2 Ansöka om stöd

Här får du praktiska råd och kan läsa om hur det går till att söka stöd från programmet. Du får också information om de villkor som gäller och enligt vilka kriterier ansökan bedöms.

2.1 Ansökningsprocessen steg för steg

Här kan du läsa översiktligt om processen för att ansöka om stöd från programmet. Mer detaljerad information om ansökningsprocessen finner du i övriga delar av kapitel 2 ansöka om stöd.

1. Projektidé
Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak finansierar projekt för att lösa gemensamma samhällsproblem. Om ert projekt passar in på något av insatsområdena: Innovation & entreprenörskap, Grön omställning, Transport och mobilitet eller Gränslös arbetsmarknad kan ni ansöka om finansiering från programmet.

2. Kontakta en rådgivare och fyll i projektidéformulär
Projektrådgivarna kan hjälpa till med information och råd om programmets mål och riktlinjer. För att projektrådgivarna ska kunna hjälpa till på bästa sätt underlättar det om idén är formulerad i text. På programmets hemsida finns ett projektidéformulär för att kortfattat beskriva er projektidé som ni kan fylla i och skicka till sekretariatet. Det finns tid för möten, diskussioner och återkoppling ända tills ni lämnar in ansökan. Tänk på att projektidén ska utgå från ett konkret behov.

3. Bygg ett partnerskap
Projektet måste ha minst två partner från två av länderna Danmark, Sverige eller Norge. Ni bör eftersträva ett partnerskap med relevanta och kompletterande kompetenser bestående av aktörer från exempelvis offentlig verksamhet, näringsliv, forskning, utbildning och föreningsliv.

För att underlätta genomförandet är det en god idé att begränsa antalet partner som ni har med i projektet. Stora partnerskap kan innebära administrativa utmaningar samt svårigheter att formulera ett gemensamt projektmål och nå gemensamma resultat. Tänk på att aktörer kan delta i projektet utan att vara partner – exempelvis som målgrupp, i nätverk, eller referensgrupper. För att vara partner krävs att man avsätter resurser för såväl innehållsmässiga som administrativa insatser. Att vara partner i ett projekt kräver en större insats i projektets genomförande jämfört med andra sätt att delta.

Om ni inte redan har en projektpartner finns det möjlighet att delta i olika arrangemang som anordnas av Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak. Där kan ni presentera er idé för potentiella projektpartner.

4. Förankra projektet
Förankring av projektet i den egna organisationen och hos övriga målgrupper främjar förutsättningarna för att både ansökan och genomförande av projektet blir framgångsrika. Arbetet med ansökan, finansiering och projektmål blir enklare om ledningen prioriterar arbetet och ser projektet som ett led i organisationens utveckling. Därför är det bra om ni kan förankra er projektidé i olika styrande dokument, så som verksamhetsplaner och regionala utvecklingsprogram. När fördelarna med att delta i projektet är tydliga ökar sannolikheten för att projektet får tillräckliga resurser.

5. Gör ett utkast till ansökan och beskriv projektet
Gör ett utkast till projektbeskrivning och budget genom att involvera hela partnerskapet. Gemensam projektplanering är grundläggande i ett gränsöverskridande projekt.

De projekt som lyckas nå sina mål kommunicerar klart och tydligt från början. Använd kommunikation i ansökningsfasen för att påverka hur partnerskap, politiker och omvärlden ser behovet för ditt projekt.

I utkastet till ansökan ska ni beskriva:

• Projektets mål, resultat och effekter
• Aktiviteter: vad ni ska göra för att uppnå projektets mål, hur det ska göras, av vem och när.
• Organisation

Planering är avgörande för en framgångsrik ansökan. Det ökar chansen för att uppnå projektets mål. Börja med att sätta ihop en projektgrupp med kunskaper om:

• Sakområdet
• Kommunikation
• Projektledning
• Ekonomi
• Upphandling

Med denna samlade kompetens är det enklare att uppskatta hur mycket tid och resurser som behövs i projektet.

6. Boka ett möte
Skicka utkastet till en projektrådgivare och boka ett möte. Se till att ha med både ekonom och projektledare och att hela partnerskapet är representerat. Det går utmärkt att boka in flera möten med våra rådgivare. Ni bör ha löpande kontakt med sekretariatet i takt med att er projektansökan utvecklas.

7. Skicka in ansökan
Ansökan med bilagor skickas in via ansökningsportalen Min ansökan.
Om ni ansöker om ett genomförandeprojekt skickar ni in er ansökan under en av våra ansökningsomgångar, senast vid angivet datum. Aktuella ansökningsomgångar finner du på programmets hemsida. Mer information om att registrera er ansökan finner ni i avsnitt ”2.2 Min ansökan”.

8. Bedömning av ansökan
Om ansökan uppfyller grundläggande krav för stödberättigande inom programmet blir den bedömd utifrån programmets urvalskriterier. Under handläggningen kan det bli aktuellt med kompletteringar för att ansökan ska kunna bedömas. Stödberättigande ansökningar blir därefter föremål för prioritering (bifall eller avslag) av programmets styr eller övervakningskommitté. Beslut fattas i konsensus.

9. Beslut om stöd
Från att ansökan är inlämnad tar det cirka tre månader innan ni får ett beslut. Om styr eller övervakningskommittén har bifallit er ansökan får ni ett beslut om stöd tillsammans med de villkor som gäller för att stödet ska betalas ut. Om er ansökan inte får bifall får ni ett beslut om avslag med en kort motivering till beslutet.

2.2 Registrera ansökan om stöd

Ansökan om stöd skickas in digitalt via e-tjänsten Min ansökan Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. För att registrera ansökan måste du först logga in i e-tjänsten med ett användarnamn och lösenord. Svenska organisationer kan även logga in med bank-ID. Det går bra spara sitt arbete för återvända vid ett senare tillfälle och arbeta vidare med ansökan. I Min ansökan kan du få teknisk support, svar på vanligt förekommande frågor och vägledning till ansökningsformuläret

När du har loggat in ska du välja att ansöka om projektfinansiering och därefter fylla i alla delar av ansökningsformuläret.

Du kan läsa mer om att registrera ansökan om stöd i kapitel 9 Vägledning Min ansökan

2.3 Förprojekt – förenklad process för att ansöka om stöd och utbetalning

Ni kan söka finansiering till ett förprojekt om ni till exempel har en idé som behöver utvecklas innan ni ansöker om ett huvudprojekt. Syftet med ett förprojekt ska vara att förbereda genomförande av ett huvudprojekt inom ett av programmets insatsområden.

Aktiviteter som kan genomföras är till exempel att:

• Förberedande analyser och studier för att identifiera vilka frågor som ett framtida samarbete kan fokusera på.
• Bygga upp ett projektpartnerskap inför framtida samarbete genom gemensamma planeringsmöten och liknande.

Ett förprojekt omfattas av samma grundläggande regelverk som huvudprojekt. Det som särskiljer förprojekt är:

Förenklad process - klumpsumma
Förprojekt omfattas av förenklingsmodellen klumpsumma, vilket innebär en förenklad process för utbetalning av stöd. Beviljat EU-stöd är baserat på projektets budgeterade kostnader. Stödet betalas ut som en klumpsumma under förutsättning att projektets slutrapport godkänns av det gemensamma sekretariatet.

Observera att klumpsumma inte gäller för norska partner; där krävs redovisning av faktiska kostnader.

