4 Regler om omkostningers støtteberettigelse

I kapitel 4 finder I oplysninger om økonomi og regler for støtteberettigelse. For at en omkostning kan være støtteberettiget, skal den opfylde en række grundlæggende krav.

• Er relateret til projektets aktiviteter
• Ikke er en del af projektpartnernes ordinære aktiviteter
• Er i overensstemmelse med tilsagnet om støtte og i overensstemmelse med budget og aktiviteter, i tilsagnsbrevet
• Fordelt til projektpartnerne
• Afholdt og bogført af projektpartnere i den periode, der er angivet i tilsagnsbrevet (i Norge er det tilstrækkeligt, at udgifterne bogføres i projektperioden)
• Betalt og dokumenteret.

• De personaleomkostninger, som den faste takst er baseret på, skal være afholdt og godkendt af revisorerne.

• Projektets slutrapport er godkendt af sekretariatet

• Være præget af omkostningseffektivitet. Det betyder, at alle omkostninger bør baseres på principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning, som er baseret på begreberne sparsommelighed, effektivitet og hensigtsmæssighed. I praksis betyder det, at omkostninger, der forekommer at være urimelige, hverken helt eller delvist er støtteberettigede.
• Være i overensstemmelse med nationale udbuds- eller indkøbsregler, eller, hvis udbud ikke er påkrævet, tage hensyn til principperne om ligebehandling, ikke-forskelsbehandling, gennemsigtighed, gensidig anerkendelse og proportionalitet
• Overholde reglerne om oplysningspligt. Læs nærmere i afsnit 3.3.1.

• Udgifter afholdt før startdatoen hhv. efter projektperiodens slutdato
• Udgifter, der overstiger projektets samlede budget
• Faste takster med undtagelse af faste takster for forenklede omkostningsmodeller
• Renteudgifter for lån, morarenter eller tilsvarende
• Bøder, økonomiske sanktioner og udgifter til retstvister
• Udgifter til gaver
• Omkostninger som følge af udsving i valutakurser
• private arbejdsmarkedspensioner ud over kollektive overenskomster
• Udgifter, der er medtaget i et andet EU-projekt
• Udgifter i et forprojekt relateret til at skrive ansøgningen til et hovedprojekt
• Moms, undtagen i visse tilfælde, se afsnit 4.2
• Frivilligt arbejde (ulønnet)
• Udgifter til aktiviteter, der ikke er nævnt i ansøgningen, og som derfor ikke ligger til grund for tilsagnet
• Udgifter til at stille/indfri eventualforpligtelser, garantier og andre forpligtelser på projektets vegne (herunder bonusser til projektmedlemmer)
• Salg af tjenesteydelser eller varer mellem projektpartnere
• Underentreprisekontrakter eller rådgivningskontrakter, hvor udgifterne udgør en procentdel af projektets budget.
• Køb af varer eller tjenesteydelser fra leverandører med sammenfaldende økonomisk interesse.
• Stipendier
• Skyldige feriepenge (som ikke er en faktisk omkostning, men en hensættelse)

4.1 Projektregnskab

De faktiske omkostninger, dvs. omkostninger, der ikke er baseret på faste takster eller enhedsomkostninger, skal bogføres på en projektspecifik konto hos de partnere, der er involveret i projektet. Det betyder, at omkostninger, indtægter og finansiering i forbindelse med projektet skal kunne udlæses af projektregnskabet.

Eksempler på omkostninger, der ikke skal redegøres for i projektet:

• Lønomkostninger, hvor timelønnen blev beregnet ved hjælp af 1720-metoden. Yderligere oplysninger om 1720-metoden findes i afsnit 5.1.2.
• Faste omkostninger i forbindelse med forenklede omkostningsmodeller
• For norske projektejere er det ikke et krav, at andre norske partneres personaleomkostninger registreres på en projektspecifik konto, men det anbefales.
• For danske projektpartnere er det ikke et krav, at personaleomkostninger bogføres på en projektspecifik konto, men det anbefales.

