4 Regler om omkostningers støtteberettigelse

I kapitel 4 finder I oplysninger om økonomi og regler for støtteberettigelse. For at en omkostning kan være støtteberettiget, skal den opfylde en række grundlæggende krav.

• Er relateret til projektets aktiviteter
• Ikke er en del af projektpartnernes ordinære aktiviteter
• Er i overensstemmelse med tilsagnet om støtte og i overensstemmelse med budget og aktiviteter, i tilsagnsbrevet
• Fordelt til projektpartnerne
• Afholdt og bogført af projektpartnere i den periode, der er angivet i tilsagnsbrevet (i Norge er det tilstrækkeligt, at udgifterne bogføres i projektperioden)
• Betalt og dokumenteret.

• De personaleomkostninger, som den faste takst er baseret på, skal være afholdt og godkendt af revisorerne.

• Projektets slutrapport er godkendt af sekretariatet

• Være præget af omkostningseffektivitet. Det betyder, at alle omkostninger bør baseres på principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning, som er baseret på begreberne sparsommelighed, effektivitet og hensigtsmæssighed. I praksis betyder det, at omkostninger, der forekommer at være urimelige, hverken helt eller delvist er støtteberettigede.
• Være i overensstemmelse med nationale udbuds- eller indkøbsregler, eller, hvis udbud ikke er påkrævet, tage hensyn til principperne om ligebehandling, ikke-forskelsbehandling, gennemsigtighed, gensidig anerkendelse og proportionalitet
• Overholde reglerne om oplysningspligt. Læs nærmere i afsnit 3.3.1.

• Udgifter afholdt før startdatoen hhv. efter projektperiodens slutdato
• Udgifter, der overstiger projektets samlede budget
• Faste takster med undtagelse af faste takster for forenklede omkostningsmodeller
• Renteudgifter for lån, morarenter eller tilsvarende
• Bøder, økonomiske sanktioner og udgifter til retstvister
• Udgifter til gaver
• Omkostninger som følge af udsving i valutakurser
• private arbejdsmarkedspensioner ud over kollektive overenskomster
• Udgifter, der er medtaget i et andet EU-projekt
• Udgifter i et forprojekt relateret til at skrive ansøgningen til et hovedprojekt
• Moms, undtagen i visse tilfælde, se afsnit 4.2
• Frivilligt arbejde (ulønnet)
• Udgifter til aktiviteter, der ikke er nævnt i ansøgningen, og som derfor ikke ligger til grund for tilsagnet
• Udgifter til at stille/indfri eventualforpligtelser, garantier og andre forpligtelser på projektets vegne (herunder bonusser til projektmedlemmer)
• Salg af tjenesteydelser eller varer mellem projektpartnere
• Underentreprisekontrakter eller rådgivningskontrakter, hvor udgifterne udgør en procentdel af projektets budget.
• Køb af varer eller tjenesteydelser fra leverandører med sammenfaldende økonomisk interesse.
• Stipendier
• Skyldige feriepenge (som ikke er en faktisk omkostning, men en hensættelse)

4.1 Projektregnskab

De faktiske omkostninger, dvs. omkostninger, der ikke er baseret på faste takster eller enhedsomkostninger, skal bogføres på en projektspecifik konto hos de partnere, der er involveret i projektet. Det betyder, at omkostninger, indtægter og finansiering i forbindelse med projektet skal kunne udlæses af projektregnskabet.

Eksempler på omkostninger, der ikke skal redegøres for i projektet:

• Lønomkostninger, hvor timelønnen blev beregnet ved hjælp af 1720-metoden. Yderligere oplysninger om 1720-metoden findes i afsnit 5.1.2.
• Faste omkostninger i forbindelse med forenklede omkostningsmodeller
• For norske projektejere er det ikke et krav, at andre norske partneres personaleomkostninger registreres på en projektspecifik konto, men det anbefales.
• For danske projektpartnere er det ikke et krav, at personaleomkostninger bogføres på en projektspecifik konto, men det anbefales.

Alle andre krav til godkendelse af lønudgifter, som støtteberettigede, såsom regnskab og dokumentation, er dog uændrede for både norske og danske partnere.