När man kan ansöka
Ansökningar tas emot löpande. Under perioden från mitten av juni till mitten av augusti sker dock ingen handläggning av ansökningar.

Urvalskriterier
Ansökan utvärderas genom de urvalskriterier som framgår av kapitel 2.5.7.

Maximalt belopp
Förprojektets EU-budget kan högst uppgå till 100 000 euro, vilket innebär 60 000 euro i EU-stöd. Därutöver tillkommer norsk budget som högst kan uppgå till 60 000 euro, vilket innebär 30 000 euro i norskt stöd.

Maximal projekttid
Projekten kan löpa max 12 månader. Efter projektperiodens slut har projektet ytterligare 1,5 månad till rapportering och slutrekvisition.

Antal partner
Partnerskapet måste bestå av deltagare från minst två av programmets tre länder; Sverige, Danmark och Norge. Av praktiska skäl bör max en partner per land delta i förprojektet.

Finansieringsgrad
Förprojekt får, liksom huvudprojekt, upp till 60% av godkända kostnader finansierade. För norska organisationer gäller 50% finansiering från programmet.

Förprojektet ska arbeta inom ett av programmets fyra insatsområden
Välj mellan Innovation och entreprenörskap, Grön omställning, Transport och mobilitet, samt Gränslös arbetsmarknad. Ange preliminärt vilket av programmets specifika mål som förprojektet ska bidra till att uppfylla.

Så ansöker du
Ansökan om stöd görs i e-tjänsten Min ansökan. När du ska ange projekttyp, välj alternativet ”Förprojekt”. Anvisningar för att fylla i ansökan finns under verktyg på programmets hemsida Länk till annan webbplats.. Observera att anvisningarna för förprojekt skiljer sig ifrån dem som gäller huvudprojekt. Formuläret i Min ansökan är dock detsamma.

Ingen revision
Förenklingsmetoden ”klumpsumma” innebär att det inte görs någon revision av kostnader innan utbetalning av stödet. Det finns inga krav på att verifiera de faktiska utgifterna i samband med projektet och dess aktiviteter. Dock måste lag om upphandling samt regler om informationsskyldighet följas. Läs om regler för informationsskyldighet i kapitel 3 ”genomföra projekt” i programhandboken.

Rapportering och utbetalning
Direkt efter projektslut, vid slutrekvisitionen ska en slutrapport för förprojektet skickas till sekretariatet. I slutrapporten ska ni beskriva genomförda aktiviteter och resultat. Förprojekt rapporterar enbart på en indikator ”Organisationer som samarbetar över gränserna”. Det är viktigt att slutrapporten innehåller underlag och beskrivningar som styrker leverans och att projektet har genomförts enligt beslut om stöd.

2.4 Småskaliga projekt

Småskaliga projekt är ett bra alternativ till ett huvudprojekt för aktiviteter som kan genomföras under en begränsad tid med ett mindre antal deltagande partner. Syftet med småskaliga projekt är inte begränsat till en viss typ av insatser.

Småskaliga projekt omfattas av samma grundläggande regelverk som huvudprojekt. Det som särskiljer småskaliga projekt är:

Förenklad process - klumpsumma
Småskaliga projekt omfattas av förenklingsmodellen klumpsumma, vilket innebär en förenklad process för utbetalning av stöd. Beviljat EU-stöd är baserat på projektets budgeterade kostnader. Stödet betalas ut som en klumpsumma under förutsättning att projektets slutrapport godkänns av det gemensamma sekretariatet.

Observera att klumpsumma inte gäller för norska partner; där krävs redovisning av faktiska kostnader.

När man kan ansöka
Ansökningar tas emot löpande. Under perioden från mitten av juni till mitten av augusti sker dock ingen handläggning av ansökningar.

Maximalt belopp
EU-budget för småskaliga projekt kan högst uppgå till 200 000 euro, vilket innebär 120 000 euro i stöd. Därutöver tillkommer norsk budget där det maximala beloppet bedöms per projekt.

Maximal projekttid
Projekten pågår normalt 6–18 månader, men får pågå upp till tre år. Efter projektperiodens slut har projektet ytterligare 1,5 månad till rapportering och slutrekvisition.

Antal partner
Partnerskapet måste bestå av deltagare från minst två av programmets tre länder; Sverige, Danmark och Norge. Av praktiska skäl bör antalet partner per land som deltar i småskaliga projekt vara begränsat.

Finansieringsgrad
Småskaliga projekt får, liksom övriga projekt, upp till 60% av godkända kostnader finansierade. För norska organisationer gäller 50% finansiering från programmet.

Småskaliga projekt ska arbeta inom ett av programmets fyra insatsområden
Välj mellan Innovation och entreprenörskap, Grön omställning, Transport och mobilitet, samt Gränslös arbetsmarknad. Ange preliminärt vilket av programmets specifika mål som det småskaliga projektet ska bidra till att uppfylla.

Så ansöker du
Ansökan om stöd görs i e-tjänsten Min ansökan. När du ska ange projekttyp, välj alternativet ”Huvudprojekt”. Anvisningar för att fylla i ansökan finns i ansökningsformuläret i Min ansökan.

Ingen revision
Förenklingsmetoden innebär att det inte görs någon revision av kostnader innan utbetalning av stödet. Det finns inga krav på att verifiera de faktiska utgifterna i samband med projektet och dess aktiviteter. Dock måste lag om upphandling samt regler om informationsskyldigheten följas.

Rapportering och utbetalning
Direkt efter projektslut, vid slutrekvisitionen ska en slutrapport för projektet skickas till sekretariatet. I slutrapporten ska ni beskriva genomförda aktiviteter och resultat. Det är viktigt att slutrapporten innehåller underlag och beskrivningar som styrker leverans och att projektet har genomförts enligt beslut om stöd. Om det småskaliga projektet omfattats av statsstöd, med undantag för de minimis, gäller inte förenklingsmodellen klumpsumma och projekträkenskaperna ska genomgå revision.

2.5 Villkor och grundläggande krav

I det här avsnittet kan du läsa om de grundläggande förutsättningar och villkor som gäller för att beviljas stöd från programmet. Villkoren bygger på det programdokument som har godkänts av EU-kommissionen, regelverk på EU-rättslig och nationell nivå samt allmänna villkor för beslut om stöd.

2.5.1 Vad man kan få stöd för

Ni kan söka stöd för aktiviteter inom något av programmets fyra insatsområden. Projektpartner från Danmark och Sverige kan få upp till 60 procent av sina kostnader finansierade av ERUF. Projektpartner från Norge kan få sina kostnader finansierade med upp till 50 procent av norska interregmedel. För att kostnaderna ska berättiga till stöd måste projektet följa de förordningar som reglerar genomförandet av programmet.

Danska aktörer som söker stöd för aktiviteter som tematiskt tillhör någon av de näringar eller teknikområden som framgår av ”Strategi for erhvervsfremme i Danmark 2020 – 2023”, bör försäkra sig om att deras projekt inte kommer att motarbeta den pågående konsolideringen av det danska klusterlandskapet. Detta kan till exempel ske genom att den aktuella nationella klusterorganisationen ingår som en partner i projektet. Det kan vidare ske genom att det exempelvis ingås ett samarbetsavtal med den relevanta nationella klusterorganisationen, eller genom att denne ingår, eller erbjuds ingå, i projektets styrgrupp/referensgrupp.