Alle andre krav til godkendelse af lønudgifter, som støtteberettigede, såsom regnskab og dokumentation, er dog uændrede for både norske og danske partnere.

Afrapportering af løn

Der er to metoder til at afrapportere løn på:

• På baggrund af det godkendte tidsregnskab beregnes de samlede udgifter til løn i en måned. Det beregnede beløb debiteres projektet; helst ved at bruge en konto til interne debiteringer eller lignende. Vær opmærksom på, at det skal være muligt at udlede de bogførte beløb fra tidsregnskabet.
• Den anden metode er at bogføre direkte i lønsystemet, hvilket kan være hensigtsmæssigt i tilfælde af fuldtidsbeskæftigelse, eller når medarbejderen arbejder en fast procentdel i projektet.

4.2 Moms

Afhængigt af projektets samlede EU-budget kan moms være en støtteberettiget omkostning for svenske og danske partnere.

For svenske og danske partnere
I projekter med et EU-budget på under 5 millioner euro (inklusive moms) kan svenske og danske partnere vælge at bogføre moms som en støtteberettiget omkostning.

I projekter, hvis EU-budget overstiger 5 millioner euro (inklusive moms), er moms en støtteberettiget omkostning, hvis den ikke kan tilbagebetales i henhold til den nationale momslovgivning. Det betyder, at moms kun er støtteberettiget, hvis den udgør en omkostning for projektpartnerne.

For norske partnere
For norske partnere er moms en støtteberettiget omkostning, hvis den ikke kan tilbagebetales i henhold til den nationale momslovgivning. Det betyder, at moms kun er støtteberettiget, hvis den udgør en omkostning for projektpartnerne.

4.3 Regler om investeringer og varighed af indsatser

Hvis jeres projekt har foretaget en aktivitet, som omfatter en investering i infrastruktur, eller en produktiv investering, skal I overholde reglerne om indsatsens varighed, ellers kan det blive nødvendigt at tilbagebetale støtten.

En produktiv investering defineres som en investering i produktion af varer og tjenesteydelser, der bidrager til værdistigningen, omsætning eller beskæftigelse. En sådan investering kan være både fysiske anlægsaktiver og immaterielle aktiver. Eksempler på anlægsaktiver er en maskine, der anvendes til produktion. Et eksempel på en immateriel investering er køb af et patent eller varemærke. Et testanlæg, der kun skal anvendes til forskning, er imidlertid ikke en produktiv investering som defineret ovenfor.

Hvis et af følgende sker inden for fem år efter slutudbetaling til støttemodtageren, kan tilbagebetaling af støtte komme på tale:

• En produktionsaktivitet ophører eller flyttes uden for programområdet.
• Ejerskabet af anlæg/infrastruktur ændres, hvilket betyder, at en virksomhed eller en offentlig institution modtager en utilsigtet fordel/indtægt.
• Der sker en væsentlig ændring, der påvirker indsatsens karakter, mål eller betingelser, hvilket føre til en underminering af aktivitetens oprindelige formål.

Leadpartner i projektet skal underrette programsekretariatet, hvis nogle af ovenstående forandringer sker.

Vær opmærksom på, at:

• Omfanget af tilbagebetalingskravet fastsættes i forhold til den periode, hvor reglerne ikke blev opfyldt.
• Bestemmelsen om indsatsers varighed finder ikke anvendelse, hvis indsatsen er ophørt på grund af konkurs, der ikke skyldes svig.
• Hvis projektet er berørt af statsstøtte, forlænges fristen til 10 år efter beslutning om støtte til støttemodtageren.

4.4 Indkøb

Projektpartnerne er ansvarlige for overholdelse af udbudsreglerne. Når I køber varer eller tjenesteydelser, skal I overholde de regler, der gælder for indkøb i EU og på nationalt plan. For yderligere information om udbudsregler i Danmark, Sverige og Norge henvises til de enkelte landes regelsæt.

