3 Genomföra projekt

Här får du praktiska råd och kan läsa om hur det går till att genomföra projekt som får stöd från programmet.

3.1 Starta projektet

Från att ni får beslut om stöd och ska påbörja era aktiviteter till slutredovisning av projektet, finns det ett antal moment som ni ska genomföra. Genomförandet av projektet kommer att underlättas om ni sätter er in i regelverket och läser handboken

Projekt som prioriteras av programmets styr- eller övervakningskommittéer får ett beslut om stöd med tillhörande allmänna villkor, och i förekommande fall, särskilda villkor. Beslutet är ställt till Lead partner i egenskap av samordnande stödmottagare för projektet, men gäller för samtliga projektpartner.

Innan ni startar projektet ska alla projektpartner ta del av beslut om stöd med tillhörande villkor, programmets handbok och det regelverk som reglerar genomförandet av projektet. För att lyckas med ert projekt är det viktigt att ni följer programmets grundläggande regler och har kunskap om till exempel bestämmelser för stödberättigande kostnader, informationsplikt, samt dokumentations- och arkiveringskrav.

3.2 Skriv partnerskapsavtal

Lead Partner har ansvar för att alla deltagande partner skrivs in i ett partnerskapsavtal som bland annat ska reglera inbördes åtaganden i projektet och garantera en sund ekonomisk förvaltning. Avtalet bör vara klart före projektets startdatum och Lead partner ska bifoga en kopia av avtalet i samband med första ansökan om utbetalning.

Ett partnerskapsavtal ska:

• Innehålla bestämmelser som ger garantier för en sund ekonomisk förvaltning av de medel som har tilldelats Interreginsatsen, inklusive rutiner för hur felaktigt utbetalda belopp ska återbetalas till programmet.
• Reglera inbördes åtaganden mellan projektets partner.
• Ge behörighet för lead partner att underteckna “Bekräftelse av åtaganden” för samtliga projektpartners räkning. Observera att ”bekräftelse av åtaganden” ska lämnas till förvaltande myndighet senast i samband med första ansökan om utbetalning.
• Innehålla bestämmelser om annat av betydelse för samarbetet.
• Vara förenligt med beslut om stöd med tillhörande villkor och Interregprogrammets anvisningar.
• Vara underskrivet av alla partner.

Ett partnerskapsavtal bör dessutom innehålla bestämmelser om:

• Tidsperiod för avtalet.
• Villkor för att göra ändringar i avtalet.
• Hur finansieringen av projektets gemensamma kostnader ska fördelas inom partnerskapet.
• Vad som händer om någon partner inte följer avtalet.
• Möjliga samarbeten med tredje part.
• Skyldighet för alla projektpartner att ta del av beslut om stöd, allmänna villkor och gällande regelverk för genomförande av projektet.
• Hänvisning till beslut om stöd avseende genomförande av projektet, organisation, ansvarsfördelning, leveranser och finansiering.
• Fördelning av stöd från Interreg och tidsfrister för Lead partners utbetalning av stöd till övriga partner.

3.3 Informera om projektet

Det finns ett behov av att nå ut och berätta om de resultat som har realiserats inom Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak – till beslutsfattare och ytterst till medborgarna. För att vi tillsammans ska kunna visa vilken nytta EU-finansierade medel gör i samhället samlar programmets medarbetare in statistik och kopplar denna till FN:s globala mål.

Ni kan bidra genom att ert projekt besvarar de frågor vi, från och med år 2024, kommer att skicka ut i en återkommande enkät. Svaren från er sammanställer vi till statistik som vi publicerar på programmets hemsida. Har ert projekt inte svarat på frågorna så syns ni inte i statistiken. För ytterligare information om frågorna och för att svara på enkäten, läs vidare på programmets hemsida under rubriken ”gränslösa resultat”.

Värdeskapande kommunikation
Erfarenheter från tidigare Interregprogram visar att framgångsrika projekt i många fall har arbetat strukturerat med kommunikation. Tydlig kommunikation med fokus på projektets resultat skapar värden och kunskap. Inte bara för de deltagande organisationerna, utan också för Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak och för EU.

Genom att arbeta med kommunikation, internt och externt, fokuserar ni samtidigt på projektets problemställning och de aktiviteter som ska genomföras för att nå uppsatta mål.

Kommunikation ska vara en integrerad del av projektet. Genom att integrera kommunikation i övriga aktiviteter kommer sammanhanget mellan projektets mål och de medel som ska användas för att uppnå målen att bli tydligare.