2.5.2 Vem som kan ansöka

Alla typer av organisationer kan söka stöd, såväl offentliga som privata. Exempel på offentliga organisationer är universitet och högskolor, regioner, kommuner och statliga myndigheter. Exempel på privata organisationer är privata aktiebolag, ideella och ekonomiska föreningar.

Enskilda näringsidkare och privatpersoner kan inte ansöka om stöd.

2.5.3 När man kan ansöka

Information om ansökningsomgångar och ansökningsfrister publiceras löpande på programmets hemsida. Ansökan om förprojekt sker löpande.

Startdatum för ert projekt kan tidigast vara dagen då ansökan skickas in. Startdatum för ert projekt får heller inte ligga för långt fram i tiden. Därför ska det startdatum som ni anger i er ansökan vara före datumet för urval av projekt i övervaknings- eller styrkommittéerna i efterföljande ansökningsomgång.

• Sista datum för att bevilja nya projekt är den ddmmåååå. Datum ännu inte bestämt.
• Sista datum för ett enskilt projekts projektperiod är ddmmåååå. Datum ännu inte bestämt.
• Sista datum för att lämna in slutredovisning är den ddmmåååå. Datum ännu inte bestämt.

2.5.4. Särskilda villkor för privata aktörers deltagande

På grund av reglerna om statligt stöd och konkurrenslagstiftning finns det speciella villkor som gäller för privata företags deltagande. Information om dessa villkor finner ni i avsnittet om statsstöd. Privata vinstdrivande aktörer kan inte vara Lead partner eller norsk projektägare.

2.5.5 Utbetalning av stöd i efterskott

Utbetalning av stöd görs i efterskott. Ni ska ansöka om utbetalning enligt beslut om stöd, normalt två gånger per år. I samband med att ni ansöker om utbetalning ska ni lämna en lägesrapport och övriga relevanta underlag.

2.5.6 Bedömning av ansökan – grundläggande krav för stödberättigande

Här kan du läsa om hur det går till när er ansökan bedöms och på vilka grunder beslut om stöd beviljas alternativt avslås.

En ansökan om stöd ska uppfylla ett antal grundläggande krav enligt de förordningar som reglerar genomförandet av programmet. Ansökningar som uppfyller de grundläggande kraven prövas enligt programmets urvalskriterier. Ansökningar som inte uppfyller de grundläggande kraven kommer inte att bedömas och kommer att meddelas avslag.

Grundläggande krav

• Passa in i programmet
  Ansökan ska passa in i programmet och bidra till ett av dess specifika mål.
• Utlysning
  Ansökan ska stämma överens med aktuell utlysning.
• Principen om att inte orsaka betydande skada
  Ansökans innehåll ska vara förenligt med principen om att inte orsaka betydande skada utifrån ett antal miljömål som är fastlagda i EU:s taxonomiförordning (Innebörden av principen är att de aktiviteter som genomförs inte får orsaka betydande skada utifrån de miljömål som finns fastlagda i taxonomiförordningen, artikel 17 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2020/852).
  
• Stödberättigande aktiviteter och kostnader
  Aktiviteter och kostnader ska vara stödberättigande enligt programmet och gällande EU- och nationella regler.
  
• Stödberättigande geografiskt område
  En ansökan ska minst ha partner från två av programmets tre deltagande länder. Ett gränsöverskridande rättssubjekt eller en europeisk gruppering för territoriellt samarbete i en av programmets medlemsstater, med medlemmar från minst två av programmets länder, kan vara enda partner. En förutsättning för stödberättigande är att effekter och fördelar för programområdet kan identifieras.
• Komplett ansökan
  Hela ansökan ska vara korrekt ifylld och underskriven av leadpartner, och i förekommande fall, också av norsk projektägare. Dessutom ska de obligatoriska bilagorna till ansöka vara ifyllda. Komplett ansökan ska vara inkommen till sekretariatet senast på ansökningsperiodens sista dag.
• Medfinansiering
  Projektets partnerskap ska gemensamt bidra med medfinansiering. Projektet ska uppfylla programmets krav på medfinansiering från offentliga eller privata partner i medlemsstater respektive Norge.
• Additionalitet
  Driftsstöd till etablerad ordinarie eller lagstadgad verksamhet finansieras inte. Det ska framgå att projektansökan är nyskapande vad gäller innehåll, typ, organisation eller implementerings-form. Innehållet kan bygga vidare på erfarenheter och resultat från tidigare Interregprojekt eller andra samarbeten. Programmedel ska vara en utlösande faktor för att projektet kan genomföras tidigare, på kortare tid, eller blir kvalitativt bättre än det annars skulle ha blivit.

2.5.7 Bedömning av ansökan - urvalskriterier

Om ansökan är komplett och uppfyller övriga grundläggande krav går den vidare för bedömning enligt urvalskriterier, som ska fastställas av programmets övervakningskommitté vid dess första möte.

Urvalskriterierna är kvalitativa och ska ge vägledning om vilka projekt som bäst bidrar till att uppfylla programmets mål. Bedömningen av projektansökningar genomförs av programsekretariatet och beskrivs i de underlag som läggs fram för styr- eller övervakningskommitté.

Programmet har fyra urvalskriterier; (1) gränsregionalt mervärde, (2) genomförandekapacitet, (3) resultatorientering och bidrag till programmets mål samt (4) hållbar utveckling. De fyra urvalskriterierna är i sin tur är uppdelade i två eller tre delar:

Samtliga delar av varje urvalskriterium poängsätts enligt en skala med ”svagt” (1 poäng), ”medel” (3 poäng), eller ”starkt” (5 poäng). Därmed kan ett projekt i bedömningen få mellan 9 och 45 poäng.

Om minst en av två, alternativt två av tre delar inom varje kriterium bedöms som ”medel” eller ”starkt” så kan det gemensamma sekretariatet rekommendera projektet för prioritering i styr- eller övervakningskommitté.

Urvalskriterium 1 - Gränsregionalt mervärde

Motivering till varför projektet ska genomföras gränsöverskridande ska genomsyra mål, aktiviteter, förväntade kostnader, resultat och effekter. Det är viktigt att projektet fokuserar på ”hur” och inte bara ”att” det finns ett gränsregionalt mervärde.

1. Gränsregionala aktiviteter och resurser
Motivering till varför och hur det ska arbetas med den givna utmaningen/möjligheten över gränserna kan synliggöras genom att aktiviteter och ansvar är fördelade mellan länderna och genomförs över gränserna med relevanta och kompletterande kompetenser. Projektets budget ska visa hur aktiviteter och resurser är fördelade mellan partner och länder.

2. Gränsregionala resultat och effekter
Det gränsregionala mervärdet bedöms i förhållande till om projektet bidrar till att stärka, utveckla eller integrera områden som är åtskilda genom nationsgränser, men som har gemensamma utmaningar eller möjligheter, och som med fördel kan lösas gemensamt.

Projektet ska i ansökan visa på överföringsvärde och att det ger resultat inom ett eller flera av nedanstående områden i programgeografin:

• förbättrade administrativa och institutionella strukturer
• utveckling av metoder, modeller, data och kunskap
• lösningar på problem och utmaningar, eller tillvaratagande av möjligheter
• uppnå kritisk massa – till exempel genom sammanslagning av resurser för att skapa en större gemensam potential än vad som finns inom den enskilda regionen eller landet.
  

