3 Genomföra projekt

Här får du praktiska råd och kan läsa om hur det går till att genomföra projekt som får stöd från programmet.

3.1 Starta projektet

Texter kommer i nästa version av handboken.

3.2 Skriv partnerskapsavtal

Texter kommer i nästa version av handboken.

3.3 Informera om projektet

Det finns ett behov av att nå ut och berätta om de resultat som har realiserats inom Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak – till beslutsfattare och ytterst till medborgarna. För att vi tillsammans ska kunna visa vilken nytta EU-finansierade medel gör i samhället samlar programmets medarbetare in statistik och kopplar denna till FN:s globala mål.

Ni kan bidra genom att ert projekt besvarar de frågor som analysbyrån WSP ställer till projektledarna kring resultaten var sjätte månad. Era svar utgör grunden för den statistik som vi publicerar på programmets hemsida. Har ert projekt inte svarat på frågorna så syns ni inte i statistiken. För ytterligare information om frågorna och för att svara på enkäten, läs vidare på programmets hemsida under rubriken ”gränslösa resultat”.

Värdeskapande kommunikation

Erfarenheter från tidigare Interregprogram visar att framgångsrika projekt i många fall har arbetat strukturerat med kommunikation. Tydlig kommunikation med fokus på projektets resultat skapar värden och kunskap. Inte bara för de deltagande organisationerna, utan också för Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak och för EU.

Genom att arbeta med kommunikation, internt och externt, fokuserar ni samtidigt på projektets problemställning och de aktiviteter som ska genomföras för att nå uppsatta mål.

Kommunikation ska vara en integrerad del av projektet. Genom att integrera kommunikation i övriga aktiviteter kommer sammanhanget mellan projektets mål och de medel som ska användas för att uppnå målen att bli tydligare.

Genom att på ett tidigt stadium definiera behovet av projektet internt och externt, med en kommunikationsplan som har tydliga budskap, har ni kommet en god bit på väg. Med tydliga budskap kan ni stärka förankringen i partnerskapet, underlätta att få finansiering och att få resurser till projektet.

3.3.1 Formella krav på att informera om stödet

Enligt de förordningar som reglerar genomförandet av projekten är varje partner som deltar i projektet skyldiga att informera om stödet från Europeiska regionala utvecklingsfonden och Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak. Observera att förvaltande myndighet, med beaktande av proportionalitetsprincipen, ska återkräva upp till 2 % av stödet från stödmottagare som inte uppfyller nedanstående informationskrav.

Varje partner i projektet är skyldig att informera om stödet från Europeiska regionala utvecklingsfonden genom att:

  • Kort beskriva projektet, dess mål och resultat på ett sätt som står i proportion till stödet från programmet. Beskrivningen ska finnas på projektets webbplats samt på varje partners webbplats och ska framhäva det ekonomiska stödet från programmet. På webbplatsens startsida ska logotypen för Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak vara väl synlig utan att besökaren behöver skrolla.
  • Använda logotypen för Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak i dokument och kommunikationsmaterial som riktar sig till allmänheten, projektdeltagarna eller övriga målgrupper, för att på ett tydligt sätt framhäva att stödet kommer från Interreg.
    Logotypen ska användas enligt anvisningar i avsnitt 3.3.2.
  • Sätta upp hållbara skyltar eller anslagstavlor som är tydligt synbara för allmänheten och som visar unionens emblem i enlighet med de egenskaper som anges i avsnitt 3.3.2 ”anvisningar för att använda logotypen”. Detta ska göras så snart det praktiska genomförandet av en Interreginsats som innebär fysiska investeringar eller inköp av utrustning inleds eller inköpt utrustning installeras, om den totala kostnaden för projektet överstiger 100 000 euro.

    Stödmottagare som inte omfattas av ovanstående stycke ska sätta upp minst en affisch eller elektronisk bildskärm med information om projektet på offentlig plats. Affischen, måste vara i minst A3-format och bildskärmen minst 22 tum samt i 16:9-format. På affischen eller bildskärmen ska det ska framgå att projektet har fått stöd från Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak. Affisch och bild till elektronisk bildskärm tillhandahålls av Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak.
  • För projekt av strategisk betydelse och projekt vars EU-budget överstiger
    5 000 000 euro anordna ett informationsevenemang som i god tid involverar kommissionen och förvaltande myndighet.