Genom att på ett tidigt stadium definiera behovet av projektet internt och externt, med en kommunikationsplan som har tydliga budskap, har ni kommet en god bit på väg. Med tydliga budskap kan ni stärka förankringen i partnerskapet, underlätta att få finansiering och att få resurser till projektet.

3.3.1 Formella krav på att informera om stödet

Enligt de förordningar som reglerar genomförandet av projekten är varje partner som deltar i projektet skyldiga att informera om stödet från Europeiska regionala utvecklingsfonden och Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak. Observera att förvaltande myndighet, med beaktande av proportionalitetsprincipen, ska återkräva upp till 2 % av stödet från stödmottagare som inte uppfyller nedanstående informationskrav, om inte korrigerande åtgärder har införts.

Varje partner i projektet är skyldig att informera om stödet från Europeiska regionala utvecklingsfonden genom att:

• Kort beskriva projektet, dess mål och resultat på ett sätt som står i proportion till stödet från programmet. Beskrivningen ska finnas på projektets webbplats samt på varje partners webbplats, om sådana webbplatser finns, och ska framhäva det ekonomiska stödet från programmet. På projektwebbplatsens startsida och/eller på partnerwebbplatsernas undersidor ska logotypen för Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak vara väl synlig utan att besökaren behöver skrolla.
• Använda logotypen för Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak i dokument och kommunikationsmaterial som riktar sig till allmänheten, projektdeltagarna eller övriga målgrupper, för att på ett tydligt sätt framhäva att stödet kommer från Interreg.
  Logotypen ska användas enligt anvisningar i avsnitt 3.3.2.
• Sätta upp hållbara skyltar eller anslagstavlor som är tydligt synbara för allmänheten och som visar unionens emblem i enlighet med de egenskaper som anges i avsnitt 3.3.2 ”anvisningar för att använda logotypen”. Detta ska göras så snart det praktiska genomförandet av en Interreginsats som innebär fysiska investeringar eller inköp av utrustning inleds eller inköpt utrustning installeras, om den totala kostnaden för projektet överstiger 100 000 euro.
  
  Stödmottagare som inte omfattas av ovanstående stycke ska sätta upp minst en affisch eller elektronisk bildskärm med information om projektet på offentlig plats. Affischen, måste vara i minst A3-format och bildskärmen minst 22 tum samt i 16:9-format. På affischen eller bildskärmen ska det ska framgå att projektet har fått stöd från Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak. Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak har tagit fram flera alternativ till affisch och elektronisk bildskärm. Läs mer i dokumentet "Informera om Interreg-stödet med en affisch" på sidan Verktyg, under "Genomföra > Kommunikation". 
• För projekt med EU-budget över 5 miljoner euro, vilket är en insats av strategisk betydelse, är det obligatoriskt att anordna ett kommunikationsevenemang som involverar EU-kommissionen och förvaltande myndighet. Evenemanget kan vara fristående eller kopplat till ett annat evenemang; till exempel uppstarts- eller avslutningskonferens. Sekretariatet ska meddelas senast 3 månader i förväg för att kunna informera EU-kommissionen i god tid om när evenemanget äger rum.

Termen Interreg ska användas intill unionens emblem i enlighet med avsnitt 3.3.2 anvisningar för att använda logotypen.

3.3.2 Anvisningar för att använda logotypen

Logons uppbyggnad

Alla Interreg-program delar samma varumärke: Interreg. Även grunderna för logon är gemensamma, utöver programnamnet som placeras vänsterställt undertill.

Projekt bör i första hand använda standardvarianten (1), men den bör bara användas mot vit eller ljus bakgrund. Mot mörkare bakgrunder går det att använda en alternativ variant med vit text (2). Ett tredje alternativ finns, men enbart för de tillfällen det endast går att återge logon i svartvitt (3).

Friyta

För att vår logo alltid ska avläsas tydligt ska det finnas en friyta runt den där varken text eller bild får förekomma. Marginalen baseras på avståndet mellan Interreg och flaggan (M). Om möjligt får det gärna vara mer fritt utrymme runt.

Minsta storlek

Logon innehåller mycket text och olika element. För synlighetens skull är det därför viktigt att den inte återges i för liten storlek.

I tabellen redovisas rekommenderade storlekar för olika media. Storleken för tryck och Powerpoint utgår från förordningskravet om att minsta höjd på EU-flaggan måste vara 10 millimeter. För särskilda saker, som pennor eller visitkort, får flaggan återges i en mindre storlek. Storlekarna avser hela logons bredd. Storlekarna finns också angiven inklusive friyta.