Urvalskriterium 2 - Genomförandekapacitet

Projektets genomförandekapacitet kan påvisas genom beskrivning och motivering av partnerskapets sammansättning och kompetens, förankring internt och externt samt struktur och resurser.

1. Partnerskap och förankring
Projekten bör ha väl sammansatta partnerskap med relevanta aktörer som har kunskap om de frågor som berörs och kapacitet att genomföra projektet.
Aktörerna behöver ha:

• sakkunskap
• ägarskap
• administrativ kapacitet
• ekonomisk kompetens
• projektledning

Partnerskapet ska kunna dokumentera hur de har arbetat med förankring av projektidén, och hur projektet förväntas involvera målgrupperna under projektgenomförandet. Programmet prioriterar, där det är relevant, projekt med näringslivet som deltagare, eller målgrupp.

2. Projektstruktur
För att säkerställa att projektet kan genomföras så bra som möjligt ska det finnas prioriterade resurser och en tydlig struktur för hur projektet ska genomföras.

Ett projekt med tydlig struktur bör innefatta en tydlig:

• tids- och aktivitetsplan
• transparent utgiftsbudget
• koppling mellan aktiviteter och budget
• beskrivning av projektets organisation, arbetssätt, ledning och styrning

Urvalskriterium 3 - Resultatorientering och bidrag till programmets mål

Det ska framgå hur projektet bidrar till programmets mål, att det finns en tydlig koppling mellan utmaningar/möjligheter, aktiviteter och projektmål, samt hur det leder till resultat och bestående effekter.

1. Bidrag till specifikt mål
Projektet och dess förväntade resultat ska bidra till att uppnå programmets målsättningar. Detta görs genom att:

• bidra till valt specifikt mål
• bidra till aktivitets- och resultatindikatorerna för valt specifikt mål

Projektet ska ligga inom ett av programmets fyra insatsområden. Det ska tydligt framgå av ansökan hur projektet bidrar till att uppnå det specifika målet för det insatsområde som projektet valt, och hur det bidrar till utvecklingen av ett av delområdena eller hela programområdet.

2. Projektlogik
Projektet ska innehålla en tydlig röd tråd mellan utmaning/möjlighet, projektmål, aktiviteter, resultat och effekter. Projektets förmåga att bidra till resultat och effekter påvisas bäst genom väl planerade och beskrivna aktiviteter som svarar mot beskrivna utmaningar, med innehåll som förväntas kunna leda till projektets målsättningar. Projektets utgifter ska stå i proportion till projektets aktiviteter.

3. Resultat och långsiktiga effekter
Ansökan ska beskriva vilken påverkan och vilka effekter som projektet har på programområdet i ett långsiktigt perspektiv. Partnerskapet ska beskriva hur projektets resultat kommer att bestå efter projektslut, till exempel genom att resultaten blir direkt implementerade hos deltagande partner eller andra organisationer, alternativt genom varaktiga samarbetsstrukturer.

Urvalskriterium 4 - Hållbar utveckling

Projektet ska ta hänsyn till hållbar utveckling vid planering, i genomförandet och i förhållande till förväntade resultat.

1. Analys och målsättning
Ansökan ska beakta projektets hållbarhetspåverkan. Projektet ska göra en analys av aktuell situation i förhållande till jämställdhet mellan män och kvinnor, likabehandling och icke-diskriminering samt klimat och miljö. Projektet ska sätta upp ett eller flera mål för önskad förändring.

2 Resultat och förändring
Ansökan ska beskriva hur projektet ska arbeta med hållbarhetspåverkan. Jämställdhet mellan män och kvinnor, likabehandling och icke-diskriminering samt klimat och miljö kan användas som verktyg i projektets aktiviteter för att nå bättre projektresultat. Projektet ska i sina aktivitetsbeskrivningar påvisa hur projektet ska arbeta för att nå de uppsatta målen om förändring.

Urvalskriterier för förprojekt

Vid förprojektansökningar bedöms endast följande urvalskriterier och delar:

• Gränsregionalt mervärde
  • Gränsregionala aktiviteter och resurser
• Genomförandekapacitet och partnerskap
  • Partnerskap och förankring
  • Projektplan och budget
• Resultatorientering och bidrag till programmets mål
  • Bidrag till specifikt mål
  • Projektlogik

Anledningen till detta är att övriga kriterier och delar inte kan bedömas tillräckligt precist på grund av förprojektens korta varaktighet. Dessutom kännetecknas förprojekt av att de framför allt har som syfte att leda till ett huvudprojekt, som eventuellt kan bidra till att uppfylla övriga kriterier/delar.

Om minst en av delarna under varje urvalskriterium bedöms som ”medel” eller ”starkt” så kan det gemensamma sekretariatet rekommendera förprojektet för prioritering.

2.5.8 Hur länge projektet kan pågå

Ett projekt får pågå upp till tre år, samt ytterligare en och en halv månad för sammanställning av slutredovisning. Under den tid som står till förfogande för slutredovisning är endast utgifter för att skriva slutrapport och ekonomisk redovisning stödberättigande.

2.5.9 Geografiskt stödberättigande område

För att ett projekt ska vara stödberättigande ska resultatet gynna programområdet som utgörs av följande regioner:

• Öresund: projekt med partner från Skåne, Region Hovedstaden och Region Själland.
• Kattegat-Skagerrak: projekt med partner från Midtjylland, Nordjylland, Halland, Västra Götaland, Agder, Oslo, Vestfold og Telemark, samt Viken.
• Öresund-Kattegat-Skagerrak: för projekt med partner från båda delområdena.

Aktiviteter utanför programområdet

Ni har möjlighet att samverka med aktörer och arrangera aktiviteter utanför programområdet under förutsättning att det tillför projektet ett mervärde som kommer programområdet till godo.

För att en aktivitet utanför programområdet ska anses medföra ett mervärde för projektet som kommer programområdet till godo ska följande kriterier vara uppfyllda:

• Aktiviteten utgör en central del av projektet.
• Aktiviteten bidrar till det specifika mål som ni söker inom.
• Ni kan förklara hur aktiviteten kommer programområdet till godo.

För att aktiviteter utanför programområdet ska vara stödberättigande ska de dessutom vara godkända i beslut om stöd. Om ni planerar att genomföra aktiviteter utanför programområdet i projektet ska ni beskriva dem i ansökan om stöd, förklara hur de gagnar programområdet och ange en uppskattad kostnad för aktiviteterna.

Konferenser, evenemang, investeringar, forskning eller liknande som ni själv anordnar eller bedriver utanför programområdet anses vara aktiviteter som genomförs utanför programområdet. Däremot anses inte resor, studiebesök för anställda i projektet, deltagande i konferenser och liknande, vara aktiveter som genomförs utanför programområdet.

Partner utanför programområdet

Om ni inkluderar en partner i projektet som finns utanför programområdet, är det samma sak som att genomföra en aktivitet utanför programområdet. Om ni planerar att ha med en partner som finns utanför programområdet, måste denna finnas i ett land inom Europeiska unionen, där förvaltande myndighet kan sluta avtal om kontroll och revision med en myndighet i detta land.

2.5.10 Partnerskap

Partnerskapet måste bestå av deltagare från minst två av programmets tre länder; Sverige, Danmark och Norge. Partnerskapet ska samarbeta när det gäller utveckling och genomförande av projektet, samt när det gäller bemanning eller finansiering eller bådadera.