Termen Interreg ska användas intill unionens emblem i enlighet med avsnitt 3.3.2 anvisningar för att använda logotypen.

3.3.2 Anvisningar för att använda logotypen

Logons uppbyggnad

Alla Interreg-program delar samma varumärke: Interreg. Även grunderna för logon är gemensamma, utöver programnamnet som placeras vänsterställt undertill.

Logon i tre varianter.

Logon kommer i tre varianter: 1) standardvariant, 2) med vit text, 3) svartvit.

Projekt bör i första hand använda standardvarianten (1), men den bör bara användas mot vit eller ljus bakgrund. Mot mörkare bakgrunder går det att använda en alternativ variant med vit text (2). Ett tredje alternativ finns, men enbart för de tillfällen det endast går att återge logon i svartvitt (3).

Friyta

För att vår logo alltid ska avläsas tydligt ska det finnas en friyta runt den där varken text eller bild får förekomma. Marginalen baseras på avståndet mellan Interreg och flaggan (M). Om möjligt får det gärna vara mer fritt utrymme runt.

Logon ska ha en friyta.

Logon ska ha en friyta runtomkring motsvarande avståndet mellan Interreg och flaggan (M).

Minsta storlek

Logon innehåller mycket text och olika element. För synlighetens skull är det därför viktigt att den inte återges i för liten storlek.

Minsta storlek på logon.

Minsta bredd inkluderar logons alla delar.

I tabellen redovisas rekommenderade storlekar för olika media. Storleken för tryck och Powerpoint utgår från förordningskravet om att minsta höjd på EU-flaggan måste vara 10 millimeter. För särskilda saker, som pennor eller visitkort, får flaggan återges i en mindre storlek. Storlekarna avser hela logons bredd. Storlekarna finns också angiven inklusive friyta.

Rekommenderade minsta storlekar

Media

Minsta bredd

Inkl. friyta

Tryck – A5 och större

88 mm

98 mm

Tryck – Visitkort

44 mm

49 mm

Powerpoint

88 mm

98 mm

Skärm – Smartphone/tablet

400 px

445 px

Skärm – Desktop

500 px

555 px

Video – HD

500 px

555 px

Video – SD

400 px

445 px

Alla storlekar avser logon med engelsk eller svensk medfinansieringstext. För logo med dansk eller norsk medfinansieringstext ska du multiplicera respektive storlek med 1,05.. Läs mer om språkvarianterna under ”Nationell anpassning”.

Format för olika ändamål

I logo-filen som finns att ladda ner via verktyg på interreg-oks.eu finns logon i flera olika filformat.

  • Välj helst SVG för webbsidor, dokument och presentationer.
  • Välj helst PDF för tryck. I andra hand EPS.

Placering av logon

Logon ska vara framträdande placerad på allt kommunikationsmaterial som rör genomförandet av projektet och som är avsett för deltagarna i projektet eller allmänheten.

Logon ska om möjligt alltid placeras direkt mot marginalen och där det övre vänstra hörnet är att föredra (se exempel). Använd om möjligt en marginal som överstiger friytan kring logon. Flaggans bredd är ett bra avstånd. När vår logo används tillsammans med andra aktörers logotyper bör den vara minst lika hög som de övrigas.

Logons placering.

Placera helst logon i det övre vänstra hörnet.

Exempel på användning

Logon avläses bäst mot helt vita eller ljusa bakgrunder. Om den används på en bildyta så gäller samma principer, placera den mot ett lugnt och ljust område.

Logon på ljusa bakgrunder.

Logon på ljusa bakgrunder.

Mot mörka bakgrunder används med fördel en vit bakgrundsplatta. Alternativt kan den vita l ogon användas. Samma principer gäller för den monokroma varianten.

Logon på mörka bakgrunder.