Afrapportering af løn

Der er to metoder til at afrapportere løn på:

• På baggrund af det godkendte tidsregnskab beregnes de samlede udgifter til løn i en måned. Det beregnede beløb debiteres projektet; helst ved at bruge en konto til interne debiteringer eller lignende. Vær opmærksom på, at det skal være muligt at udlede de bogførte beløb fra tidsregnskabet.
• Den anden metode er at bogføre direkte i lønsystemet, hvilket kan være hensigtsmæssigt i tilfælde af fuldtidsbeskæftigelse, eller når medarbejderen arbejder en fast procentdel i projektet.

4.2 Moms

Afhængigt af projektets samlede EU-budget kan moms være en støtteberettiget omkostning for svenske og danske partnere.

For svenske og danske partnere
I projekter med et EU-budget på under 5 millioner euro (inklusive moms) kan svenske og danske partnere vælge at bogføre moms som en støtteberettiget omkostning. For at moms skal være støtteberettiget, skal den være budgetteret i beslutningen om støtte og kunne henføres til en støtteberettiget omkostning, der skal bogføres på en projektspecifik konto.

I projekter, hvis EU-budget overstiger 5 millioner euro (inklusive moms), er moms en støtteberettiget omkostning, hvis den ikke kan tilbagebetales i henhold til den nationale momslovgivning. Det betyder, at moms kun er støtteberettiget, hvis den udgør en omkostning for projektpartnerne.

BEMÆRK! For aktiviteter, der er omfattet af statsstøtte i henhold til den generelle gruppeundtagelse (GBER), er moms, der kan refunderes i henhold til national momslovgivning, ikke en støtteberettiget udgift.

For norske partnere
For norske partnere er moms en støtteberettiget omkostning, hvis den ikke kan tilbagebetales i henhold til den nationale momslovgivning. Det betyder, at moms kun er støtteberettiget, hvis den udgør en omkostning for projektpartnerne.

4.3 Regler om investeringer og varighed af indsatser

Hvis jeres projekt har foretaget en aktivitet, som omfatter en investering i infrastruktur, eller en produktiv investering, skal I overholde reglerne om indsatsens varighed, ellers kan det blive nødvendigt at tilbagebetale støtten.

En produktiv investering defineres som en investering i produktion af varer og tjenesteydelser, der bidrager til værdistigningen, omsætning eller beskæftigelse. En sådan investering kan være både fysiske anlægsaktiver og immaterielle aktiver. Eksempler på anlægsaktiver er en maskine, der anvendes til produktion. Et eksempel på en immateriel investering er køb af et patent eller varemærke. Et testanlæg, der kun skal anvendes til forskning, er imidlertid ikke en produktiv investering som defineret ovenfor.

Hvis et af følgende sker inden for fem år efter slutudbetaling til støttemodtageren, kan tilbagebetaling af støtte komme på tale:

• En produktionsaktivitet ophører eller flyttes uden for programområdet.
• Ejerskabet af anlæg/infrastruktur ændres, hvilket betyder, at en virksomhed eller en offentlig institution modtager en utilsigtet fordel/indtægt.
• Der sker en væsentlig ændring, der påvirker indsatsens karakter, mål eller betingelser, hvilket føre til en underminering af aktivitetens oprindelige formål.

Leadpartner i projektet skal underrette programsekretariatet, hvis nogle af ovenstående forandringer sker.

Vær opmærksom på, at:

• Omfanget af tilbagebetalingskravet fastsættes i forhold til den periode, hvor reglerne ikke blev opfyldt.
• Bestemmelsen om indsatsers varighed finder ikke anvendelse, hvis indsatsen er ophørt på grund af konkurs, der ikke skyldes svig.
• Hvis projektet er berørt af statsstøtte, forlænges fristen til 10 år efter beslutning om støtte til støttemodtageren.

4.4 Indkøb generelt

Projektpartnerne er ansvarlige for overholdelse af udbudsreglerne. Når I køber varer eller tjenesteydelser, skal I overholde de regler, der gælder for indkøb i EU og på nationalt plan. For yderligere information om udbudsregler i Danmark, Sverige og Norge henvises til de enkelte landes regelsæt.

I de tilfælde, hvor projektet indberetter faktiske omkostninger, skal I dokumentere de forskellige faser af udbuddet, og udbudsdokumentationen skal kunne forelægges de nationale kontrollanter.