Ett partnerskap består av ett antal roller som är obligatoriska. Partnerskapet måste komma överens om vilka organisationer som ska ha vilka roller. Rollerna är Lead partner, norsk projektägare, koordinerande partner och partner.

Lead partner

Alla projekt ska ha en Lead partner i Sverige eller Danmark som har ansvar för att:

• Skriva under ansökan om stöd och efterföljande beslutsbrev.
• Fastställa villkoren för genomförandet av projektet med övriga projektpartner i ett partnerskapsavtal.
• Säkerställa genomförandet av hela projektet.
• Säkerställa att de kostnader som redovisas i projektet av alla partner (endast EU) har utbetalats och i övrigt är stödberättigande i förhållande till beslut om stöd och gällande regelverk.
• Sammanställa utgifter från Sverige och Danmark i en ansökan om utbetalning av EU-stöd.
  
• Ta emot utbetalning av EU-stöd och vidareförmedla till projektets övriga partner.
• Ha rollen som koordinerande partner i sitt land, se nedan under koordinerande partner.

Observera att privata vinstdrivande aktörer inte kan vara Lead partner eller Norsk projektägare.

Projektledaren ansvarar för att koordinera genomförandet av projektet och kan vara anställd hos Lead partner, Norsk projektägare eller hos annan projektpartner. Projektledaren är dessutom ansvarig för kontakter med sekretariatet.

Koordinerande partner

Projektet ska ha en koordinerande partner i Sverige och Danmark. Den koordinerande partnern ska samla in ekonomisk redovisning från alla partner i sitt land inför nationell kontroll och fungera som en länk i dialogen med den nationella kontrollanten. En koordinerande partner kan dessutom bistå övriga partner med administration för att underlätta deras deltagande i projektet, vilket i så fall regleras i partnerskapsavtalet. Lead partner är alltid koordinerande partner i sitt land. Det ska alltså finnas antingen Lead partner eller koordinerande partner i Sverige och Danmark.

Norsk projektägare

Om projektet har norsk partner ska det finnas en norsk projektägare som ska:

• Skriva under ansökan om stöd.
• Vara stödmottagare för norska Interreg-stödet och bokföra alla norska utgifter i projektet.
• Ansvara för projektets genomförande i Norge.
• Redovisa projektets utgifter till Viken Fylkeskommune.
• Sammanställa norska utgifter i en gemensam ansökan om utbetalning av norskt interrregstöd.
• I Norge är det norsk projektägare som bokför och betalar alla kostnader. Övriga norska partner som deltar i projektet bidrar med medfinansiering och fakturerar sina kostnader till norsk projektägare.

Partner

Alla partner har ansvar för att bidra till projektet enligt ansökan och beslut. Varje partner är ansvarig för sin medfinansiering och sina kostnader inför nationell kontroll.

2.5.11 Informationsplikt

Stödmottagare är skyldiga att informera om att stödet för projektet kommer från Europeiska regionala utvecklingsfonden. Stödmottagare som inte uppfyller informationsplikten kan bli återbetalningsskyldiga för delar av stödet.

Varje projekt ska dessutom ha en kommunikationsstrategi och en kommunikationsansvarig person. Dessutom ska projekt med EU-budget över 5 miljoner euro anordna ett kommunikationsevenemang som involverar EU-kommissionen och förvaltande myndighet.

Du kan läsa mer om informationsplikten i avsnitt 3.3 informera om stödet.

2.5.12 Utvärdering

Projekt med en budget som överstiger 4 miljoner euro får ett särskilt villkor om upphandling av en extern utvärderingsinsats som följer projektets genomförande.

Den utvärderare som knyts till projektet ska löpande redovisa resultat samt ge rekommendationer för att ert projekt ska kunna nå sina mål. Ni redovisar löpande resultat till projektets styrgrupp och i lägesrapporter till programmets sekretariat.

Projektutvärdering handlar om att fånga och beskriva hur ert projekt genomförs, och vilka resultat och effekter som det ger. Vilka resultat hade uteblivit om projektet inte hade funnits? Hur bidrar projektet till utvecklingen av de regioner ni verkar i och programmets mål?

Projektutvärdering kan hjälpa er i att uppnå de resultat som ni har som målsättning. När ni utvärderar löpande kan ni styra om projektet i god tid om ni får indikationer på att målen inte kommer att nås med befintligt sätt att arbeta.

Ni ska redan i början av projektperioden upphandla en extern aktör som ska följa projektets genomförande på nära håll. Det kan till exempel vara ett konsultföretag eller universitet. Lead Partner och projektets styrgrupp bör delta aktivt och ta ansvar för resultatet från projektutvärderingen.

Kom ihåg att inkludera kostnader för utvärdering i projektets budget. Läs mer om utvärdering i avsnitt 3.4.

2.6 Beskriv projektet

Beskrivningen av projektet och hur det bidrar till ÖKS-programmets målsättningar är en central del av ansökan. För att bedöma hur väl ert projekt bidrar till att uppfylla programmets mål använder programmets sekretariat urvalskriterier, som ni kan läsa om i avsnitt 2.5.7.

Här kan du läsa översiktligt om vad som är viktigt att ta fasta på när ni ska beskriva ert projekt. En detaljerad instruktion om hur ni fyller i ansökan om stöd finner ni i avsnitt 9 Vägledning Min ansökan.

I ansökan ska ni beskriva och motivera projektet utifrån följande parametrar:

• Behov, målgrupp och förankring
• Gränsöverskridande mervärde
• Samband med andra projekt
• Koppling till strategier, policies och initiativ
• Mål, resultat och långsiktiga effekter
• Aktiviteter
• Indikatorer
• Hållbarhetsaspekter
• Partnerskap och organisation

2.6.1 Behov, målgrupp och förankring

Behov och målgrupp

Av projektbeskrivningen ska det framgå vilka behov som tillgodoses, vem som utgör målgrupp och hur projektet har förankrats hos målgruppen.

Ni ska redogöra för:

• Behov i form av problem, utmaning eller möjlighet som ligger till grund för projektet.
• På vilket sätt projektet bidrar till att lösa problemet eller tillvarata möjligheten.
• Målgrupp ni vänder er till och varför.
• Hur projektet har förankrats i er egen organisation, externt och hos målgruppen.

Förankring

Det är viktigt att ni förankrar projektet internt i er egen organisation och externt hos övriga målgrupper. På så sätt skapar ni förutsättningar för genomförandet av projektet och för att resultat tas tillvara när projektet är avslutat. Det ska därför framgå hur och vem som ska förvalta resultatet.

2.6.2 Gränsregionalt mervärde

Syftet med Interreg är att samarbeta för att hantera gemensamma samhällsutmaningar och att ta till vara de möjligheter som kan realiseras genom gränsöverskridande samarbete. Det ska vara tydligt hur projektet tillgodoser behovet bättre genom ett gränsöverskridande samarbete. Detta är definitionen av gränsregionalt mervärde som är ett av urvalskriterierna vid bedömningen av projekt. En central del av ansökan är därför att beskriva mervärdet i att genomföra projektet tillsammans med aktörer i Sverige, Danmark och Norge.

I projekt där det finns ett gränsregionalt mervärde tar man genom gemensamma aktiviteter fram gemensamma lösningar och utvecklar ny kunskap för att hantera gemensamma utmaningar. Samarbetet över nationsgränsen bidrar då på ett tydligt sätt till att uppnå gränsöverskridande resultat.

I en del projekt kan behovet av att uppnå kritisk massa vara det som motiverar samarbetet. Det kan till exempel handla om gemensam infrastruktur eller gemensam marknadsföring av regionen.

Det gränsregionala mervärdet handlar också om att vinsterna med att samarbeta över gränserna ska bli synliga och komma till nytta för hela ÖKS-området.

Det gränsregionala mervärdet ska vara tydligt i tids- och aktivitetsplan, projektmål och förväntat resultat. Det är viktigt att beskrivningen av projektet fokuserar på ”hur” det gränsregionala mervärdet ska realiseras och inte bara ”att” det finns ett gränsregionalt mervärde. För att synliggöra det gränsregionala mervärdet i ansökan kan aktiviteter och ansvar fördelas mellan länderna med relevanta och kompletterande kompetenser.

I er beskrivning ska ni redogöra för:

• Vilka gränsöverskridande utmaningar, problem eller möjligheter som projektet ska arbeta med.
• Hur projektet kommer att arbeta med och realisera det gränsregionala mervärdet.
• Varför projektet inte kan genomföras, med samma resultat, i ett nationellt program.
• Om och hur det gränsöverskridande samarbetet kommer att fortsätta efter projektets slut.

Ta gärna hjälp av programmets gränsregionala trappa:

Trappan ska tolkas så här: Grunden "Vi lär känna den andra sidan och börjar formera ett samarbete" måste finnas på plats innan man söker ett huvudprojekt. Grunden består av kunskap om vem man ska samarbeta med, i vilket syfte och hur samarbetet ska formeras. Det är möjligt att söka medel för förprojekt för att lägga en sådan grund och formera ett projektpartnerskap.

Ett huvudprojekt kan sedan handla om insatser på ett eller flera av de tre numrerade trappstegen. På den lägre nivån består det gränsregionala mervärdet av att man genomför gemensamma aktiviteter. Nästa steg handlar om att skapa gemensamma lösningar och det tredje steget handlar om att göra de gränsöverskridande resultaten beständiga.

2.6.3 Samband med andra projekt

Ert projekt ska tillföra något nytt och ge ett mervärde i förhållande till andra insatser inom insatsområdet. För att säkerställa att ert projekt har ett mervärde är det viktigt att undersöka vad som redan har gjorts regionalt, nationellt och internationellt. Om samma typ av projekt som ni tänker genomföra redan pågår hos någon annan aktör ska ni beskriva vad ert projekt tillför och hur kontakterna mellan projekten ska se ut.

2.6.4 Strategier, policies och initiativ

Ni ska beskriva om projektet bidrar till eller har kopplingar till strategier, initiativ eller policys på internationell, nationell eller regional nivå. Det kan handla om makroregionala strategier, smarta specialiseringsstrategier (S3, RIS3), regionala utvecklingsstrategier med flera.

2.6.5 Mål, resultat och indikatorer

Ni ska ange ett mål som utgår från de behov som ligger till grund för projektet och beskriva vilka kortsiktiga resultat som ska vara uppnådda när projektet är slutfört. Projektets mål ska dessutom ha en tydlig koppling till ett av programmets specifika mål. Det ska även finnas ett tydligt samband mellan projektets mål och de aktiviteter (prestationer) som ni planerar. Alla projekt följs upp med en uppsättning obligatoriska aktivitets- och resultatindikatorer. När ni ansöker ska ni välja minst en aktivitets och en resultatindikator som kommer att användas för att följa upp ert projekt. Både programmet och er ansökan bygger på denna resultatkedja.

Långsiktiga resultat

Ni ska även redogöra för vilka långsiktiga resultat som ni förväntar er. Hur ni ska ta dessa resultat vidare efter att projektet är avslutat och hur ni därmed bidrar till att uppnå programmets specifika mål på lång sikt.

Redogör för:

• Projektets mål och kopplingen till målgruppens behov.
• Hur projektets mål knyter an till det programspecifika målet.
• Vilka aktiviteter som ska genomföras och hur ska dessa bidra till att uppfylla projektmålet.
• Vilka kortsiktiga resultat som förväntas uppstå under projektets genomförande, som är nödvändiga för att målet ska nås.
• Hur resultatet ska tas till vara efter att projektet avslutas. Vem ska använda resultatet och hur.
• Vilka långsiktiga resultat som förväntas uppstå och hur dessa resultat kommer att bidra till det programspecifika målet.

Resultatorientering och bidrag till programmets mål är ett av programmets urvalskriterier. Läs mer om urvalskriterier i kapitel 2.5.7.

2.6.6 Tids- och aktivitetsplan

I ansökan om stöd ska ni göra en tids och aktivitetsplan. Ni ska beskriva vilka arbetspaket med tillhörande aktiviteter som ska genomföras, när och den uppskattade kostnaden. Aktiviteterna ska vara relevanta i relation till mål och förväntade resultat. Tydligt beskrivna aktiviteter är avgörande för att bedöma projektets relevans i relation till programmets mål och om budgeterade kostnader är rimliga. För en effektiv styrning av projektet bör antalet aktiviteter vara begränsat.

För varje aktivitet ska ni beskriva:

• Vad ni ska göra
• Hur ni ska göra
• När ni ska genomföra aktiviteten
• Vem som ska genomföra aktiviteten
• Hur aktiviteten bidrar till att uppnå projektets mål

Projektets startdatum kan som tidigast vara det datum då ansökan lämnas in och aktiviteterna kan inte påbörjas före projektets startdatum. Projektets aktiviteter får pågå som längst till och med angivet slutdatum.

Samtidigt som ni planerar aktiviteterna är det bra att fundera över projektets budget och vilka resurser som ni kommer att behöva för att genomföra aktiviteterna. Läs mer om budgetering i avsnitt 2.7.

2.6.7 Hållbar utveckling

Det finns tre hållbarhetsområden som ska beaktas i ansökan om stöd till ÖKS-programmet. Dessa är:

• Jämställdhet mellan män och kvinnor
• Likabehandling och icke-diskriminering
• Klimat och miljö

I ansökan ska ni beskriva nuläget inom de tre hållbarhetsområdena på ett strukturellt plan, i relation till ert projekts temaområde. Ni ska beskriva nuläget inom vart och ett av de tre hållbarhetsområdena genom att redogöra för varför det ser ut som det gör idag, och vad konsekvenserna blir på sikt.

Vidare ska ni också uttrycka en ambition för förändring på strukturellt plan, genom projektets arbete/temaområde, inom minst ett av de tre hållbarhetsområdena. Det kan till exempel handla om att motverka brister i de strukturer som råder idag. Observera att det inte är relevant att beskriva hur partnernas interna organisation eller projektets praktiska genomförande görs på ett hållbart sätt. Ni ska alltså inte beskriva hur partnerskapet väljer att till exempel resa miljövänligt eller äta vegetariskt vid konferenser.

Hållbarhetsområdena ska också användas som hävstång för att nå bättre projektresultat. I ansökan behöver ni visa på hur ni använder minst ett av hållbarhetsområdena som ett verktyg för att stödja projektets genomförande och för att nå bättre projektresultat. Av tid- och aktivitetsplanen ska det också framgå hur ni ska göra detta. Ett sätt att integrera hållbarhet kan till exempel vara att ni breddar era perspektiv gällande urval av testpersoner eller väger in fler parametrar när ni utvecklar nya metoder. Kanske finns det nya vinklar som inte undersökts tidigare som ni kan använda när ni kommunicerar ert projekt, som leder till att fler i målgruppen kan identifiera sig med verksamheten.

