5 Omkostningsarter

I kapitel 5 finder I oplysninger om de omkostningsarter, der er relevante for programmet 2021-2027 og den dokumentation, der er nødvendig for at omkostningerne er støtteberettigede.

5.1 Personaleomkostninger

Under personaleomkostninger skal i indberette bruttoomkostninger for personale med følgende type beskæftigelse hos støttemodtageren:

• Fuldtidsbeskæftigelse
• Deltidsbeskæftigelse med en fast andel af arbejdstiden pr. måned
• Deltidsbeskæftigelse med varierende antal arbejdstimer pr. måned
• Timelønnet personale

De grundlæggende krav til omkostningernes støtteberettigelse er at:

• Personaleomkostninger opstår som følge af arbejde i projektet og ikke almindelige aktiviteter.
• Der er en ansættelseskontrakt eller et tillæg til ansættelseskontrakten, der bekræfter, at personaleomkostningerne vedrører projektet. BEMÆRK For danske støttemodtagere skal ansættelseskontrakten eller tillægget til ansættelseskontrakten dateres og underskrives, før omkostninger kan indgå i projektet.
• Der foreligger en jobbeskrivelse for arbejdet i projektet

Personaleomkostninger kan bestå af bruttoløn og andre omkostninger, som arbejdsgiveren afholder og betaler, og som er direkte forbundet med lønninger, såsom skatter og bidrag til social sikring, herunder pensionsbidrag, forudsat at disse:

• fremgår af et ansættelsesbevis eller er lovpligtige
• er forenelige med den lovgivning, der er henvist til i ansættelsesbeviset og med den sædvanlige praksis i det land eller den organisation, hvor arbejdstageren faktisk arbejder og
• ikke kan kræves tilbagebetalt af arbejdsgiveren. Det betyder, at personaleomkostninger, der kan kræves tilbagebetalt, af arbejdsgiveren, gennem refusion, tilskud, løntilskud eller andre former for kompensation, ikke er støtteberettigede.

Overtidsgodtgørelse kan udgøre en støtteberettiget omkostning for medarbejdere, der arbejder 100% af en fuldtidsansættelse for projektet. Overtidsgodtgørelse er ikke støtteberettiget ved deltidsansættelse.

Omkostninger, der ikke må inkluderes:

5.1.1 Fuldtids- og deltidsansatte med en fast procentdel af deres arbejdstid i projektet

Medarbejdere, der arbejder på fuld tid, eller deltid med en fast procentdel af deres arbejdstid i projektet, behøver ikke at indberette tidsforbruget.

Det skal fremgå af ansættelseskontrakten, eller i et tillæg til ansættelseskontrakten, hvilken procentdel af arbejdstiden medarbejderen arbejder i projektet, samt hvilke opgaver medarbejderen har i projektet og ansættelsesperioden.

Lønomkostningerne dokumenteres ved at vedlægge en ansættelseskontrakt, eller et bevis for deltidsansættelse, samt lønsedler for rapporteringsperioden.

Beregning af støtteberettigede lønomkostninger for fuldtids- og deltidsansatte med en fast procentdel af deres arbejdstid i projektet:

• Støtteberettigede lønomkostninger i projektet beregnes ud fra medarbejderens samlede bruttolønomkostninger pr. måned, som omfatter skatter og socialsikringsbidrag inklusive pensionsbidrag. Udgå fra periodens lønseddel, og indberet periodens løn ganget med den andel af arbejdstiden, medarbejderen arbejder i projektet, også under ferie og andet betalt fravær.
• Hvis arbejdsgiveren modtager kompensation, som følge af, at medarbejderen f.eks. er sygemeldt, på orlov pga. pasning af et sygt barn, forældreorlov eller på orlov, nedsættes den bruttoløn, der indberettes på projektet, med et tilsvarende beløb.
• Vær opmærksom på, at skyldige feriepenge ikke kan medtages som udgift, da de ikke er en omkostning, men en hensættelse.