Hvis en projektpartner ikke er omfattet af loven om offentlige udbud, f.eks. private organisationer, skal principperne om ligestilling, ikke-forskelsbehandling, gennemsigtighed, gensidig anerkendelse og proportionalitet overholdes, ved indkøb af varer og tjenesteydelser. Det betyder blandt andet, at alle indkøb skal være omkostningseffektive og købes til markedspris, hvilket skal dokumenteres og kunne redegøres for.

4.4.1 Sammenfaldende interesser mellem køber og sælger

Køb af varer eller tjenesteydelser er ikke støtteberettiget, hvis der er en sammenfaldende økonomisk interesse mellem køber og sælger, medmindre andet er angivet i udbudsreglerne i det pågældende land.

Sammenfaldende interesser henviser til situationer, hvor der er et gensidigt ejerskabsforhold eller anden afgørende indflydelse, familie- eller slægtsmæssige relationer eller anden fælles forbindelse til en organisation.

Eksempler på situationer, hvor det antages, at der eksisterer sammenfaldende interesse mellem parter:

• Mellem moderselskab og datterselskab
• Mellem en virksomhed eller organisation og dens ejer
• Mellem partnere i projekter, der modtager støtte fra strukturfondene
• Mellem repræsentanter for projektpartnere og leverandører, hvor repræsentanten selv eller dennes ægtefælle, samlever, partner, forælder, barn, søskende eller anden nær slægtning har en økonomisk interesse, eller anden indflydelse.

Der gøres dog undtagelser for danske støttemodtagere i henhold til national lovgivning.

For danske modtagere betyder det, at salg skal ske til kostpris i tilfælde af sammenfaldende interesser mellem køber og sælger, under følgende betingelser:

• En ekstern udgift indkøbt mellem interesseforbundne parter kan dog medtages i støttegrundlaget, hvis udgiften er opgjort og dokumenteret til den faktiske kostpris, og der forud for indkøbet er foretaget markeds-afsøgning.
• Hvis der er tale om indkøb, der er omfattet af EU’s udbudsregler, kan udgiften ikke støttes, heller ikke selvom den er opgjort til kostpris.
  

4.5 Indkøb danske støttemodtagere

Vejledningen til danske støttemodtagere om indkøb er hentet fra Erhvervsstyrelsens "Vejledning om støtteberettigelse, Regionalfonden, Socialfonden Plus og Fonden for Retfærdig Omstilling 2021-2027", juli 2022.

Alle indkøb i projektet skal ske med sparsommelighed og sund finansforvaltning for øje. I praksis betyder det, at alle indkøb skal ske med udgangspunkt i det almindelige prisniveau på markedet, og at der skal være et rimeligt forhold mellem pris, kvalitet og ydelse.

For at sikre, at køb af varer og ydelser er foretaget med udgangspunkt i det almindelige prisniveau på markedet, skal der altid markedsafsøges forud for et indkøb.

Hvis indkøbet er omfattet af udbudsloven eller tilbudsloven, er det ikke tilstrækkelig at gennemføre en forudgående markedsafsøgning. I sådanne tilfælde skal udbuds- eller tilbudsloven overholdes.

Hvilke regler der gælder for indkøbet, afhænger af hvilken økonomisk partner der fortager indkøbet, størrelsen på indkøbet samt om der er tale om et indkøb med klar grænseoverskridende interesse.

4.5.1 Privat indkøber

Private økonomiske partnere er ikke omfattet af udbudsloven, og de er derfor kun underlagt reglerne om markedsafsøgning forud for et indkøb. Det skal sikre, at princippet om sparsommelighed og sund finansforvaltning overholdes, dvs. at indkøbet sker med udgangspunkt i det almindelige prisniveau på markedet.

Det betyder, at alle indkøb foretaget af projektets private økonomiske partnere først kan ske, efter der er gennemført en markedsafsøgning.

Der gælder dog særlige vilkår for private økonomiske partnere ved indkøb til bygge- og anlægsinvesteringer, da også private økonomiske partnere er underlagt tilbudsloven, hvis der modtages offentlig støtte til sådanne indkøb.

Markedsafsøgning

Hvis private økonomiske partnere køber varer eller ydelser, skal der forud for indkøbet gennemføres en markedsafsøgning. Det skal sikre, at princippet om sparsommelighed og sund finansforvaltning overholdes, dvs. at indkøbet sker med udgangspunkt i det almindelige prisniveau på markedet.