Rekommenderade minsta storlekar

Alla storlekar avser logon med engelsk eller svensk medfinansieringstext. För logo med dansk eller norsk medfinansieringstext ska du multiplicera respektive storlek med 1,05.. Läs mer om språkvarianterna under ”Nationell anpassning”.

Placering av logon

Logon ska vara framträdande placerad på allt kommunikationsmaterial som rör genomförandet av projektet och som är avsett för deltagarna i projektet eller allmänheten.

Logon ska om möjligt alltid placeras direkt mot marginalen och där det övre vänstra hörnet är att föredra (se exempel). Använd om möjligt en marginal som överstiger friytan kring logon. Flaggans bredd är ett bra avstånd.

När ni använder vår logo tillsammans med andra logotyper ska EU-flaggan ha minst samma storlek, i höjd eller bredd, som den största av de andra logotyperna.

Exempel på användning

Logon avläses bäst mot helt vita eller ljusa bakgrunder. Om den används på en bildyta så gäller samma principer, placera den mot ett lugnt och ljust område.

Mot mörka bakgrunder används med fördel en vit bakgrundsplatta. Alternativt kan den vita l ogon användas. Samma principer gäller för den monokroma varianten.

Ändra aldrig på något sätt logons delar eller sammansättning och placera alltid logon med en friyta runt.

Nationell anpassning

Utöver den engelska texten om medfinansiering till höger om EU-flaggan, finns det alternativ för logon på programmets olika språk. Välj den som passar bäst utifrån vilken målgrupp som kommunikationen är riktad till.

3.3.3 Kommunikationsstrategi och kommunikationsvarig

Varje projekt ska utarbeta en kommunikationsstrategi och utse en kommunikationsansvarig för projektet. Kommunikationsstrategin ska skickas in i samband med projektets första ansökan om utbetalning.

Kommunikationsstrategin bör innehålla följande delar:

Bakgrund

• Hur kan er kommunikation hjälpa er att uppnå ert projekts mål?
• Ert övergripande syfte med ert kommunikationsarbete.
• Ert övergripande mål med ert kommunikationsarbete.
  

Nuläge

• Hur kommunicerar projektets olika partner idag?
• Vad påverkar att kommunikationen ser ut som den gör?
• Hur kommunicerar liknande projekt?
• Kan ni utnyttja kommunikationen bättre?
• Ta med eventuella tidigare erfarenheter inom Interreg-projekt, om ni har sådana.
  

Strategi

• Vilka särskilda insatser kommer ni att fokusera på i er kommunikation?
• Hur kommunicerar ni det övergripande målet med ert projekt?
• Hur kommunicerar ni hur projektet dockar in i det specifika målet för Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak som ni har valt?
• Hur säkerställer ni att er kommunikation når ut till era målgrupper?
  

Mål

• Vad vill ni att målgrupperna ska kunna (kunskap)
• Vad vill ni att målgrupperna ska tycka (attityd)
• Vad vill ni att målgrupperna ska göra (beteende)
  

Målgrupper

• Vilka är projektets interna och externa målgrupper?
• Vilka målgrupper finns på lokal, regional, nationell och europeisk/internationell nivå?
• Vilka målgrupper är viktigast att nå?

Budskap

• Vilket budskap har ni?
• Finns det huvudbudskap och sekundärbudskap?
• Har ni olika budskap till olika målgrupper?

Kanaler och aktiviteter

• Vilka kanaler vill ni använda?
• Vilka kanaler är effektiva?

Exempel på kanaler och aktiviteter:

• Egna: Exempelvis brev, telefonsamtal, webb, sociala medier, nyhetsbrev.
• Köpta: Exempelvis annonser, filmer, trycksaker.
• Ej köpta: Exempelvis massmedia, samarbetspartners som regionalt tillväxtansvariga, strukturfondspartnerskap samt andra regionala aktörer.
• Egna och andras arenor: Möten, workshoppar, seminarier, konferenser, m.m.

Budget

• Hur mycket kommer kommunikationsarbetet kosta?

Uppföljning

• Hur ska resultatet av er kommunikation följas upp och utvärderas?

3.4 Utvärdera

Om ni har en budget på mer än fyra miljoner euro ska ni koppla en extern löpande projektutvärdering till ert projekt.

Projektutvärdering handlar om att fånga och beskriva hur ert projekt genomförs, och vilka resultat och effekter som det ger. Hur bidrar projektet till utvecklingen av de regioner ni verkar i och programmets mål? Vilka resultat hade uteblivit om projektet inte hade genomförts? Hur bidrar projektet till programmets mål?

Projektutvärderingen kan hjälpa er i att uppnå de resultat som ni har som målsättning. När ni utvärderar löpande kan ni styra om projektet i god tid om ni får indikationer på att målen inte kommer att nås med befintligt sätt att arbeta. Projektutvärderingen bidrar till att ni lär er av projektets genomförande och att lärdomar sprids till andra.

Ni ska redan i början av projektperioden upphandla en extern aktör som ska följa projektets genomförande på nära håll. Det kan till exempel vara ett konsultföretag eller universitet. Lead Partner och projektets styrgrupp bör delta aktivt och ta ansvar för resultaten från projektutvärderingen.

3.4.1 Så här gör ni

Upphandla i god tid för att utvärderaren ska kunna följa projektet under större delen av projekttiden.

Upphandlingen av projektutvärdering ska följa gällande regler för offentlig upphandling och andra inköp.

Ställ krav på såväl kompetens från projektets sakområde som utvärderingskompetens. Erfarenhet från utvärdering av projekt som genomförts med stöd av strukturfondsmedel bör vara särskilt meriterande. Betona vikten av professionalitet för att kunna göra de opartiska bedömningar som krävs.

Var tydlig i beställningen. Formulera övergripande frågeställningar och var tydlig med vad som är viktigt för er att få svar på. Ställ krav på anbudsgivarna att de i sina anbud beskriver hur de kommer att använda dessa frågor.

Ställ krav på att anbudsgivarna beskriver vilka metoder man kommer att använda och hur man kommer att använda dem.

Ange tidplan och var tydliga med när ni förväntar er leveranser från utvärderaren.

Ställ krav på utvärderaren att delta i aktiviteter för att skapa kunskap såväl inom projektet som spridning av resultat och effekter i projektets regionala och gränsregionala sammanhang.

Projektutvärderaren ska delta i aktiviteter som programmets utvärderare bjuder in till.

Ange ett takpris och ställ krav på ungefärligt antal timmar som ni vill att utvärderaren ska lägga på projektet.

3.4.2 Vad bör utvärderingen innehålla?

Ni bör vara tydliga kring utvärderingens syfte och innehåll i uppdraget till den externa utvärderaren redan från början. Utvärderingen ska fokusera på projektets resultat och effekter. Det kan innebära att utvärderingen tittar på något eller några av följande perspektiv:

Mål och resultat

Projektlogiken är sambandet mellan projektets gränsregionala utmaning, aktiviteter och mål. Hur är det tänkt att projektet ska nå sina mål? Ligger de genomförda aktiviteterna i linje med projektlogiken? Vilka dokumenterade utfall och resultat har projektet lett till? Leder de genomförda aktiviteterna till att projektets mål uppnås? Anser projektets målgrupp att insatserna bidrar till att lösa de problem eller uppnå den utveckling som eftersträvas? Hur bidrar projektet till programmets mål? Hur bidrar projektet till FN:s globala mål? Hur bidrar den gränsregionala dimensionen till projektets resultat, processer och spridning? Hur bidrar näringslivets deltagande och hållbarhetsaspekterna till projektets resultat och effekter?

Långsiktiga effekter

Vilka förväntade långsiktiga effekter förväntas projektet leda till? Är dessa observerade långsiktiga effekter gränsregionala och bestående över tid?

Resultatens överlevnad

Hur ska projektet ge avtryck i den regionala och gränsregionala miljön? Är projektet relevant för det sammanhang det finns i? I vilken grad passar projektet och projektets aktiviteter med andra projekt eller annat som händer i projektets omvärld? Vem eller vilka kan ta vid där projektet slutar, föra resultaten vidare och bidra till långsiktiga effekter?

Kunskapsutveckling

Hur använder ni kommunikation i projektet och hur sprider ni kunskap för att nå målen bättre?

3.4.3 Ni ska delta i programmets utvärdering

På samma sätt som att ert projekt utvärderas kommer hela Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak att utvärderas med fokus på resultat och effekter och bidrag till regional och gränsregional utveckling. Denna programutvärdering kommer att ske i dialog med beslutade projekt. Båda ni och ert projekts utvärderare ska därför medverka i de aktiviteter som programmets utvärderare bjuder in till.

3.4.4 Budget för utvärdering

Det finns inget krav på hur mycket pengar ni lägger på den externa utvärderingen. Fokus bör vara på kvalitén och att utvärderingen fokuserar på att värdera projektets resultat och effekter. Uppföljning av utvärderingens resultat kommer att göras genom lägesrapporterna.

