indkøb i henhold til SKI-aftalen, betragtes dette som dokumentation for, at kravet om sparsommelighed og sund finansforvaltning er overholdt, idet SKI-aftaler har været i EU-udbud. Indkøb under andre offentlige indkøbsaftaler, som er indgået på baggrund af udbud, opfylder også dette krav.
Det er med andre ord en konkret vurdering, om en kontrakt skal i udbud eller ej, og det er indkøber, som skal dokumentere, at reglerne er overholdt. Det er vigtigt at kunne dokumentere, at overvejelserne/handlingerne er foretaget forud for indkøbet.
Hvis I vurderer, at jeres indkøb ikke skal i udbud, fordi det er omfattet af en undtagelsesregel, skal I sørge for at dokumentere disse overvejelser og dokumentere, at disse ligger forud for de enkelte indkøb. Baggrunden for dette er, at det er vores erfaring, at hvis jeres vurdering er foretaget før købet, står I stærkere i tilfælde af senere tvivl om, hvorvidt ydelsen eller varen var omfattet af udbudspligten.
På Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside kan I læse mere om udbudsreglerne, herunder tærskelværdierne for, hvornår køb af varer eller tjenesteydelser er omfattet af udbuds- og tilbudsloven. Her finder I løbende opdaterede vejledninger til forståelsen af reglerne.
Hvis I søger professionel rådgivning i forbindelse med overholdelse af om udbuds- og tilbudsreglerne, fx fordi ingen i kredsen af økonomiske partnere i jeres projekt har den fornødne specialviden om udbud, kan udgifter til ekstern rådgivning og bistand til gennemførelse af et udbud i projektet medtages som en støtteberettiget udgift.
Klar grænseoverskridende interesse – udbudslovens afsnit IV
Ved alle indkøb skal der tages stilling til, om indkøbet har klar grænseoverskridende interesse (jf. udbudslovens §§ 10 og 191. Klar grænseoverskridende interesse foreligger, hvis ordregiver vurderer, at envirksomhed i en anden medlemsstat kan være interesseret i at byde på kontrakten). Vurderer I, at indkøbet har klar grænseskridende interesse, skal indkøbet foretages i overensstemmelse med udbudslovens afsnit IV. Dette uanset indkøbets størrelse.
Indkøb med en værdi under 500.000 kr. - markedsafsøgning
Hvis offentlige eller offentligretlige økonomiske partnere køber varer eller ydelser med en værdi under 500.000 kr., og indkøbet ikke har klar grænseoverskridende interesse, skal der forud for indkøbet gennemføres en markedsafsøgning, for derved at sikre at princippet om sparsommelighed og sund finansforvaltning overholdes, dvs. at indkøbet sker med udgangspunkt i det almindelige prisniveau på markedet.
Det afgørende for valget af leverandør skal være forholdet mellem pris, kvalitet og ydelse. Det betyder, at I ikke nødvendigvis skal vælge den laveste pris, men at I skal kunne redegøre for jeres valg af leverandør ud fra et fornuftigt forhold mellem pris, kvalitet og ydelse.
Markedsafsøgning kan gennemføres på flere måder:
