Om dokumentation av marknadspris genomförs genom att begära in anbud är det ett krav att anbudsgivarna har haft samma underlag för att lämna anbud, så att det blir en verklig och jämförbar undersökning av marknadspriset.
Det innebär att du till exempel när du begär in två eller tre anbud ska förse budgivare med samma förfrågningsunderlag, samt ge budgivare samma information i eventuell vidare dialog.
Det innebär också att om du ger en budgivare ytterligare information som är relevant för att kunna lämna ett anbud ska övriga budgivare få samma uppgifter. Det rekommenderas därför att all kommunikation sker skriftligt eller att daterade anteckningar upprättas samma dag som muntlig dialog har förts.
Om du får ett anbud från en befintlig eller tidigare leverantör av samma produkt eller tjänst måste du utjämna eventuella konkurrensfördelar som denna leverantör kan ha. Om det är omöjligt eller orimligt att utjämna konkurrensfördelen, till exempel på grund av tekniska eller ekonomiska förhållanden, är inte utjämning av konkurrensfördelen ett krav. Du måste då kunna förklara varför utjämning av konkurrensfördel inte är möjlig. Det rekommenderas att bedömningen av hur konkurrensfördelen utjämnas, eller om den faller under undantaget, beskrivs i en not som bifogas övrigt underlag för dokumentation av marknadspris.
Erhvervsstyrelsen rekommenderar att man för dokumentation, vid alla köp använder formuläret ”deklaration vid köp av varor och tjänster", som finns att ladda ner från Erhvervsstyrelsens hemsida för EU-program.
Länk till annan webbplats.
Blanketten kan användas för att dokumentera att en undersökning av marknadspris har genomförts. Det är viktigt att betona att formuläret i sig inte utgör tillräcklig dokumentation för att undersökning av marknadspris har genomförts. Formuläret är ett stöd för projektet för att säkerställa att korrekt underliggande dokumentation finns, förutsatt att instruktioner och rekommendationer följs.
Underlåtenhet att följa reglerna för att dokumentera att undersökning av marknadspris har utförts, kan resultera i finansiella korrigeringar på upp till 100 procent. Storleken på orrigeringen kommer att bestämmas efter en konkret bedömning av omständigheterna i ärendet. Korrigeringen för bristande dokumentation av undersökning av marknadspris sätts vanligtvis till 25 procent.
Beloppsgräns för krav på att dokumentera marknadspris
Marknadspris ska dokumenteras innan alla köp. För att begränsa den administrativa bördan behöver stödmottagarna dock inte tillhandahålla dokumentation för att köp har skett till marknadspris för utgifter under 50 000 dkr.
Beloppsgränsen gäller endast frågan om dokumentation av marknadspris. Observera att det alltjämt förutsätts att marknadspriset har undersökts för köp som understiger 50 000 DKK.
Vid köp under 50 000 DKK måste stödmottagaren alltjämt kunna redogöra för rutiner för upphandling inom ramen för projektet, för att säkerställa att alla köp görs med sparsamhet och med en sund ekonomisk förvaltning i åtanke.
Du ska vara medveten om att beloppsgränsen endast gäller under förutsättning att det inte är tal om ett större köp som är uppdelat på flera köp eller betalningar. Ett köp som totalt överstiger 50 000 DKK kommer att omfattas av kravet på dokumentation av marknadspris, även om de enskilda betalningarna individuellt ligger under beloppsgränsen. Det är därför viktigt att ni inför ett köp bedömer den totala kostnaden för produkten eller tjänsten.
Anbudslagen
En privat ekonomisk partners köp i samband med bygg- och anläggningsinvesteringar omfattas av reglerna i anbudslagen.
Detta innebär att sådana köp måste göras genom offentlig eller begränsad upphandling (licitation) eller genom att köparen begär in ett flera anbud (underhåndsbud). Förfarandet för sådan upphandling (licitation) och ”underhåndsbud” framgår av anbudslagen.
Det ska dokumenteras att anbudslagen har följts. Bristande underlag för efterlevnad av tilbudsloven kan medföra rättelser med upp till 100 procent. Rättelsens storlek kommer att bestämmas efter en konkret bedömning av omständigheterna i ärendet.
4.5.2 Offentlig eller offentligrättslig köpare
Statliga, regionala, kommunala och offentligrättsliga organ omfattas av uppandlings- och anbudslagen (udbuds- og tilbudsloven).
Alla offentliga och offentligrättsliga parter måste därför, utöver reglerna om dokumentation av marknadspris som beskrivs i den här vägledningen, också säkerställa att upphandlings- och anbudslagen följs. Reglerna reglerar alla typer av köp och varierar beroende på storlek och typ av köp.
Det är stödmottagarens ansvar att dokumentera efterlevnad av reglerna. Om köpet är under tröskelvärdena i upphandlings- och anbudslagen kan ni använda ett formulär för dokumentation i samband med köp av varor och tjänster som finns på Erhvervsstyrelsens webbplats för EU-program Länk till annan webbplats.. Om ni inte vill använda formuläret är det viktigt att ni följer reglerna för att dokumentera köpet, med datumangivelse, intressekonflikter, ställningstagande till gränsöverskridande intressen och motiv för val av leverantör och att köp har skett till marknadspris.