3.5 Skriva lägesrapport och slutrapport

Ni ska lämna in en gemensam lägesrapport var sjätte månad. Rapporten beskriver vilka aktiviteter ni har haft under redovisningsperioden och hur de bidrar till projektets mål. Syftet med lägesrapporterna är att kontrollera att projektet genomförs enligt ansökan och beslut. Lägesrapporterna fungerar också som ett underlag för att ansöka om utbetalning från programmet.

Lägesrapporten ska skrivas i Min Ansökan löpande under 6-månadersperioden. Direkt efter periodens slut ska en PDF-version av lägesrapporten skickas till respektive projekts rådgivare. PDF-versionen hämtas via Min Ansökan. När lägesrapporten är godkänd av rådgivaren kan projektet gå vidare med Ansökan om utbetalning och samtidigt formellt skicka in lägesrapporten i Min Ansökan.
Vid varje lägesrapportering ska norsk projektägare fylla i de fält som berör statusrapportering i Regionalforvaltning.no. Norsk projektägare ska också lägga till den projektgemensamma lägesrapporten som en bilaga i Regionalforvalning.no.

Rapportens innehåll

• Lägesrapporten ska analysera och kommentera:
• Resultat och utfall
• Långsiktiga effekter och koppling till globala mål
• Hållbarhetsområdenas betydelse för resultatet
• Aktivitetsindikatorer
• Uppföljning, utvärdering och lärande
• Gränsregionalt mervärde
• Näringslivets medverkan
• Genomförda arbetspaket och aktiviteter
• Förändringar och avvikelser jämfört med beslut om stöd
  

Ytterligare information om vad som ska ingå i rapporten framgår av formuläret för lägesrapport i Min Ansökan.

Utfall för aktivitetsindikatorer som rapporteras med organisationsnummer/cvr-nummer ska anges för den aktuella perioden. Utfallet för aktivitetsindikatorer som inte rapporteras med organisationsnummer/cvr-nummer ska aggregeras och det totala antalet för projektet rapporteras in varje period. Ange hur ni kommer fram till utfallet i kommentarsfältet.

I samband med slutredovisning ska slutrapport bifogas i ansökan om utbetalning. Det finns ett särskilt formulär för slutrapporter i Min Ansökan. Slutrapporten ska summera hela projektperioden. I slutrapporten ska också utfall för valda resultatindikatorer anges. I övrigt gäller samma instruktioner för hur slutrapporten ska skickas in som för lägesrapporten.

Förprojekt ska endast lämna slutrapport vid projektets avslut. Det finns ett särskilt formulär för förprojekts slutrapporter i Min Ansökan. Förprojekt rapporterar endast på en indikator – aktivitetsindikatorn Organisationer som samarbetar över gränserna. I övrigt gäller samma instruktioner för hur slutrapporten för förprojekt ska skickas in som för läges- och slutrapporter för huvudprojekt.

3.6 Ansöka om utbetalning

Er ansökan om utbetalning görs i Min ansökan efter varje rapporteringsperiod. Norsk projektägare är ansvarig för de norska kostnaderna, där ansökan skickas in i regionalförvaltning.no.

3.6.1 Ansökan om utbetalning - steg för steg

Här kan du läsa översiktligt om processen för att ansöka om utbetalning.

Projektets redovisningsperioder

Ert projekt består av ett antal redovisningsperioder som anges i ert beslut om stöd. Alla projektpartner ska i varje redovisningsperiodperiod löpande dokumentera aktiviteter kopplade till projektet och samla in de underlag som krävs för att kunna ansöka om utbetalning. Vilka bilagor som är relevanta kan skilja sig beroende på om man rapporterar faktiska kostnader eller använder något av de förenklade redovisningsalternativen.

Lägesrapport

Innan ansökan om utbetalning skickas in ska ni sammanställa en gemensam lägesrapport. Lägesrapporten ska skickas till projektets rådgivare på programsekretariatet så snart som möjligt efter redovisningsperiodens slut. Rådgivaren kan eventuellt begära komplettering eller godkänna lägesrapporten och när projektet har allt material samlat går ni vidare till nästa steg, att skicka in er ansökan om utbetalning.

Skicka in ansökan om utbetalning

Det är Lead partner som är ansvarig för att sammanställa projektets svenska och danska kostnader från den senaste redovisningsperioden och ladda upp dem tillsammans med lägesrapporten och relevanta bilagor för samma period i Min ansökan. På norsk sida är det norsk projektägare som ansvarar för att sammanställa och ladda upp kostnaderna i regionalforvaltning.no.