Det afgørende for valget af leverandør skal være forholdet mellem pris, kvalitet og ydelse. Det betyder, at I ikke nødvendigvis skal vælge den laveste pris, men at I skal kunne redegøre for jeres valg af leverandør ud fra et fornuftigt forhold mellem pris, kvalitet og ydelse.

I kan benytte den erklæring til brug ved køb af varer og tjenesteydelser, som findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside for EU-programmer Eksternt link, åbner i nyt vindue. Hvis I ikke ønsker at anvende erklæringen, er det vigtigt, at I overholder reglerne for dokumentation med datoangivelse, interessesammenfald, stillingtagen til grænseoverskridende interesse og begrundelse for valg af leverandør i forbindelse med markedsafsøgning af jeres indkøb.

Markedsafsøgning kan gennemføres på flere måder:

Hvis markedsafsøgningen gennemføres via tilbudsindhentning, er det et krav, at tilbudsgiverne har haft samme grundlag for at afgive tilbud, så der er tale om en reel og sammenlignelig markedsafsøgning.

Det betyder, at I fx ved indhentelse af to-tre tilbud skal give tilbudsgiverne samme opfordringsskrivelse, samt give tilbudsgiverne samme information ved eventuel yderligere dialog.

Det betyder også, at hvis I giver en tilbudsgiver yderligere oplysninger om opgaven, der er relevant for at kunne afgive tilbud, skal andre tilbudsgivere have samme information. Det anbefales derfor, at al kommunikation foregår skriftligt, eller at der udarbejdes daterede telefonnotater på dagen for dialogen.

Indhenter I tilbud hos en eksisterende eller tidligere leverandør af samme vare eller ydelse, skal I udjævne den eventuelle konkurrencefordel, som denne leverandør måtte have. Er det umuligt eller urimeligt at udjævne fordelen, fx pga. tekniske eller økonomiske forhold, kan udjævningen undlades. I skal kunne redegøre for hvorfor udjævningen anses for umulig. Det anbefales, at vurderingen af, hvordan konkurrencefordelen udjævnes, eller om den falder ind under undtagelsen, beskrives i et notat, som vedlægges den resterende dokumentation for markedsafsøgning.

Erhvervsstyrelsen anbefaler at I for alle indkøb anvender blanketten ”Erklæring til brug ved køb af varer og ydelser”, som kan hentes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside for EU-programmer Eksternt link..

Blanketten kan benyttes i forbindelse med dokumentation for markedsafsøgning. Det er vigtigt at understrege, at erklæringen i sig selv ikke er tilstrækkelig dokumentation for markedsafsøgning. Blanketten hjælper projektet til at sikre den korrekte bagvedliggende dokumentation, hvis blankettens vejledning og anbefalinger følges.

Manglede overholdelse af reglerne for markedsafsøgning kan medføre finansielle korrektioner på op til 100 pct. Korrektionens størrelse vil blive fastsat efter en konkret vurdering af sagens omstændigheder. Korrektionen ved manglende markedsafsøgning fastsættes typisk til 25 pct.

Bagatelgrænse for dokumentation for markedsafsøgning

Der skal gennemføres markedsafsøgning før alle indkøb. For at begrænse de administrative byrder relateret til indkøb, skal der dog ikke indsendes dokumentation for markedsafsøgning på udgifter under 50.000 kr.

Bagatelgrænsen vedrører alene spørgsmålet om dokumentation for markedsafsøgningen. Bemærk, at det fortsat forudsættes, at der sker en markedsafsøgning ved indkøb under 50.000 kr.

For indkøb under 50.000 kr. skal tilsagnsmodtager fortsat kunne redegøre for de forretningsgange, der er tilrettelagt for indkøb i projektet for at sikre, at alle indkøb foretages sparsommeligt og med sund finansforvaltning for øje.

I skal være opmærksomme på, at denne bagatelgrænse kun gælder under forudsætning af, at der ikke reelt er tale om et større køb, som opdeles i flere indkøb/betalinger. Et indkøb, der samlet set overstiger 50.000 kr., vil være underlagt kravet om dokumentation for markedsafsøgning, også selvom de enkelte betalinger hver for sig ligger under bagatelgrænsen. Det er derfor vigtigt, at I forud for et indkøb vurderer, hvor meget I skal indkøbe for samlet set af den pågældende vare eller ydelse.