Läs mer om hållbar utveckling i programdokumentet, som ni finner på programmets hemsida Länk till annan webbplats..

Jämställdhetsanalys

För att analysera ert nuläge i relation till jämställdhet mellan män och kvinnor och som utgångspunkt för ert framåtsyftande jämställdhetsarbete inom ramen för projektet kan ni använda nedanstående metod. Ni kan även använda metoden för att analysera nuläge och förutsättningar för att arbeta med ”icke-diskriminering”.

Analysen utgår från fem punkter:

1. Nuläge - hur ser situationen ut för kvinnor respektive män?
2. Varför ser det ut som det gör?
3. Vad blir konsekvenserna på kort och lång sikt om det inte vidtas några åtgärder som motverkar bristen på jämställdhet?
4. Vad kan ni göra för att motverka konsekvenserna av bristen på jämställdhet?
5. Hur följer ni upp aktiviteterna?

Genom att genomföra en jämställdhetsanalys skapar ni er en grundläggande bild av punkt 1 - hur situationen för kvinnor och män ser ut inom ert verksamhetsområde, samt förutsättningarna för att arbeta med jämställdhet i ert projekt.

Nedanstående modell med exempel på innehåll, kan ni anpassa efter ert eget projekt.

I det fortsatta arbetet bör ni fundera över varför det ser ut som det gör och vad konsekvenserna blir på kort och lång sikt.

Kan ert projekt bidra till att motverka de strukturer som bidrar till bristande jämställdhet? Formulera ett mål för vad ni vill uppnå och gör upp en plan för hur ni ska arbeta med jämställdhet respektive icke-diskriminering i projektet. Följ även upp projektets aktiviteter från ett jämställdhetsperspektiv.

2.6.8 Organisation, styrning och partnerskap

Projektets organisation, styrning och partnerskapets sammansättning är faktorer som påverkar genomförandekapaciteten. Hur framgångsrikt genomförandet av ert projekt kommer att bli. Projektets genomförandekapacitet är därför ett av programmets urvalskriterium.

Partnerskapet bör bestå av en relevant mix av aktörer m ed kompetens och ägarskap till de frågor som projektet ska arbeta med. Dessutom är det viktigt att partnerskapet har administrativa och finansiella resurser för att genomföra projektet. Partnerskapet ska vara väl avgränsat och representerat i relation till projektets mål. Undvik att involvera för många partner i projektet. Det komplicerar genomförandet och kan försämra förutsättningarna för att uppnå gemensamma resultat. När ni ansöker om stöd ska ni kunna visa på en genomtänkt struktur för hur arbetet i projektet ska genomföras och organiseras.

Ni ska redogöra för och beskriva:

• Vilken kompetens deltagande organisationer tillför projektet
• På vilket sätt projektets resultat viktigt för deltagande organisationer
• Om organisationer med säte utanför programgeografin deltar, hur deras medverkan främjar projektets resultat och kommer programgeografin till godo.
• Deltagande organisationers sakkunskap och ägarskap kopplat till projektets syfte och mål
• Projektets kompetens inom administration, ekonomi, upphandling och projektledning
• Projektets organisation, arbetssätt och styrning
• Hur ni ska arbeta med kommunikation
• Hur eventuell styr och referensgrupp kommer att se ut
• Ansvarsfördelning och roller enligt avsnitt 2.3.11 om krav på partnerskap

2.6.9 Kommunikation

Kommunikation av projektets resultat är värdefullt. Inte bara för de deltagande organisationerna, utan också i ett bredare perspektiv är det viktigt att kunskap om uppnådda resultat sprids till en bredare krets. Att arbeta med kommunikation kan dessutom bidra till att förtydliga sammanhanget mellan projektets syfte, aktiviteter och mål. Detta gäller såväl intern som extern kommunikation till projektets målgrupper.

I er ansökan ska ni beskriva hur ni ska arbeta med kommunikation internt och externt. Ni ska också ange vilka verktyg, kanaler och metoder ni planerar att använda för kommunikation.

2.7 Budget

Det är viktigt att planera för ert projekts kostnader och finansiering. Här finner ni information om budget, valuta och finansiering.

Alla partner i projektet bör utöver detta avsnitt även läsa 3.6 Ansöka om utbetalning, kapitel 4 Regler för stödberättigande kostnader samt kapitel 5 Kostnadsslag (för norska stödmottagare även kapitel 6) innan ni börjar budgetera. Då får ni all information som ni behöver för att planera er budget.

Projektets budget ska utgå ifrån de arbetspaket och aktiviteter som ni anger i er ansökan och de vägledande frågorna: Vad ska göras? Hur ska det göras? Vem ska göra det och när ska det göras?

Kostnader som ni tar upp i budgeten ska ha en tydlig koppling till de planerade arbetspaketen och aktiviteterna samt vara specificerade.

Viktigt att tänka på i ert budgetarbete är att

• En bra budget förutsätter väl genomtänkta och beskrivna aktiviteter för att säkerställa att de tänkta kostnaderna motsvarar projektets verksamhet och förverkligandet av projektets mål.
• Ta ställning till vilka förenklade redovisningsalternativ som projektet ska använda sig av.
• Ta hänsyn till om moms är en stödberättigad kostnad i projektet.
• Ni från början undersöker om ert projekt omfattas av statsstöd. Läs kapitel 7 för att få mer information kring regler och hantering av statsstöd.

Programmets budgetbilaga
Programmets budgetbilaga är en obligatorisk bilaga som ska skickas in i samband med ansökan om stöd. I den anger ni de planerade kostnaderna för projektets partner i varje aktivitet och deras medfinansiering. Tänk på att läsa instruktionerna för budgetbilagan för att fylla i den korrekt. Budgeten ska läggas upp utifrån de kostnadsslag som ni kan läsa mer om i kapitel 5.

Obligatoriska kostnader i budget

• Projekt med budget som överstiger 4 miljoner euro ska budgetera för upphandling av en extern löpande utvärdering av projektets genomförande.
• Programmet har ett obligatoriskt arbetspaket för projektledning och kommunikation som ni ska budgetera för.
• För projekt med EU-budget över 5 miljoner euro är det obligatoriskt att anordna ett informationsevenemang som involverar EU-kommissionen samt förvaltande myndighet. För mer information eller frågor gällande detta, kontakta programmets sekretariat. Läs vidare i avsnitt 3.3.1 formella krav på att informera om stödet.
• Danska stödmottagare ska budgetera för revision av projektets utgifter enligt fastställd prislista som kommer att publiceras på programmets hemsida Länk till annan webbplats..
• Norsk projektägare som söker stöd som överstiger 200 000 NOK ska budgetera för extern slutrevision. Detta gäller ej stat, fylkeskommuner och kommuner.

Projektgemensamma kostnader
Vissa utgifter såsom projektledning, administration och konferensutgifter är gemensamma för projektet, men betalas oftast av en partner. Det är inte tillåtet att skicka fakturor mellan projektets partner för att hantera gemensamma kostnader. Reglering av sådana gemensamma kostnader kan istället göras i partnerskapsavtalet.