Logon på mörka bakgrunder.

Ändra aldrig på något sätt logons delar eller sammansättning och placera alltid logon med en friyta runt.

Felaktig hantering och användning av logon.

Felaktig hantering och användning av logon.

Nationell anpassning

Utöver den engelska texten om medfinansiering till höger om EU-flaggan, finns det alternativ för logon på programmets olika språk. Välj den som passar bäst utifrån vilken målgrupp som kommunikationen är riktad till.

Logon på danska.

Logon på danska.

Logon på svenska.

Logon på svenska.

Logon på norska.

Logon på norska.

Logon på engelska.

Logon på engelska.

Logo-filen

De fyra olika språkversionerna finns i tre varianter vardera samt i olika filformat, i den logo-fil som kan laddas ner via verktyg på interreg-oks.eu.

3.3.3 Kommunikationsplan och kommunikationsvarig

Varje projekt ska utarbeta en kommunikationsplan och utse en kommunikationsansvarig för projektet. Kommunikationsplanen ska skickas in i samband med projektets första ansökan om utbetalning.

Kommunikationsplanen bör innehålla följande delar:

Bakgrund

  • Hur kan er kommunikation hjälpa er att uppnå ert projekts mål?
  • Ert övergripande syfte med ert kommunikationsarbete.
  • Ert övergripande mål med ert kommunikationsarbete.

Nuläge

  • Hur kommunicerar projektets olika partner idag?
  • Vad påverkar att kommunikationen ser ut som den gör?
  • Hur kommunicerar liknande projekt?
  • Kan ni utnyttja kommunikationen bättre?
  • Ta med eventuella tidigare erfarenheter inom Interreg-projekt, om ni har sådana.

Strategi

  • Vilka särskilda insatser kommer ni att fokusera på i er kommunikation?
  • Hur kommunicerar ni det övergripande målet med ert projekt?
  • Hur kommunicerar ni hur projektet dockar in i det specifika målet för Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak som ni har valt?
  • Hur säkerställer ni att er kommunikation når ut till era målgrupper?

Mål

  • Vad vill ni att målgrupperna ska kunna (kunskap)
  • Vad vill ni att målgrupperna ska tycka (attityd)
  • Vad vill ni att målgrupperna ska göra (beteende)

Målgrupper

  • Vilka är projektets interna och externa målgrupper?
  • Vilka målgrupper finns på lokal, regional, nationell och europeisk/internationell nivå?
  • Vilka målgrupper är viktigast att nå?

Budskap

  • Vilket budskap har ni?
  • Finns det huvudbudskap och sekundärbudskap?
  • Har ni olika budskap till olika målgrupper?

Kanaler och aktiviteter

  • Vilka kanaler vill ni använda?
  • Vilka kanaler är effektiva?

Exempel på kanaler och aktiviteter:

  • Egna: Exempelvis brev, telefonsamtal, webb, sociala medier, nyhetsbrev.
  • Köpta: Exempelvis annonser, filmer, trycksaker.
  • Ej köpta: Exempelvis massmedia, samarbetspartners som regionalt tillväxtansvariga, strukturfondspartnerskap samt andra regionala aktörer.
  • Egna och andras arenor: Möten, workshoppar, seminarier, konferenser, m.m.

Budget

  • Hur mycket kommer kommunikationsarbetet kosta?

Uppföljning

  • Hur ska resultatet av er kommunikation följas upp och utvärderas?

3.4 Utvärdera

Texter kommer i nästa version av handboken.

3.5 Skriva lägesrapport

Texter kommer i nästa version av handboken.

3.6 Ansöka om utbetalning

Er ansökan om utbetalning görs i Min ansökan efter varje rapporteringsperiod. Norsk projektägare är ansvarig för de norska kostnaderna, där ansökan skickas in i regionalförvaltning.no.

3.6.1 Ansökan om utbetalning - steg för steg

Här kan du läsa översiktligt om processen för att ansöka om utbetalning.