Tilbudsloven

En privat økonomisk partners indkøb i forbindelse med bygge- og anlægsinvesteringer, er underlagt reglerne i tilbudsloven.

Det betyder, at disse indkøb skal foretages efter forudgående offentlig eller begrænset licitation eller ved underhåndsbud. Fremgangsmåden for licitation og underhåndsbud fremgår af tilbudsloven.

Det skal kunne dokumenteres, at tilbudsloven er overholdt. Manglede dokumentation for overholdelse af tilbudsloven kan medføre korrektioner på op til 100 pct. Korrektionens størrelse vil blive fastsat efter en konkret vurdering af sagens omstændigheder.

4.5.2 Offentlig eller offentligretlig indkøber

Statslige, regionale, kommunale og offentligretlige organer er omfattet af udbuds- og tilbudsloven.

Alle offentlige og offentligretlige partnere skal derfor, udover reglerne om markedsafsøgning beskrevet i denne vejledning, også sikre overholdelse af udbuds- og tilbudsloven. Reglerne regulerer alle typer af indkøb, og varierer alt efter størrelsen og typen af indkøb.

Det er tilsagnsmodtagers ansvar at sikre dokumentation for overholdelse af reglerne. Hvis indkøbet er under tilbuds og udbudslovens tærskelværdier, kan I benytte erklæring til brug ved køb af varer og tjenesteydelser, der findes på Erhvervsstyrelsen hjemmeside for EU-programmer Eksternt link.. Hvis I ikke ønsker at anvende erklæringen, er det vigtigt, at I overholder reglerne for dokumentation med datoangivelse, interessesammenfald, stillingtagen til grænseoverskridende interesse og begrundelse for valg af leverandør i forbindelse med markedsafsøgning af jeres indkøb.

Tilsagnsmodtager bør derfor holde sig orienteret om gældende regler i udbuds- og tilbudsloven, og eventuelle ændringer heraf, for derved at sikre at indkøb i projektet foretages efter de korrekte regler.

Det er vigtigt, at I forud for et indkøb vurderer, om indkøbet har grænseoverskridende interesse (jf. udbudslovens §§ 10 og 191. Klar grænseoverskridende interesse foreligger, hvis ordregiver vurderer, at envirksomhed i en anden medlemsstat kan være interesseret i at byde på kontrakten) samt hvor meget I skal købe ind for samlet set af den pågældende vare eller ydelse. Dette for at sikre, at I foretager indkøbet efter de korrekte regler. Hvis indkøbet viser sig at være foretaget efter de forkerte regler, kan den fejlagtige vurdering af indkøbet, medføre en finansiel korrektion på op til 100 pct. Korrektionens størrelse vil blive fastsat efter en konkret vurdering af sagens omstændigheder. Det anbefales, at den forudgående vurdering af indkøbet beskrives i et notat, som vedlægges den resterende dokumentation.

Der er i udbuds- og tilbudsloven fastsat tærskelværdier, som afgør, hvilke regler der finder anvendelse. Tærskelværdierne er forskellige, afhængigt af hvem der foretager indkøbet, og hvad der indkøbes, ligesom en stor kontrakt ikke kunstigt må opdeles i flere mindre dele, som alle ligger under tærskelværdierne, for at omgå reglerne.

Vær opmærksom på, at reglerne i udbudsloven i nogle tilfælde kræver, at der annonceres eller gennemføres et udbud, hvor der skal benyttes en helt fast procedure og et helt bestemt medie, fx www.udbud.dk. Det er derfor vigtigt, at I sætter jer ind i, hvornår og hvem i jeres projekt, der er omfattet af udbudsloven, så indkøbsprocesserne tilrettelægges i overensstemmelse med reglerne. I kan læse mere på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside.

Hvis I foretager indkøb i henhold til SKI-aftalen, betragtes dette som dokumentation for, at kravet om sparsommelighed og sund finansforvaltning er overholdt, idet SKI-aftaler har været i EU-udbud. Indkøb under andre offentlige indkøbsaftaler, som er indgået på baggrund af udbud, opfylder også dette krav.