Granskning av kostnader

När projektet skickat in ansökan om utbetalning granskas underlaget av nationella kontrollanter i Sverige och Danmark. Granskarna kan begära in ytterligare underlag om något saknas. Om en kostnad inte anses vara stödberättigad stryks den från ansökan om utbetalning. När granskningen är klar utfärdas ett intyg för varje projektpartner där det framgår vilka kostnader som godkänts och om kostnader har strukits. Det är först när alla projektpartner mottagit intyg från nationell kontrollant som stödet kan betalas ut av programmet.

Utbetalning

När granskningen är klar, betalar programmet ut det stöd som godkänts till Lead partner som i sin tur fördelar det mellan projektets övriga partner.

3.6.2 Valuta

Lead partner skickar in ansökan om utbetalning i lokal valuta, sedan räknas kursen om från SEK och DKK till euro i Min ansökan. Växelkursen fastställs den månad ni skickar in er ansökan om utbetalning.

På norsk sida görs ansökan om utbetalning och utbetalning i NOK.

3.6.3 Bilagor

I er ansökan om utbetalning ska ni bifoga bilagor, vilka bilagor/underlag som är aktuella beror på vilken period projektet är i, vilka kostnader ni har haft samt vilken redovisningsmetod projektet valt.

Dokumentation av projektets utgifter

För att få stöd för era utgifter måste det finnas underlag i form av fakturor, övriga verifikat och annan dokumentation, detta för att kunna visa att utgifterna är stödberättigande och nödvändiga för projektets genomförande.

Fakturor, anställningskontrakt, lönespecifikationer och annan dokumentation ska sparas hos den organisation där utgiften bokförs och betalas. All dokumentation, inklusive anställningskontrakt och upplysningar om lön, ska finnas tillgänglig för nationella kontrollanter och ska på begäran skickas till nationell kontrollant. Vilka underlag som ska finnas, beror på redovisningsmetod och vilka kostnader man redovisat. Ni finner information om det under bilagor samt under varje kostnadsslag i kapitel 5.

Endast vid första ansökan:

• Partnerskapsavtal
• Bekräftelse av åtaganden
• Kommunikationsplan
• Bekräftelse av Lead partners bankkonto (BIC och IBAN)
• Frågeformulär för svenska projektpartner

Vid varje ansökan om utbetalning ska ni bifoga:

• Lägesrapport
  
• Signeringsunderlag (detta genereras när ni skickat in er ansökan om utbetalning)

Bilagor som ska skickas in i vid ansökan om utbetalning:

Endast vid sista ansökan:

• Slutrapport
• Fakturor för danska revisionskostnader

3.6.4 Spenderingstakt

Ni ska förbruka det beviljade stödet enligt plan i budget samt rekvirera regelbundet. I beslutet är det angivet när ni ska rekvirera och hur många gånger per år. Det beviljade stödet kan reduceras eller annulleras om ni inte ansöker om utbetalning enligt beslut, eller inte förbrukar medel enligt budget.

3.7 Revision

Ert projekt kan kontrolleras av olika instanser under projektets gång. Nationella kontrollanter, förvaltande myndighet, sekretariatet, revisionsmyndigheten för programmet, nationella myndigheter och EU-myndigheter har rätt att följa arbetet och ta del av handlingar och bokföring som ger upplysning om ert projekt.

3.7.1 Nationell kontroll

Nationella kontrollanter ska godkänna projektets utgifter innan utbetalning av stöd.

• I Danmark utförs kontrollen av en revisionsfirma, PricewaterhouseCoopers (PwC). Danska partner betalar för den nationella kontrollen, som är en stödberättigande utgift.
  
• I Norge är det förvaltande organisation (Viken Fylkeskommune) som utför granskning av norska projektpartner. I samband med projektens slutredovisning görs även en kontroll som utförs av den revisor som norsk projektägare normalt anlitar. Norska partner betalar för slutrevisionen, som är en stödberättigande utgift.
  
• I Sverige har Tillväxtverket, en statlig myndighet, fått uppdraget att granska svenska projektpartners utgifter. Granskningen är avgiftsfri för stödmottagarna.

Den nationella kontrollen består dels av en administrativ kontroll som utförs på alla projektpartner vid varje redovisningstillfälle, dels av kontroll på plats som utförs på ett urval av projekten.

Syftet med kontroll på plats är att verifiera aktiviteter, levererade varor, tjänster och investeringar, att informationsplikten följs, samt få en bekräftelse på att redovisade räkenskapsunderlag är korrekta och att villkor för förenklade redovisningsalternativ är uppfyllda.

Varför godkänns inte utgifterna?