Projektets redovisningsperioder

Ert projekt består av ett antal redovisningsperioder som anges i ert beslut om stöd. Alla projektpartner ska i varje redovisningsperiodperiod löpande dokumentera aktiviteter kopplade till projektet och samla in de underlag som krävs för att kunna ansöka om utbetalning. Vilka bilagor som är relevanta kan skilja sig beroende på om man rapporterar faktiska kostnader eller använder något av de förenklade redovisningsalternativen.

Lägesrapport

Innan ansökan om utbetalning skickas in ska ni sammanställa en gemensam lägesrapport. Lägesrapporten ska skickas till projektets rådgivare på programsekretariatet så snart som möjligt efter redovisningsperiodens slut. Rådgivaren kan eventuellt begära komplettering eller godkänna lägesrapporten och när projektet har allt material samlat går ni vidare till nästa steg, att skicka in er ansökan om utbetalning.

Skicka in ansökan om utbetalning

Det är Lead partner som är ansvarig för att sammanställa projektets svenska och danska kostnader från den senaste redovisningsperioden och ladda upp dem tillsammans med lägesrapporten och relevanta bilagor för samma period i Min ansökan. På norsk sida är det norsk projektägare som ansvarar för att sammanställa och ladda upp kostnaderna i regionalforvaltning.no.

Granskning av kostnader

När projektet skickat in ansökan om utbetalning granskas underlaget av nationella kontrollanter i Sverige och Danmark. Granskarna kan begära in ytterligare underlag om något saknas. Om en kostnad inte anses vara stödberättigad stryks den från ansökan om utbetalning. När granskningen är klar utfärdas ett intyg för varje projektpartner där det framgår vilka kostnader som godkänts och om kostnader har strukits. Det är först när alla projektpartner mottagit intyg från nationell kontrollant som stödet kan betalas ut av programmet.

Utbetalning

När granskningen är klar, betalar programmet ut det stöd som godkänts till Lead partner som i sin tur fördelar det mellan projektets övriga partner.

3.6.2 Valuta

Lead partner skickar in ansökan om utbetalning i lokal valuta, sedan räknas kursen om från SEK och DKK till euro i Min ansökan. Växelkursen fastställs den månad ni skickar in er ansökan om utbetalning.

På norsk sida görs ansökan om utbetalning och utbetalning i NOK.

3.6.3 Bilagor

I er ansökan om utbetalning ska ni bifoga bilagor, vilka bilagor/underlag som är aktuella beror på vilken period projektet är i, vilka kostnader ni har haft samt vilken redovisningsmetod projektet valt.

Dokumentation av projektets utgifter

För att få stöd för era utgifter måste det finnas underlag i form av fakturor, övriga verifikat och annan dokumentation, detta för att kunna visa att utgifterna är stödberättigande och nödvändiga för projektets genomförande.

Fakturor, anställningskontrakt, lönespecifikationer och annan dokumentation ska sparas hos den organisation där utgiften bokförs och betalas. All dokumentation, inklusive anställningskontrakt och upplysningar om lön, ska finnas tillgänglig för nationella kontrollanter och ska på begäran skickas till nationell kontrollant. Vilka underlag som ska finnas, beror på redovisningsmetod och vilka kostnader man redovisat. Ni finner information om det under bilagor samt under varje kostnadsslag i kapitel 5.

Endast vid första ansökan:

  • Partnerskapsavtal
  • Kommunikationsplan
  • Bekräftelse av Lead partners bankkonto (BIC och IBAN)
  • Frågeformulär för svenska projektpartner

Vid varje ansökan om utbetalning ska ni bifoga:

  • Lägesrapport
  • Sammanställning projektkostnader
  • Signeringsunderlag (detta genereras när ni skickat in er ansökan om utbetalning)

Bilagor som ska skickas in i vid ansökan om utbetalning:

Bilagor för svenska projektpartner

Bilagor för danska projektpartner

Projektspecifik huvudbok

Projektspecifik huvudbok

Avstämning mellan bokföring i huvudbok och redovisade kostnader i ansökan om utbetalning

Avstämning mellan bokföring i huvudbok och redovisade kostnader i ansökan om utbetalning