Det er med andre ord en konkret vurdering, om en kontrakt skal i udbud eller ej, og det er indkøber, som skal dokumentere, at reglerne er overholdt. Det er vigtigt at kunne dokumentere, at overvejelserne/handlingerne er foretaget forud for indkøbet.

Hvis I vurderer, at jeres indkøb ikke skal i udbud, fordi det er omfattet af en undtagelsesregel, skal I sørge for at dokumentere disse overvejelser og dokumentere, at disse ligger forud for de enkelte indkøb. Baggrunden for dette er, at det er vores erfaring, at hvis jeres vurdering er foretaget før købet, står I stærkere i tilfælde af senere tvivl om, hvorvidt ydelsen eller varen var omfattet af udbudspligten.

På Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside kan I læse mere om udbudsreglerne, herunder tærskelværdierne for, hvornår køb af varer eller tjenesteydelser er omfattet af udbuds- og tilbudsloven. Her finder I løbende opdaterede vejledninger til forståelsen af reglerne.

Hvis I søger professionel rådgivning i forbindelse med overholdelse af om udbuds- og tilbudsreglerne, fx fordi ingen i kredsen af økonomiske partnere i jeres projekt har den fornødne specialviden om udbud, kan udgifter til ekstern rådgivning og bistand til gennemførelse af et udbud i projektet medtages som en støtteberettiget udgift.

Klar grænseoverskridende interesse – udbudslovens afsnit IV

Ved alle indkøb skal der tages stilling til, om indkøbet har klar grænseoverskridende interesse (jf. udbudslovens §§ 10 og 191. Klar grænseoverskridende interesse foreligger, hvis ordregiver vurderer, at envirksomhed i en anden medlemsstat kan være interesseret i at byde på kontrakten). Vurderer I, at indkøbet har klar grænseskridende interesse, skal indkøbet foretages i overensstemmelse med udbudslovens afsnit IV. Dette uanset indkøbets størrelse.

Indkøb med en værdi under 500.000 kr. - markedsafsøgning

Hvis offentlige eller offentligretlige økonomiske partnere køber varer eller ydelser med en værdi under 500.000 kr., og indkøbet ikke har klar grænseoverskridende interesse, skal der forud for indkøbet gennemføres en markedsafsøgning, for derved at sikre at princippet om sparsommelighed og sund finansforvaltning overholdes, dvs. at indkøbet sker med udgangspunkt i det almindelige prisniveau på markedet.

Det afgørende for valget af leverandør skal være forholdet mellem pris, kvalitet og ydelse. Det betyder, at I ikke nødvendigvis skal vælge den laveste pris, men at I skal kunne redegøre for jeres valg af leverandør ud fra et fornuftigt forhold mellem pris, kvalitet og ydelse.

Markedsafsøgning kan gennemføres på flere måder:

Hvis markedsafsøgningen gennemføres via tilbudsindhentning, er det et krav, at tilbudsgiverne har haft samme grundlag for at afgive tilbud, så der er tale om en reel og sammenlignelig markedsafsøgning. Det betyder, at I fx ved indhentelse af to-tre tilbud skal give tilbudsgiverne samme opfordringsskrivelse, samt give tilbudsgiverne samme information ved eventuel yderligere dialog. Det betyder også, at hvis I giver en tilbudsgiver yderligere oplysninger om opgaven, der er relevant for at kunne afgive tilbud, skal andre tilbudsgivere have samme information.

Det anbefales derfor, at al kommunikation foregår skriftligt, eller at der udarbejdes daterede telefonnotater på dagen for dialogen.

Indhenter I tilbud hos en eksisterende eller tidligere leverandør af samme vare eller ydelse, skal I udjævne den eventuelle konkurrencefordel, som denne leverandør måtte have. Er det umuligt eller urimeligt at udjævne fordelen, fx pga. tekniske eller økonomiske forhold, kan udjævningen undlades. Det anbefales, at vurderingen af, hvordan konkurrencefordelen udjævnes, eller om den falder ind under undtagelsen, beskrives i et notat, som vedlægges den resterende dokumentation for markedsafsøgning.

Erhvervsstyrelsen anbefaler at I for alle indkøb anvender blanketten ”Erklæring til brug ved køb af varer og ydelser”, som kan hentes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside for EU-programmer Eksternt link..