Stödmottagare bör hålla sig informerade om gällande regler i uppandlings- och anbudslagen och eventuella ändringar därav, för att säkerställa att köp i projektet görs enligt gällande regler.
Det är viktigt att ni innan ni gör ett köp bedömer om köpet har gränsöverskridande intresse (Enligt upphandlingslagen §§ 10 och 191 föreligger tydligt gränsöverskridande intresse om beställaren (ordregiver) bedömer att ett företag i en annan medlemsstat kan vara intresserat av att lägga anbud på kontraktet) och hur mycket ni totalt sett behöver köpa av den aktuella varan eller tjänsten. Detta för att säkerställa att ni genomför köpet enligt gällande regelverk. Om det visar sig att köpet har gjorts enligt fel regelverk kan det medföra en ekonomisk korrigering på upp till 100 procent. Storleken på korrigeringen kommer att fastställas baserat på en bedömning av ärendets omständigheter. Det rekommenderas att projektets bedömning av köpet beskrivs i ett dokument som bifogas övrig dokumentation.
I upphandlings- och anbudslagen finns tröskelvärden som avgör vilka regler som ska tillämpas. Tröskelvärdena är olika beroende på vem som gör köpet och vad som köps, och ett stort kontrakt får inte delas upp i flera mindre delar som alla ligger under tröskelvärdena för att undgå reglerna.
Observera att reglerna i upphandlingslagen i vissa fall kräver att det annonseras eller genomförs en upphandling där en specifik procedur och en specifik plattform för annonsering måste användas, till exempel www.udbud.dk. Det är därför viktigt att ni sätter er in i när och vilka i ert projekt som omfattas av upphandlingslagen så att processerna för upphandling anpassas till reglerna. Ni kan läsa mer på ”Konkurrence- och Forbrugerstyrelsens” webbplats.
Om ni gör inköp enligt SKI-avtalet anses detta vara dokumentation för att kravet på sparsamhet och sund ekonomisk förvaltning har uppfyllts, eftersom SKI-avtalen har varit föremål för EU-upphandling. Köp enligt andra offentliga avtal som ingåtts efter en upphandling uppfyller också detta krav.
Med andra ord ska man konkret bedöma om ett kontrakt måste upphandlas eller inte, och det är köparen som måste dokumentera att reglerna följs. Det är viktigt att kunna visa vilka övervägandena som har gjorts och åtgärder som har vidtagits före köpet.
Om ni bedömer att era köp inte behöver upphandlas för att de omfattas av ett undantag, måste ni dokumentera era överväganden, före varje enskilt köp. Anledningen till detta är att om ni har dokumenterat att ni har gjort en bedömning före köpet, är er ställning starkare om det senare uppstår tvivel om huruvida tjänsten eller varan omfattades av upphandlingsplikten.
På ”Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens” webbplats kan ni läsa mer om upphandlingsreglerna, inklusive tröskelvärden för när köp av varor eller tjänster omfattas av upphandlings- och anbudslagen. Där finner ni löpande uppdaterade riktlinjer för tolkning av reglerna. Om ni behöver professionell rådgivning för att följa upphandlings- och anbudsreglerna, om ingen av de ekonomiska partnerna i ert projekt har den kompetens som behövs, är sådana rådgivningstjänster i samband med upphandling i projektet stödberättigande utgifter.
Tydligt gränsöverskridande intresse – upphandlingslagen avsnitt IV
Vid alla köp måste ni ta ställning till om köpet är av tydligt gränsöverskridande intresse (Enligt upphandlingslagen §§ 10 och 191 föreligger tydligt gränsöverskridande intresse om beställaren (ordregiver) bedömer att ett företag i en annan medlemsstat kan vara intresserat av att lägga anbud på kontraktet). Om ni bedömer att köpet är av tydligt gränsöverskridande intresse måste det genomföras i enlighet med bestämmelserna i avsnitt IV av upphandlingslagen, oavsett köpets storlek.
Köp under 500.000 dkr. – dokumentation av marknadspris
Om offentliga eller offentligrättsliga ekonomiska partners köper varor eller tjänster till ett värde under 500 000 dkr, och köpet inte är av tydligt gränsöverskridande intresse, ska marknadspris dokumenteras innan köpet för att säkerställa att principen om sparsamhet och sund ekonomisk förvaltning följs, alltså att köpet görs med utgångspunkt från den allmänna prisnivån på marknaden.
Valet av leverantör ska grundas på förhållandet mellan pris, kvalitet och prestanda. Det innebär att ni inte nödvändigtvis måste välja det lägsta priset, utan ni måste kunna motivera ert val av leverantör utifrån ett rimligt förhållande mellan pris, kvalitet och prestanda.
Man kan dokumentera marknadspris på flera sätt:
Pdf, 1.2 MB.