De vanligaste orsakerna till att utgifter underkänns av nationell kontroll är att:

• De faktiska utgifterna inte är redovisade i en projektspecifik bokföring.
• Utgifter har uppkommit innan/efter projektperioden. Tjänster/varor måste vara levererade under projektperioden. Det är inte tillåtet att förskottsbetala en tjänst/vara för att utgiften ska hamna inom projektperioden.
• Programmets logo med Europeiska unionens emblem saknas.
• Tjänster/varor är inte korrekt upphandlade eller dokumentation saknas för hur upphandlingen gjorts.
• Utgifterna är inte projektrelaterade.
• Dokumentation saknas för hur utgifterna är kopplade till projektet.
• Ofullständig tidredovisning för arbetad tid inom projektet.

3.7.2 Utbetalning av stöd

Utbetalning av stöd sker alltid i efterskott utifrån de kostnader som ni har upparbetat. Ni bör planera för likviditeten i projektet eftersom utbetalning sker efter att ni har skickat in ansökan om utbetalning, nationell kontroll har godkänt kostnaderna och sekretariatet har behandlat ansökan. I Norge är det norsk förvaltande organisation som granskar och handlägger ansökan om utbetalning.

När sker utbetalning?

• Nationell kontroll: Granskning ska ha gjorts inom 3 månader från att komplett material har skickats in från stödmottagaren.
• Sekretariatet: Utbetalningen ska ske senast 80 dagar efter det datum när sekretariatet har mottagit en komplett ansökan om utbetalning.

Processen för utbetalning kan gå fortare om ni skickar in ett komplett och välstrukturerat material.

3.7.3 Överklaga beslut om utbetalning

Om Förvaltande Myndighet i sitt beslut om utbetalning har underkänt utgifter kan beslutet överklagas.

Utgifter som inte har godkänts av nationell kontroll framgår som differensen mellan reviderade och godkända stödberättigande utgifter i partnerns granskningsintyg (SE) respektive regnskabserklæring (DK).

Överklagan sker genom skriftlig handling från Lead partner (klaganden), som ska ha inkommit till Tillväxtverket, Box 3034, 831 03 Östersund, Sverige, inom tre veckor från den dag då Lead partnern tog del av beslutet. Detta avser även underkända utgifter som har uppkommit hos övriga projektpartner.

I skrivelsen ska Lead partner (klaganden) ange vilket beslut som överklagas och den ändring i beslutet som begärs. Ärendet avgörs av förvaltningsrätten i Stockholm.

Överklagan av beslut om utbetalning i Norge skickas till norsk forvaltande organisation, Viken fylkeskommune. Överklagan sker genom skriftlig handling från norsk projektägare som ska ha inkommit till Viken fylkeskommune inom tre veckor från den dag då norsk projektägare tog del av beslutet eller medlen är mottagna.

3.7.4 Second level control

Revisionsmyndigheten (Ekonomistyrningsverket, Stockholm) är ansvarig för övervakning av programmets nationella kontroll och utför vissa direktkontroller (stickprov) av programmets projekt i Sverige. Motsvarande kontroller utförs av Erhvervsstyrelsen i Danmark.

I Norge har norsk förvaltande organisation, Viken fylkeskommune, Riksrevisjonen och Kommunal- og distriktsdepartementet tillstånd att genomföra kontroll av att stödet förbrukas enligt programmets regler.

3.7.5 Felaktig utbetalning och återkrav

Om stöd betalats ut felaktigt till en projektpartner kommer programmet att återkräva det felaktigt utbetalda stödet. Om stödet gäller en annan partner än Lead partner kommer återkravet ändå riktas mot Lead partner som i sin tur återkräver beloppet från den ansvariga projektpartnern.

Det kan handla om utgifter som har underkänts av revisionsmyndigheten (i samband med ”second level control”) eller som av andra skäl har blivit utbetalade trots att de inte varit stödberättigande och upptäcks i ett senare skede i projektet.

Stöd som utbetalats felaktigt för utgift, som inte är stödberättigande, får inte användas för andra utgifter i projektet.

Observera att utgifter som underkänns av nationell kontrollant i samband med granskning, som inte är utbetalda, inte omfattas av denna regel.

3.8 Dokumentera och arkivera

Alla partner i projektet ska hålla handlingar och uppgifter som kan ge upplysningar om projektet, inklusive räkenskapsinformation, tillgängliga under 5 år räknat från den 31 december det år då stödmottagaren tar emot den sista utbetalningen från förvaltande myndighet. Detta gäller om inte annat anges i beslutet om stöd.

De projektpartner som berörs av statsstöd ska hålla handlingar tillgängliga i 10 år efter att Lead partner och Norsk Projektägare erhållit beslut om stöd. Detta gäller om inte annat anges i beslutet om stöd.

