4 Regler för stödberättigade kostnader

I kapitel 4 finner ni information om ekonomi och regler för stödberättigande. För att en kostnad ska vara stödberättigad krävs att den uppfyller ett antal grundläggande krav.

Kostnader är stödberättigande om de är:

• Relaterade till projektets aktiviteter
• Tillkommande utöver projektpartnerns ordinarie verksamhet
• följer beslut om stöd avseende budget och aktiviteter
• Ställda till projektpartner
• Uppkomna och projektbokförda hos projektpartner under den tidsperiod som anges i beslut om stöd (i Norge är det tillräckligt att utgiften är bokförd under projektperioden)
• Betalda och dokumenterade

För utbetalning av schablon gäller att:

• De personalkostnader som ligger till grund för schablonen ska vara upparbetade och godkända av granskare.

För utbetalning av klumpsumma gäller att:

• Projektets slutrapport är godkänd av sekretariatet

Stödberättigande kostnader ska också:

• Präglas av kostnadseffektivitet. Det innebär att alla kostnader ska utgå från principerna om sund ekonomisk förvaltning, som bygger på begreppen sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet. I praktiken betyder det att kostnader som framstår som oskäliga inte är stödberättigande, varken helt eller delvis.
• Följa gällande nationella upphandlings- eller inköpsregler, eller om upphandling inte krävs, ska ni beakta principerna om likvärdighet, ickediskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande samt proportionalitet
• Följa reglerna om informationsskyldighet. Läs vidare i avsnitt 3.3.1.

Utgifter som inte är stödberättigande:

• Utgifter som uppstått före startdatum respektive efter slutdatum för projektperioden
• Utgifter som överstiger projektets totala budget
• Schablonberäkningar med undantag för schablonberäkning för förenklade redovisningsalternativ
• Ränteutgifter på lån, dröjsmålsränta eller motsvarande
• Böter, ekonomiska påföljder och utgifter för rättsliga tvister
• Kostnader för gåvor
• Kostnader som beror på fluktuationer i valutakurserna
• Individuella tjänstepensionsförsäkringar utöver kollektivavtal
• Utgifter som har ingått som underlag i ett annat EU-projekt
• Utgifter i förprojekt för att skriva ansökan till ett huvudprojekt
• Moms, förutom i vissa fall, se avsnitt 4.2
• Ideellt arbete (oavlönat)
• Utgifter för aktiviteter som inte nämns i ansökan och som därmed inte ligger som underlag för beslutet
• Utgifter för att ställa/infria ansvarsförbindelser, garanti- och andra åtaganden för projektets räkning (inklusive bonus till projektmedlemmar)
• Försäljning av tjänst eller vara mellan projektpartners
• Underentreprenörskontrakt, eller konsultavtal, där utgiften utgör en procentuell andel av projektets budget.
• Köp av vara eller tjänst från leverantör med sammanfallande ekonomiskt intresse.
• Stipendier
• Semesterlöneskuld
  

4.1 Projektredovisning

Faktiska kostnader, det vill säga kostnader som inte är schablonkostnader eller enhetskostnader, ska bokföras på en projektspecifik kod i bokföringen hos de parter som deltar i projektet. Det innebär att kostnader, intäkter och finansiering som tillhör projektet ska kunna utläsas direkt ur redovisningen.

Exempel på kostnader som inte behöver projektredovisas:

• Lönekostnader där timlönen räknats ut med 1720-metoden. Mer information om 1720-metoden finner ni i avsnitt 5.1.2.
• Schablonkostnader kopplade till förenklade redovisningsalternativ
• För norsk projektägare är det inte ett krav att övriga norska partners personalkostnader bokförs på projektspecifik kod, men det rekommenderas.
• För danska projektpartner är det inte ett krav att personalkostnader bokförs på projektspecifik kod, men det rekommenderas.

Dock kvarstår alla övriga krav för att löneutgiften ska godkännas som stödberättigande, så som bokföring och dokumentation, för både norska och danska partner.

Projektredovisning av lön

Det finns två metoder för att projektredovisa lön:

• Med den attesterade tidsredovisningen som underlag beräknas den totala utgiften för lön för en månad. Det beräknade beloppet debiteras projektet; lämpligen genom att använda ett konto för interndebiteringar, eller motsvarande. Observera att det måste gå att härleda de bokförda beloppen i tidsredovisningen.
• Den andra metoden är att bokföra direkt i lönesystemet, vilket kan vara lämpligt vid heltidsanställning eller när den anställde arbetar en fast procentsats i projektet.