I de tilfælde, hvor projektet indberetter faktiske omkostninger, skal I dokumentere de forskellige faser af udbuddet, og udbudsdokumentationen skal kunne forelægges de nationale kontrollanter.

Hvis en projektpartner ikke er omfattet af loven om offentlige udbud, f.eks. private organisationer, skal principperne om ligestilling, ikke-forskelsbehandling, gennemsigtighed, gensidig anerkendelse og proportionalitet overholdes, ved indkøb af varer og tjenesteydelser. Det betyder blandt andet, at alle indkøb skal være omkostningseffektive og købes til markedspris, hvilket skal dokumenteres og kunne redegøres for.

Sammenfaldende interesser mellem køber og sælger
Køb af varer eller tjenesteydelser er ikke støtteberettiget, hvis der er en sammenfaldende økonomisk interesse mellem køber og sælger, medmindre andet er angivet i udbudsreglerne i det pågældende land.

Sammenfaldende interesser henviser til situationer, hvor der er et gensidigt ejerskabsforhold eller anden afgørende indflydelse, familie- eller slægtsmæssige relationer eller anden fælles forbindelse til en organisation.

Eksempler på situationer, hvor det antages, at der eksisterer sammenfaldende interesse mellem parter:

• Mellem moderselskab og datterselskab
• Mellem en virksomhed eller organisation og dens ejer
• Mellem partnere i projekter, der modtager støtte fra strukturfondene
• Mellem repræsentanter for projektpartnere og leverandører, hvor repræsentanten selv eller dennes ægtefælle, samlever, partner, forælder, barn, søskende eller anden nær slægtning har en økonomisk interesse, eller anden indflydelse.

Der gøres dog undtagelser for danske støttemodtagere i henhold til national lovgivning. For danske modtagere betyder det, at salg skal ske til kostpris i tilfælde af sammenfaldende interesser mellem køber og sælger.

4.5 Køb af service eller viderefakturering mellem projektpartner/medfinansierende part

Salg/køb af service, eller viderefakturering mellem projektpartnere, er ikke tilladt. Da det betyder at projektregnskabet bliver vanskeligt at følge og dermed revidere.

Det er ikke tilladt at købe serviceydelser af de organisationer der medfinansierer projektet. Baggrunden er at organisationen der medfinansierer kan have opnået en konkurrencemæssig fordel, i forhold til andre leverandører gennem sin deltagelse i projektet.

Følgende viderefakturering mellem projektpartnere er dog tilladt:

• Viderefakturering af udgifter til national kontrol i Danmark, hvilket betyder at leadpartner eller koordinerende partner, der modtager fakturaen, kan viderefakturere udgiften til den danske del af partnerskabet.
  
• I Norge er viderefakturering tilladt (uden tillæg) fra underpartner til norsk projektejer, da kun den norske projektejer kan bogføre udgifter i projektet.

Bemærk, at køb af varer eller tjenesteydelser ikke er støtteberettiget, hvis der er en sammenfaldende økonomisk interesse mellem køber og sælger. Læs mere om det under 4.4 Indkøb.

4.6 Representation i form af mad og drikke

Med representation forstås her udgifter til mad og drikke, som under visse forudsætninger kan være støtteberettigede udgifter.

For at representation i form af mad og drikke skal udgøre en støtteberettiget udgift skal føljende tages i betragtning:

• Der skal være en direkte sammenhæng mellem gennemførelsen af projektet og representationen. Eksempler på sådanne tilfælde er fortæring i forbindelse med arbejdsgruppemøder, møder i projektets styregruppe, eller møder med eksterne interessenter.
• Representationen skal præges af tilbageholdenhed i forhold til beløb, hyppighed og antal deltagere.
• Udelukkende personer som har en tilknytning til aktiviteten kan deltage.
• Udgifter skal altid dokumenteres gennem invitation, program, deltagerliste (navn og organisation på deltagerne) og mødereferater hvis relevant.