Blanketten kan benyttes i forbindelse med dokumentation for markedsafsøgning. Det er vigtigt at understrege, at erklæringen i sig selv ikke er tilstrækkelig dokumentation for markedsafsøgning. Blanketten hjælper jer til at sikre den korrekte bagvedliggende dokumentation, hvis blankettens vejledning og anbefalinger følges.

Manglede overholdelse af reglerne om markedsafsøgning kan medføre finansielle korrektioner på op til 100 pct. Korrektionens størrelse vil blive fastsat efter en konkret vurdering af sagens omstændigheder. Korrektionen ved manglende markedsafsøgning fastsættes typisk til 25 pct.

Ved indkøb i forbindelse med bygge- og anlægsinvesteringer, skal indkøbet foretages i overensstemmelse med reglerne i tilbudsloven.

Bagatelgrænse for dokumentation for markedsafsøgning

Der skal gennemføres markedsafsøgning før alle indkøb. For at begrænse de administrative byrder relateret til indkøb, skal der dog ikke kunne indsendes dokumentation for markedsafsøgning på udgifter under 50.000 kr.

Bagatelgrænsen vedrører alene spørgsmålet om dokumentation for markedsafsøgningen. Bemærk, at det fortsat forudsættes, at der sker en markedsafsøgning ved indkøb under 50.000 kr.

For indkøb under 50.000 kr. skal tilsagnsmodtager fortsat kunne redegøre for de forretningsgange, der er tilrettelagt for indkøb i projektet for at sikre, at alle indkøb foretages sparsommeligt og med sund finansforvaltning for øje.

I skal være opmærksomme på, at denne bagatelgrænse kun gælder under forudsætning af, at der ikke reelt er tale om et større køb, som opdeles i flere indkøb/betalinger. Et indkøb, der samlet set overstiger 50.000 kr., vil være underlagt kravet om dokumentation for markedsafsøgning, også selvom de enkelte betalinger hver for sig ligger under bagatelgrænsen. Det er derfor vigtigt, at I forud for indkøb vurderer, hvor meget I skal indkøbe for samlet set af den pågældende vare eller ydelse.

Indkøb med en værdi over 500.000 kr. – udbudslovens afsnit V

For indkøb med en værdi under tærskelværdierne for EU-udbud, men som har en værdi over 500.000 kr., og ikke har klar grænseoverskridende interesse, skal indkøbet foretages i overensstemmelse med udbudslovens afsnit V.

I forbindelse med bygge- og anlægsinvesteringer, skal indkøbet gennemføres i overensstemmelse med reglerne i tilbudsloven.

Indkøb med en værdi over EU-tærskelværdier – udbudslovens afsnit II og III

For indkøb med en værdi over tærskelværdierne for EU-udbud, gælder reglerne i udbudslovens afsnit II og III.

4.6 Indkøb svenske støttemodtagere

Vejledningen til svenske støttemodtagere er baseret på Tillväxtverkets "Håndbog for EU-projekter 2021-2027".

Alle indkøb og udbud skal udføres med omkostningseffektivitet for øje. I praksis betyder det, at alle indkøb skal baseres på det generelle prisniveau på markedet, samt at der skal være en rimelig balance mellem pris, kvalitet og ydelse.

Det er jer som støttemodtagere, der er ansvarlige for, at jeres udbud og indkøb følger gældende udbudslovgivning eller den særlige indkøbsprocedure, der bygger på principperne i loven om offentlige udbud (Lagen om offentlig upphandling). Planlæg projektet, så I har både den nødvendige kompetence og tid til at gennemføre udbuddene og indkøbene korrekt.

Hvis I er underlagt nogen af følgende love, er I ansvarlige for, at jeres udbud og indkøb overholder lovene:

• lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU),
• lagen (2016:1146) om offentlig upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) eller
• lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK)

Information om udbudsloven findes på Upphandlingsmyndighetens hjemmeside. Der findes også en udbudsvejledning, der giver grundlæggende information og støtte i praktiske udbudsrelaterede spørgsmål.

4.6.1 Særlig indkøbsprocedure baseret på principperne i loven om offentlige udbud

Alle programmets støttemodtagere, herunder dem der ikke er omfattet af udbudslovgivningen, skal følge en særlig indkøbsprocedure for at sikre, at principperne i loven om offentlige udbud overholdes.