Det finns undantag för regeln kring vidarefakturering, läs mer om det i kapitel 5.6 Externa tjänster och extern sakkunskap.

2.7.1 Valuta

Danska och svenska partner ska använda euro som valuta genom hela projektet. Ansökan om stöd, beslut om stöd och utbetalningar görs i euro.

Norska partner ska använda norska kronor som valuta. Den norska ansökan registreras i e-tjänsten regionalforvaltning.no. Där hanteras även beslut om stöd och utbetalningar, i norska kronor. Den norska budgeten ska även registreras i e-tjänsten ”Min ansökan” i euro, för att projektets budget ska kunna utvärderas i sin helhet. I budgetbilagan räknas de norska kostnaderna om automatiskt från NOK till euro, enligt en fast växelkurs på 10 NOK.

2.7.2 Finansiering

Ert projekt kan finansieras med upp till 60 % av medel från Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak. Stödet betalas ut i efterskott mot redovisning av godkända kostnader.

För att projektet ska beviljas finansiering måste projektets partner kunna finansiera minst 40 % av kostnaderna. Finansieringen bekräftas genom inskickad budget och ett intyg om deltagande och medfinansiering som skickas in i samband med ansökan om stöd. Ni finner mallen för intyget på programmets hemsida Länk till annan webbplats..

Projektets EU-partner kan vid behov avtala om en annan fördelning av EU-stödet i partnerskapsavtalet, förutsatt att det inte står i strid med regelverket om statligt stöd. Läs om statligt stöd i avsnitt 7. Medfinansieringen för projektet som helhet ska utgöras av minst 40 % offentlig eller privat medfinansiering. Hur projektet finansieras ska framgå av ansökan och beslut.

Projektets norska stödmottagare kan finansieras med upp till 50 % av norska Interreg-medel, vilket innebär att projektets norska partner måste kunna finansiera minst 50 % av kostnaderna.

Extern medfinansiering

Projektet kan medfinansieras av en offentlig eller privat aktör som inte deltar i projektarbetet. Detta kallas för extern medfinansiering och det innebär att den externa medfinansiären finansierar en eller flera partner i projektet genom kontanta medel.

2.8 Förenklade redovisningsalternativ

För att underlätta projektens redovisning av kostnader finns det ett antal förenklade redovisningsalternativ. De förenklade redovisningsalternativen ska tillämpas på projektnivå, vilket innebär att de gäller för hela partnerskapet (undantaget de alternativ som inte är aktuella för norska partner). I avsnittet presenteras de alternativ som ni ska ta ställning till när ni budgeterar för projektet samt vad de innebär för er när ni ska redovisa kostnaderna vid ansökan om utbetalning.

2.8.1 Klumpsumma

Alla förprojekt samt huvudprojekt med en EU-budget under 200 000 EUR, ska använda förenklingsmodellen klumpsumma. Alternativet faktiska kostnader gäller för huvudprojekt med EU-budget över 200 000 euro.

EU-stödet kommer att baseras på era godkända budgeterade kostnader och betalas ut som en klumpsumma under förutsättning att projektets slutrapport godkänns av det gemensamma sekretariatet. Det finns inget krav på att styrka kostnaderna för nationell kontrollant i samband med ansökan om utbetalning eftersom ingen granskning sker.

Det är viktigt att tänka på att även om ingen kontroll kommer att ske avseende den verkliga kostnadsförbrukningen så måste lagar om upphandling respektive regler om informationsskyldigheten följas.

Klumpsumma gäller inte för norska partner; där krävs redovisning av faktiska kostnader.

2.8.2 Schablon för kontor och administration

Ni har möjlighet att använda en schablon på 15 % för kontor och administration (overhead), som beräknas utifrån personalkostnaderna. Det går inte att ta upp faktiska kostnader för kontor och administration, schablonen är enda alternativet för att få ersättning. Förenklingen innebär att ni inte behöver redovisa underlag för kostnaderna i detta kostnadsslag vid ansökan om utbetalning.

Övriga kostnader, som inte ingår i någon schablon, ska ni specificera i budgeten och redovisa underlag för vid ansökan om utbetalning.

2.8.3 Schablon för resor och logi

Ni har möjlighet att använda en schablon på 6 % för resor och logi, som beräknas utifrån personalkostnaderna. Om projektet väljer att använda schablonen, innebär förenklingen att ni inte behöver redovisa underlag för kostnaderna i detta kostnadsslag vid ansökan om utbetalning. Projektet kan även välja att istället redovisa faktiska kostnader. Ni ska då budgetera för faktiska kostnader och underlag ska kunna uppvisas vid ansökan om utbetalning.

Övriga kostnader, som inte ingår i någon schablon, ska ni specificera i budgeten och redovisa underlag för vid ansökan om utbetalning.

2.8.4 Personal + schablon för övriga kostnader upp till 40%

Denna schablon kan användas av huvudprojekt med EU-budget över 200 000 euro. Med detta alternativ redovisar ni faktiska kostnader för personal och alla övriga kostnader ersätts med en schablon som kan uppgå upp till 40 % av personalkostnaderna. Alternativet gäller inte för norska partner; där krävs redovisning av faktiska kostnader.

Om projektet väljer att använda förenklingen gäller den för samtliga partner i partnerskapet, dock har varje partner sin egen procentsats för schablonen. När ni har budgeterat för ert projekt i programmets budgetbilaga framgår det i en särskild flik vilken procentsats som ska användas av respektive partner.

Om projektet väljer att använda schablonen innebär förenklingen att ni endast kommer redovisa underlag för personalkostnader vid ansökan om utbetalning.

Schablonen rekommenderas inte för projekt som är beroende av större investeringar som ligger till grund för genomförandet eller till projekt med höga kostnader för köp av tjänst. Detta eftersom det finns risk för att projektet blir underfinansierat om utfallet på personalkostnader blir lägre än budgeterat.

Kriterier för att använda schablon för övriga kostnader upp till 40%:

• Andelen övriga kostnader i relation till personalkostnader får inte överstiga 40 % på partnernivå

2.8.5 Budgetering och val av förenklade redovisningsalternativ – steg för steg

Alla projekt ska:

• Fylla i en budgetbilaga där ni budgeterar för samtliga kostnader.
• Välja om ni vill använda schablon för kontor och administration och/eller schablon för resor och logi i budgeten. Om ni väljer någon av dessa schabloner behöver ni inte budgetera för de kostnadsslagen, utan kostnaderna beräknas automatiskt som ett påslag på personalkostnaderna.
• För resterande kostnadsslag ska ni budgetera för faktiska kostnader, det vill säga de kostnader ni förväntar er ha som är kopplade till projektets aktiviteter.
• Kontrollera att det finns en tydlig koppling mellan budgeten samt tids- och aktivitetsplanen. Kostnaderna ska vara tydligt specificerade.

När budgeten är klar ska projektet välja förenklat redovisningsalternativ:

• Förprojekt och huvudprojekt med EU-budget under 200 000 euro
  • Klumpsumma (obligatoriskt)
• Huvudprojekt med EU-budget över 200 000 euro
  • Faktiska kostnader - med möjlighet till schablon för kontor och administration och/eller schablon för resor och logi.
  • Personal + schablon övriga kostnader

Norska partner anger alltid fullständig budget enligt budgetbilagan. Underlags krävs för samtliga kostnader vid revision (förutom valda schabloner för OH och resor och logi)

Text