Intyg periodräkenskaper

Intyg periodräkenskaper

I första rapporteringsperioden: skickas samtliga övriga bilagor in

Övrigt underlag begärs in via stickprov

I resterande rapporteringsperioder: begärs övrigt underlag in via stickprov


Endast vid sista ansökan:

  • Slutrapport
  • Fakturor för danska revisionskostnader

3.6.4 Spenderingstakt

Ni ska förbruka det beviljade stödet enligt plan i budget samt rekvirera regelbundet. I beslutet är det angivet när ni ska rekvirera och hur många gånger per år. Det beviljade stödet kan reduceras eller annulleras om ni inte ansöker om utbetalning enligt beslut, eller inte förbrukar medel enligt budget.

3.7 Revision

Ert projekt kan kontrolleras av olika instanser under projektets gång. Nationella kontrollanter, förvaltande myndighet, sekretariatet, revisionsmyndigheten för programmet, nationella myndigheter och EU-myndigheter har rätt att följa arbetet och ta del av handlingar och bokföring som ger upplysning om ert projekt.

3.7.1 Nationell kontroll

Nationella kontrollanter ska godkänna projektets utgifter innan utbetalning av stöd.

  • I Danmark utförs kontrollen av en revisionsfirma Danska partner betalar för den nationella kontrollen, som är en stödberättigande utgift.
  • I Norge är det förvaltande organisation (Viken Fylkeskommune) som utför granskning av norska projektpartner. I samband med projektens slutredovisning görs även en kontroll som utförs av den revisor som norsk projektägare normalt anlitar. Norska partner betalar för slutrevisionen, som är en stödberättigande utgift.
  • I Sverige har Tillväxtverket, en statlig myndighet, fått uppdraget att granska svenska projektpartners utgifter. Granskningen är avgiftsfri för stödmottagarna.

Den nationella kontrollen består dels av en administrativ kontroll som utförs på alla projektpartner vid varje redovisningstillfälle, dels av kontroll på plats som utförs på ett urval av projekten.

Syftet med kontroll på plats är att verifiera aktiviteter, levererade varor, tjänster och investeringar, att informationsplikten följs, samt få en bekräftelse på att redovisade räkenskapsunderlag är korrekta och att villkor för förenklade redovisningsalternativ är uppfyllda.

Varför godkänns inte utgifterna?

De vanligaste orsakerna till att utgifter underkänns av nationell kontroll är att:

  • De faktiska utgifterna inte är redovisade i en projektspecifik bokföring.
  • Utgifter har uppkommit innan/efter projektperioden. Tjänster/varor måste vara levererade under projektperioden. Det är inte tillåtet att förskottsbetala en tjänst/vara för att utgiften ska hamna inom projektperioden.
  • Programmets logo med Europeiska unionens emblem saknas.
  • Tjänster/varor är inte korrekt upphandlade eller dokumentation saknas för hur upphandlingen gjorts.
  • Utgifterna är inte projektrelaterade.
  • Dokumentation saknas för hur utgifterna är kopplade till projektet.
  • Ofullständig tidredovisning för arbetad tid inom projektet.

3.7.2 Utbetalning av stöd

Utbetalning av stöd sker alltid i efterskott utifrån de kostnader som ni har upparbetat. Ni bör planera för likviditeten i projektet eftersom utbetalning sker efter att ni har skickat in ansökan om utbetalning, nationell kontroll har godkänt kostnaderna och sekretariatet har behandlat ansökan. I Norge är det norsk förvaltande organisation som granskar och handlägger ansökan om utbetalning.

När sker utbetalning?

  • Nationell kontroll: Granskning ska ha gjorts inom 3 månader från att komplett material har skickats in från stödmottagaren.
  • Sekretariatet: Utbetalningen ska ske senast 80 dagar efter det datum när sekretariatet har mottagit en komplett ansökan om utbetalning.

Processen för utbetalning kan gå fortare om ni skickar in ett komplett och välstrukturerat material.