Indkøbsproceduren gælder for alle køb, men kravene, der skal følges, varierer afhængigt af, om beløbet er under eller over grænsen for direkte udbud, se nedenfor. Fra og med 1. februar 2022 er grænsen for direkte udbud i LOU 700.000 SEK. Et køb må ikke opdeles i flere mindre køb med det formål at omgå reglerne.

Under grænsen for direkte udbud

Der kræves ingen konkurrenceudsættelse for køb under beløbet for direkte udbud. Principperne om ligebehandling skal dog stadig følges, hvilket betyder, at konkurrenceudsættelse stadig kan være nødvendig, i tilfælde af potentielle interessekonflikter, for at undgå risikoen for, at købet strider mod ligebehandlingsprincippet.

Ved køb over 100.000 SEK skal, I som støttemodtagere dokumentere, skriftligt, hvad parterne er blevet enige om. Dokumentationen, der kan være i form af e-mails, skal indeholde parternes navne, prisen, beskrivelse af varen/ydelsen og leveringstid. Manglende dokumentation kan være grundlag for at afvise omkostningen.

Selv ved direkte udbud skal de indkøbsansvarlige organisationer foretage deres køb med omkostningseffektivitet for øje og altid basere sig på de grundlæggende principper inden for udbudsret, herunder:

• Ligebehandling
• Ikke-diskrimination
• Åbenhed
• Gensidig anerkendelse
• Forholdsmæssighed

Over grænsen for direkte udbud

Køb, der overstiger beløbet for direkte udbud, skal konkurrenceudsættes.

Som støttemodtager skal I sende en skriftlig forespørgsel til mindst to potentielle leverandører, og den samme information skal sendes til alle leverandører.

Forespørgslen og svarene fra potentielle leverandører skal være skriftlige. Som støttemodtager skal I skriftligt dokumentere, hvad parterne er blevet enige om. Dokumentationen, der kan være i form af e-mails, skal indeholde parternes navne, pris, beskrivelse af varen/ydelsen og leveringstid. Manglende dokumentation om dette kan være grundlag for at afvise omkostningen. Bemærk, at kravet om at sende en skriftlig forespørgsel til mindst to potentielle leverandører også gælder, selv hvis annoncen er lagt ud på jeres organisations hjemmeside.

4.7 Køb af service eller viderefakturering mellem projektpartner/medfinansierende part

Salg/køb af service, eller viderefakturering mellem projektpartnere, er ikke tilladt. Da det betyder at projektregnskabet bliver vanskeligt at følge og dermed revidere.

Det er ikke tilladt at købe serviceydelser af de organisationer der medfinansierer projektet. Baggrunden er at organisationen der medfinansierer kan have opnået en konkurrencemæssig fordel, i forhold til andre leverandører gennem sin deltagelse i projektet.

Følgende viderefakturering mellem projektpartnere er dog tilladt:

• Viderefakturering af udgifter til national kontrol i Danmark, hvilket betyder at leadpartner eller koordinerende partner, der modtager fakturaen, kan viderefakturere udgiften til den danske del af partnerskabet.
  
• I Norge er viderefakturering tilladt (uden tillæg) fra underpartner til norsk projektejer, da kun den norske projektejer kan bogføre udgifter i projektet.

Bemærk, at køb af varer eller tjenesteydelser ikke er støtteberettiget, hvis der er en sammenfaldende økonomisk interesse mellem køber og sælger. Læs mere om det under 4.4 Indkøb.

4.8 Representation i form af mad og drikke

Med representation forstås her udgifter til mad og drikke, som under visse forudsætninger kan være støtteberettigede udgifter.

For at representation i form af mad og drikke skal udgøre en støtteberettiget udgift skal føljende tages i betragtning:

• Der skal være en direkte sammenhæng mellem gennemførelsen af projektet og representationen. Eksempler på sådanne tilfælde er fortæring i forbindelse med arbejdsgruppemøder, møder i projektets styregruppe, eller møder med eksterne interessenter.
• Representationen skal præges af tilbageholdenhed i forhold til beløb, hyppighed og antal deltagere.
• Udelukkende personer som har en tilknytning til aktiviteten kan deltage.
• Udgifter skal altid dokumenteres gennem invitation, program, deltagerliste (navn og organisation på deltagerne) og mødereferater hvis relevant.