Alla partner ska bevara dokument i form av original, bestyrkta kopior eller på allmänt godkända databärare.

Handlingar och uppgifter ska vara tillgängliga för förvaltande myndighet, norsk förvaltande organisation, sekretariatet, revisionsmyndigheten för programmet, nationella och EU-myndigheter, revisions- och kontrollorgan, EU-kommissionen och Europeiska revisionsrätten, eller annan av dessa organ utsedd person.

Tidsperioderna kan avbrytas vid rättsliga förfaranden eller efter begäran från Kommissionen.

Om din verksamhet omorganiseras eller ändras ska det framgå av arkiv och dokumentationsplaner var originalverifikationer återfinns.

Samtliga projektets partner har ansvaret för att regler om dokumentation och arkivering följs.

3.9 Projektändringar

Om förutsättningarna för att genomföra projektet förändras måste ni informera sekretariatet omedelbart. Vissa ändringar kräver ett formellt beslut, medan andra ändringar av mindre betydelse kan genomföras efter att sekretariatet har informerats. Om ni är osäkra på vad som gäller bör ni kontakta sekretariatet. Information om ändringar av projektet ska lämnas skriftligen.

3.9.1 Ändringar som kräver ett godkännande genom ändring av beslut om stöd

• Ändring av projektets inriktning.
• Väsentliga ändringar i projektets budget, tids- och aktivitetsplan, som påverkar uppsatta mål och förväntade resultat.
• Ändrad finansiering.
• Väsentliga ändringar i projektets organisation, till exempel om en partner lämnar eller tillkommer.
• Andra väsentliga ändringar som påverkar möjligheterna att genomföra projektet.

3.9.2 Ändrade förutsättningar

Om den ekonomiska, administrativa eller operativa förmågan att genomföra projektet har försämrats hos projektets organisation, eller om förutsättningarna för nyttjande av projektresultatet minskat i väsentlig omfattning, får ni inte fortsätta att driva projektet, utan att förvaltande myndighet skriftligen godkänner det. Detsamma gäller om det uppkommer tekniska, ekonomiska eller andra omständigheter som har väsentlig inverkan på projektets genomförande.

3.9.3 Avvikelse mot budget

En avvikelse mot budget som inte överstiger 20 procent i ett enskilt kostnadsslag bedöms inte vara väsentlig och därmed behövs inte något ändringsbeslut göras. En sådan mindre avvikelse mot budget ska i stället kommenteras i läges- eller slutrapporten.

En avvikelse mot budget som överstiger 20 procent i ett enskilt kostnadsslag behöver inte nödvändigtvis leda till att ett ändringsbeslut ska göras. En bedömning görs av sekretariatet från fall till fall. Tänk på att en ändring av budgeten normalt inte beviljas om projektet inte redovisat några kostnader än. Man ska påvisa ett faktiskt behov innan en formell ändring görs av budgeten, dvs. att redovisade kostnader överstiger en budgetlinje.

3.9.4 Ändringar där det inte krävs något godkännande

Om ändringen avser något av det som anges nedan krävs det inget godkännande, men ni ska ändå snarast informera sekretariatet skriftligen om ändringen:

• stödmottagares namn
• stödmottagares adress
• stödmottagares plusgiro eller bankgiro
• behörig företrädare för stödmottagare, eller
• andra uppgifter som har betydelse i projektet.

3.10 Avsluta

I nedanstående lista finner ni ett antal punkter att beakta för att underlätta avslut av ert projekt och för att ni ska följa regelverket.

Säkerställ att:

• Det finns de personalresurser som behövs, även efter projektets slutdatum för genomförande, för att avsluta projektet och sammanställa slutredovisning.
• Ni förbereder projektets sista ansökan om utbetalning, inklusive slutrapport i god tid före utsatt slutdatum.
• Alla kostnader är betalda inom projektperioden.
• Alla underlag till ansökan om utbetalning är tillgängliga.
• Ni har sammanställt och kan dokumentera utfallet av projektets indikatorer. Observera att ni ska registrera organisationsnummer för indikatorn ”företag som har fått stöd” i Min ansökan.
• Arkivering och dokumentation följer gällande villkor.
• Ni uppfyller formella krav på att informera om stödet.
• Slutrapporten från extern utvärderare kommer in i tid, om projektet har ett särskilt villkor om extern utvärdering.
• Ni, i förekommande fall, följer de särskilda regler om insatsers varaktighet, som gäller för investeringar i infrastruktur eller produktiva investeringar.