5.1.2 Medarbejdere med varierende antal arbejdstimer pr. måned

Medarbejdere, der hverken arbejder på fuldtid eller deltid, med en fast procentdel hver måned, i projektet skal registrere timeforbrug. Tidsregistreringen skal udføres dagligt i den skabelon, der er tilgængelig på Interreg ÖKS programmets hjemmeside. Det er tilladt at anvende organisationens eget system til tidsregistrering, men hvis programmets krav ikke er opfyldt indholdsmæssigt, er der risiko for, at tidsregistreringen underkendes og at de underliggende udgifter også underkendes. Derfor anbefales brugen af programmets skabelon til tidsregistrering.

Tidsregnskabet skal:

• dække 100 % af medarbejderens arbejdstid, herunder tid der ikke er relateret til projektarbejde.
• underskrives af medarbejdere hver måned.
• dokumentere hvilke aktiviteter medarbejderen arbejder på.

Når programmets nationale kontrollanter behandler ansøgningen om udbetaling, kontrollerer de timesedlerne og sammenligner dem, om nødvendigt, med de aktiviteter, som projektet har fået støtte til.

Vær opmærksom på, at ferie, sygdom og andet fravær ikke er berettiget til støtte og skal indberettes som regelmæssige aktiviteter, når tiden registreres.

Ud over tidsregnskab skal der være en timeprisberegning og lønspecifikation til rådighed for at dokumentere omkostningerne. Timeprisen dokumenteres ved at vedlægge en lønseddel første gang medarbejderen registrerer omkostninger i projektet og i tilfælde af lønændringer.

Beregning af timeprisen

For alle der registrerer tid i projektet, skal der beregnes en timepris efter nedenstående metode.

Bruttopersonaleomkostninger pr. år divideres med 1.720 timer
Den årlige arbejdstid for fuldtidsansatte anslås til 1.720 timer om året (SE og DK). For deltidsansatte reguleres den årlige arbejdstid i timeprisberegningen efter beskæftigelsesgraden.

Timeprisen beregnes efter følgende model:
Månedsløn inkl. tilknyttede lønudgifter*12/1720= timepris.

Vær opmærksom på, at feriepenge indgår i beregningen, og at en medarbejder ikke må bruge mere end 143,33 timer om måneden eller 1.720 timer om året.

Fast timepris for norske partnere
Norske partnere kan alternativt bruge en fast timepris på NOK 600 i timen (kræver kun tidsregistrering som dokumentation)

5.1.3 Løn til timelønnede

Hvis projektet har timelønnede, skal I beregne de støtteberettigede lønomkostninger efter følgende model:

Timeløn + feriepenge og tilknyttede lønomkostninger i henhold til ansættelseskontrakt eller lønseddel x antal arbejdstimer i projektet.

Alle timelønnede skal indberette deres arbejdstid dagligt, og tidsregistreringen skal dække 100 procent af medarbejderens arbejdstid.

5.2 Faste takster OH

Projektets indirekte omkostninger bogføres med en fast takst på 15 % af de direkte personaleomkostninger. Denne faste takst dækker omkostninger til kontor og administration og bliver rapporteret gennem en automatisk beregning på 15 % af de støtteberettigede personaleomkostninger.

Ved at anvende den faste takst forventes støttemodtageren ikke fremlægge dokumentation, dvs., der er intet krav om dokumentation såsom fakturaer, eller andre regnskabsdokumenter.

Følgende omkostninger dækkes af den faste takst:

• Leje af kontorlokaler
• Forsikring, skatter og afgifter for de bygninger, hvor personalet har til huse, og for kontorudstyret, såsom forsikring mod brand og tyveri
• Fælles goder såsom elektricitet, varme og vand
• Kontorartikler
• Bogholderifunktioner, der stilles til rådighed af støttemodtagerens organisation
• Arkiv
• Vedligeholdelse, rengøring og reparationer
• Sikkerhed
• It-systemer
• Kommunikation såsom telefon, fax, internet, post og visitkort
• Bankgebyrer for etablering og administration af en konto, hvis gennemførelsen af et projekt kræver etablering af en separat konto
• Gebyrer for grænseoverskridende finansielle transaktioner

Det betyder, at disse omkostninger ikke må medtages i andre omkostningskategorier.

5.3 Fast takst for øvrige omkostninger op til 40%

I omkostningskategorien fast takst for øvrige omkostninger op til 40% , registreres alle projektomkostninger undtagen personaleomkostninger via en automatisk beregning på 40 % (afhængigt af den procentdel, der vælges) af de støtteberettigede personaleomkostninger.