3.7.3 Överklaga beslut om utbetalning

Om Förvaltande Myndighet i sitt beslut om utbetalning har underkänt utgifter kan beslutet överklagas.

Utgifter som inte har godkänts av nationell kontroll framgår som differensen mellan reviderade och godkända stödberättigande utgifter i partnerns granskningsintyg (SE) respektive regnskabserklæring (DK).

Överklagan sker genom skriftlig handling från Lead partner (klaganden), som ska ha inkommit till Tillväxtverket, Box 3034, 831 03 Östersund, Sverige, inom tre veckor från den dag då Lead partnern tog del av beslutet. Detta avser även underkända utgifter som har uppkommit hos övriga projektpartner.

I skrivelsen ska Lead partner (klaganden) ange vilket beslut som överklagas och den ändring i beslutet som begärs. Ärendet avgörs av förvaltningsrätten i Stockholm.

Överklagan av beslut om utbetalning i Norge skickas till norsk forvaltande organisation, Viken fylkeskommune. Överklagan sker genom skriftlig handling från norsk projektägare som ska ha inkommit till Viken fylkeskommune inom tre veckor från den dag då norsk projektägare tog del av beslutet eller medlen är mottagna.

3.7.4 Second level control

Revisionsmyndigheten (Ekonomistyrningsverket, Stockholm) är ansvarig för övervakning av programmets nationella kontroll och utför vissa direktkontroller (stickprov) av programmets projekt i Sverige. Motsvarande kontroller utförs av Erhvervsstyrelsen i Danmark.

I Norge har norsk förvaltande organisation, Viken fylkeskommune, Riksrevisjonen och Kommunal- og distriktsdepartementet tillstånd att genomföra kontroll av att stödet förbrukas enligt programmets regler.

3.7.5 Felaktig utbetalning och återkrav

Om stöd betalats ut felaktigt till en projektpartner kommer programmet att återkräva det felaktigt utbetalda stödet. Om stödet gäller en annan partner än Lead partner kommer återkravet ändå riktas mot Lead partner som i sin tur återkräver beloppet från den ansvariga projektpartnern.

Det kan handla om utgifter som har underkänts av revisionsmyndigheten (i samband med ”second level control”) eller som av andra skäl har blivit utbetalade trots att de inte varit stödberättigande och upptäcks i ett senare skede i projektet.

Stöd som utbetalats felaktigt för utgift, som inte är stödberättigande, får inte användas för andra utgifter i projektet.

Observera att utgifter som underkänns av nationell kontrollant i samband med granskning, som inte är utbetalda, inte omfattas av denna regel.

3.8 Dokumentera och arkivera

Alla partner i projektet ska hålla handlingar och uppgifter som kan ge upplysningar om projektet, inklusive räkenskapsinformation, tillgängliga under 5 år räknat från den 31 december det år då stödmottagaren tar emot den sista utbetalningen från förvaltande myndighet. Detta gäller om inte annat anges i beslutet om stöd.

De projektpartner som berörs av statsstöd ska hålla handlingar tillgängliga i 10 år efter att Lead partner och Norsk Projektägare erhållit beslut om stöd. Detta gäller om inte annat anges i beslutet om stöd.

Alla partner ska bevara dokument i form av original, bestyrkta kopior eller på allmänt godkända databärare.

Handlingar och uppgifter ska vara tillgängliga för förvaltande myndighet, norsk förvaltande organisation, sekretariatet, revisionsmyndigheten för programmet, nationella och EU-myndigheter, revisions- och kontrollorgan, EU-kommissionen och Europeiska revisionsrätten, eller annan av dessa organ utsedd person.

Tidsperioderna kan avbrytas vid rättsliga förfaranden eller efter begäran från Kommissionen.

Om din verksamhet omorganiseras eller ändras ska det framgå av arkiv och dokumentationsplaner var originalverifikationer återfinns.

Samtliga projektets partner har ansvaret för att regler om dokumentation och arkivering följs.

3.9 Projektändringar

Texter kommer i nästa version av handboken.

3.10 Avsluta

Texter kommer i nästa version av handboken.

Hjälpte informationen på sidan dig?