Denne omkostningskategori er ikke relevant for norske partnere.

5.4 Fast takst til rejse og ophold

I omkostningskategorien for fast takst til rejser og ophold registreres projektets omkostninger til rejse og ophold ved hjælp af en automatisk beregning, 6 % af de støtteberettigede personaleomkostninger, hvis projektet har valgt at anvende den faste takst. Den faste takst dækker de omkostninger, som I kan læse om nedenfor i omkostningskategorien rejser og ophold.

5.5 Rejser og ophold

Hvis den faste takst for rejser ikke anvendes, skal udgifter til rejser dokumenteres med formål, invitationer, indkaldelser til møder, underskrevne deltagerlister med mere. Vær opmærksom på, at kravet til dokumentation, for formål og behov i forhold til projektets aktiviteter, er højere ved rejser uden for programområdet.

Rejse- og opholdsudgifter omfatter kun følgende:

• Rejseudgifter: f.eks. billetter, rejse- og bilforsikring, brændstof, kørselsgodtgørelse, vejafgifter og parkeringsafgifter
• Udgifter til måltider
• Udgifter til indkvartering
• Gebyrer i forbindelse med visum
• Diæter.
• Hvis ovennævnte udgifter er dækket af rejsediæter, ydes der ingen anden refusion.

Udgifter, til rejser og ophold for projektmedarbejdere, i støttemodtagerens organisation, samt norske underpartnere, registreres i denne omkostningskategori.

Eksterne eksperters og serviceudbyderes rejse- og opholdsudgifter registreres i omkostningsarten “Ekstern ekspertise og eksterne tjenester”.

De udgifter, der betales direkte af støttemodtagerens ansatte, dokumenteres med en kvittering for, at støttemodtageren har refunderet udgifterne til den ansatte.

5.6 Ekstern ekspertbistand og tjenesteydelser

Udgifterne til ekstern ekspertbistand og tjenesteydelser er begrænset til følgende tjenester og ekspertise (som stilles til rådighed af et offentligt eller privat organ, eller en anden fysisk person end støttemodtageren og alle partnere i indsatsen):

• Studier eller undersøgelser såsom evalueringer, strategier, projektbeskrivelser, konstruktionstegninger, vejledning
• Uddannelse
• Oversættelser
• Udvikling, ændring og opdatering af it-systemer og websteder
• Markedsføring, kommunikation, reklame, reklamemateriale, PR-aktiviteter eller information i forbindelse med en indsats eller et program
• Økonomistyring
• Tjenesteydelser i forbindelse med tilrettelæggelse og afholdelse af arrangementer eller møder, herunder leje, forplejning eller tolkning
• Deltagelse i arrangementer, f.eks. deltagergebyrer
• Juridisk rådgivning og notarydelser, teknisk og økonomisk ekspertise, andre konsulent- og regnskabstjenester
• Immaterielle rettigheder
• Revisionsomkostninger for danske og norske partnere
• Garantier fra en bank eller anden finansiel institution, hvis det kræves i henhold til EU-retten eller national ret eller i et programdokument, der er blevet vedtaget af overvågningsudvalget
• Rejser og ophold for eksterne eksperter, talere, mødeledere og tjenesteudbydere
• Anden særlig ekspertise og andre særlige tjenester, der er nødvendige for indsatsen

Krav til udformningen af konsulentfakturaer
Fakturaer fra konsulenter skal være specificerede, så det klart fremgår, hvilken type arbejde der er blevet udført, den brugte tid og timeprisen. Hvis sådanne oplysninger ikke er angivet på fakturaen, skal leverandøren levere oplysningerne ved hjælp af tidsregnskab eller tilsvarende. Skriftlige aftaler, der danner grundlag for arbejdet, skal kunne fremlægges for FLC efter ansøgning.

Hvis der er angivet en fast pris på fakturaen, skal kontrakten vedhæftes i forbindelse med revisionen for at dokumentere at omkostningerne er projektrelaterede. Hvis der findes rammeaftaler, med den partner der står for udgifter til eksterne tjenesteydelser, henvises til dem og de skal kunne forelægges den nationale kontrollant efter ansøgning.

Det skal fremgå af fakturaen at den vedrører projektet for eksempel gennem projektkode, eller projektnavn.

Offentlige indkøb
Når i køber varer eller tjenesteydelser, skal i overholde de regler, der gælder for indkøb i EU og på nationalt plan. Projektpartnerne er selv ansvarlige for overholdelse af udbudsreglerne. Hvis nationale regler ikke følges, kan udgifter underkendes.

5.7 Udstyr

Omkostninger til udstyr, der købes, lejes, leases eller allerede ejes af støttemodtageren, bogføres i denne kategori og omfatter kun følgende:

• Kontorudstyr
• Hardware og software
• Møbler og indretning
• Laboratorieudstyr
• Maskiner og instrumenter
• Værktøjer eller lignende anordninger
• Køretøjer
• Andet specialudstyr, der er nødvendigt for indsatsen

Brugt udstyr
Omkostninger til køb af brugt udstyr kan være støtteberettigede, hvis:

• Der ikke er modtaget anden støtte til udstyret fra EU's struktur- og investeringsfonde.
• Prisen på udstyret er ikke højere end den normale markedspris
• Udstyret har de tekniske egenskaber, der er nødvendige for at gennemføre aktiviteten, og opfylder gældende normer og standarder
• Udgifter til udstyr, der betales af projektet, skal være relevante for projektets gennemførelse, budgetteres og i særlige tilfælde godkendes i jeres afgørelse om støtte. Alle udgifter til udstyr skal overholde de nationale udbudsregler eller, hvis støttemodtageren ikke er omfattet af lovgivningen, være i overensstemmelse med den særlige indkøbsprocedure, der er baseret på principperne i udbudsloven.

Omkostninger til køb af udstyr bogføres i overensstemmelse med nationale afskrivningsregler. De omkostninger, der bogføres i projektet, skal være i overensstemmelse med almindeligt anerkendte regnskabsprincipper og overholde de regnskabsregler, som organisationen, der modtager støtte, er underlagt, og organisationens praksis.

Støtten kan beregnes efter tre metoder:

Metode 1: Udstyr af mindre økonomisk værdi
For udstyr af mindre økonomisk værdi, hvor købsprisen (inklusive moms) er mindre end 2.500 euro, er hele omkostningen støtteberettiget.

For udstyr, der afskrives direkte af projektpartnere, og som overstiger 2.500 euro (inklusive moms), beregnes de støtteberettigede omkostninger:

Støtteberettigede omkostninger = varigheden af anvendelsen i projektet divideret med udstyrets anslåede økonomiske levetid.

Bemærk, at udgifter til køb af computere, mobiltelefoner eller lignende kun er støtteberettigede til personale, der arbejder 100 % af deres arbejdstid for projektet.

Metode 2: Årlige afskrivninger (udstyr, der delvis finansieres af programmet)
For udstyr, der kun anvendes i en vis del af projektperioden, eller som har en længere afskrivningsperiode end projektet, anvendes som regel metode 2. Sådant udstyr finansieres kun delvist af programmet. Den type udstyr er kendetegnet ved, at det er nødvendigt for projektets gennemførelse, men selve udstyret er ikke centralt for projektet og er kun et redskab til gennemførelse af projektet. Dette gælder f.eks. computere eller laboratorieudstyr.

Projektet kan enten købe eller anvende eksisterende udstyr, der er nødvendigt for projektets gennemførelse. Hvis udstyret udelukkende anvendes til projektet, kan udgifterne afskrives hos projektet som helhed i den tid, det anvendes i projektet.

Hvis, for eksempel, det købte udstyr har en levetid på tre år, når der kun er et år af projektperioden tilbage, kan projektet angive afskrivninger i forhold til den resterende projektperiode. Hvis udstyret anvendes både til projektet og til andre aktiviteter, kan kun en forholdsmæssig del af udgifterne afholdes af projektet.

De afskrivninger, der indberettes for projektet, skal være i overensstemmelse med almindeligt anerkendte regnskabsprincipper og overholde de regnskabsregler som organisationen der modtager støtten er underlagt.

Metode 3: Direkte afskrivninger (udstyr, der finansieres i sin helhed af programmet)
Støtte efter metoden med direkte afskrivninger (dvs. at udgifterne ikke afskrives årligt, men hele udgiften afskrives på én gang), ydes kun i undtagelsestilfælde og kræver, at følgende kriterier er opfyldt, evalueret og godkendt allerede på tidspunktet for ansøgningen om støtte. Hvis programmet godkender metoden, vil det fremgå af jeres tilsagnsbrev.

Investeringen skal:

• være en nøglekomponent i gennemførelsen af projektet
• have en stærk tilknytning til projektets formål og gennem dette bidrage til opfyldelsen af et eller flere af programmets mål.
• have en grænseoverskridende merværdi, som medfører at investeringen viser sig nyttig i andre dele af programområdet. For eksempel ved at evaluere den i fællesskab og senere sætte den i drift eller implementere den i et andet land i programområdet.

Hvis investeringer, der finansieres fuldt ud af programmet efter metode 3, sælges eller overføres til almindelig drift i løbet af projektperioden, betragtes restværdien som indtægter, og den tilsvarende støtte tilbagebetales til programmet. Den beregnede restværdi skal være i overensstemmelse med god regnskabsskik og følge de regnskabsregler, som den organisation, der modtager støtten, er underlagt.

5.8 Infrastruktur, bygge og anlægsarbejder

Omkostninger til infrastruktur, bygge og anlægsarbejder skal begrænses til følgende:

• Erhvervelse af jord i overensstemmelse med artikel 64.1 b i forordning 2021/1060
• Byggetilladelse
• Byggematerialer
• Arbejdskraft
• Specialopgaver, så som jordrensning

Projekter som handler om udførelse af bygge- eller anlægsarbejder, andre installationer/indsatser, eller indgreb i de naturlige omgivelser og landskabet, inklusiv mineraludvinding, som må forventes at medføre en væsentlig miljøpåvirkning bland andet på grund af deres karakter, størrelse eller lokalisering, skal underkastes en miljøkonsekvensvurdering, eller en screeningsprocedure, og vurderingen af alternative løsninger skal tages behørigt i betragtning, inden den / de kompetente myndighed(er) kan give tilladelse.

Bestemmelserne om vurdering af indvirkningen på miljøet findes i artikel 22, stk. 4, litra e), i forordning (EU) 2021/1059 og i direktiv 2011/92/EU om vurdering af visse offentlige og private projekters indvirkning på miljøet. Listen over de typer projekter, der henvises til, findes i bilag 1 til direktiv 2011/92/EU.

For investeringer i infrastruktur som har en forventet livslængde på mere end 5 år kræves en gennemført klimasikring. Klimasikring er en proces som integrerer foranstaltninger for begrænsning af klimaforandringer og klimatilpasning i udviklingen af infrastrukturprojekter. Processen gør det muligt for offentlige virksomheder og private investorer att træffe velbegrundede beslutninger om projekter, der betragtes som værende i overensstemmelse med Paris aftalen. Processen er opdelt i to søjler (begrænsning, tilpasning) og to faser (behovsvurdering, detaljeret analys). Den detaljerede analyse afhænger af resultatet av behovsvurderingen, hvilket bidrager til at reducere den administrative byrde.

Bestemmelserne om klimasikring af infrastruktur er fastsat i artikel 22, stk. 4, litra j), i forordning (EU) 2021/1059. Vejledning findes i Kommissionens meddelelse om teknisk vejledning om klimasikring af infrastruktur i perioden 2021-2027 (2021/C 373/01).

5.9 Indtægter

Her bogføres og indberettes indtægter relateret til projektet. Hvis jeres projekt genererer indtægter, skal I løbende indberette indtægterne.

Projektindtægter er f.eks. til indtægter fra

• billetter
• salg
• deltagergebyrer
• leje
• tjenester, projektet tilbyder.

En indtægt, der er direkte relateret til projektaktiviteten, reducerer projektets støtteberettigede omkostninger med det samme beløb. Når I indberetter projektets indtægter, som et minusbeløb i omkostningskategorien Indtægter, reduceres de samlede omkostninger med indtægtsbeløbet.