4.2 Moms

Beroende på projektets totala EU-budget kan moms vara en stödberättigande kostnad för svenska och danska partner. För att moms ska vara stödberättigande ska den vara budgeterad i beslut om stöd och gå att härleda till en stödberättigande kostnad som har särredovisats i projektet bokföring.

För svenska och danska partner
I projekt vars EU-budget är mindre än 5 miljoner euro (inklusive moms) kan svenska och danska partner välja att ta upp moms som en stödberättigad kostnad.

I projekt vars EU-budget överstiger 5 miljoner euro (inklusive moms) är moms en stödberättigad kostnad om den inte kan återkrävas enligt nationell momslagstiftning. Det innebär att moms endast är stödberättigad om den utgör en kostnad för projektpartnern.

OBS! För aktiviteter som har beviljats statsstöd enligt det allmänna gruppundantaget (GBER) är moms som kan återvinnas enligt nationell momslagstiftning inte en stödberättigad kostnad.

För norska partner
För norska partner är moms en stödberättigad kostnad om den inte kan återkrävas enligt nationell momslagstiftning. Det innebär att moms endast är stödberättigad om den utgör en kostnad för projektpartnern.

4.3 Regler om investeringar och insatsers varaktighet

Om ert projekt har gjort en insats som omfattar en investering i infrastruktur eller en produktiv investering måste ni följa reglerna om insatsers varaktighet, annars kan det bli aktuellt med återbetalning av stödet.

En produktiv investering definieras som en investering i produktion av varor och tjänster som bidrar till värdeökning, omsättning eller sysselsättning. En sådan investering kan både vara fysiska anläggningstillgångar och immateriella tillgångar. Exempel på anläggningstillgångar är en maskin som används för produktion. Exempel på en immateriell investering är köp av patent eller varumärke. En testanläggning som endast ska användas för forskning är däremot inte en produktiv investering, enligt definitionen ovan.

Om något av följande sker inom 5 år efter slututbetalning till stödmottagaren kan ett återkrav av stödet bli aktuellt:

• En produktionsverksamhet upphör eller omlokaliseras så att den hamnar utanför programområdet.
• Ägandeförhållandena för en infrastruktur förändras vilket innebär att ett företag eller ett offentligt organ får en felaktig förmån.
• Det sker en väsentlig förändring som påverkar insatsens karaktär, mål eller villkoren för dess genomförande, som skulle resultera i att de ursprungliga målen underminerades.

Lead partner i projektet måste meddela programsekretariatet om någon av ovanstående förändringar sker.

Var uppmärksam på att:

• Omfattningen av återkravet avgörs i proportion till den period under vilken kravet inte uppfyllts.
• Bestämmelsen om insatsernas varaktighet gäller inte om insatsen upphört på grund av konkurs där det inte rör sig om bedrägeri.
• Om projektet berörs av statsstöd förlängs tidsfristen till 10 år efter beslut om stöd till stödmottagaren.

4.4 Generellt om upphandling

Projektets partner har ansvar för att reglerna för upphandling följs. När ni köper varor eller tjänster ska ni följa de regler som gäller för upphandling i EU och på nationell nivå. För ytterligare information om upphandlingsregler i Danmark, Sverige respektive Norge hänvisar vi till respektive lands regelverk.

I de fall projektet rapporterar faktiska kostnader ska ni dokumentera de olika stegen i upphandlingen och upphandlingsunderlaget ska kunna uppvisas för nationella kontrollanter.

Om en projektpartner inte omfattas av lagen om offentlig upphandling, till exempel privata organisationer, ska principerna om likvärdighet, ickediskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande samt proportionalitet följas vid inköp av varor och tjänster. Det innebär, bland annat, att alla inköp ska vara kostnadseffektiva och köpas in till marknadspris, vilket ska dokumenteras och kunna redovisas.

4.4.1 Sammanfallande intressen mellan köpare och säljare

Köp av vara eller tjänst är inte stödberättigande om det finns ett sammanfallande ekonomiskt intresse mellan köpare och säljare, så till vida inte annat framgår av upphandlingsregler i respektive land.

Med sammanfallande intresse avses situationer där det mellan två parter råder ett inbördes ägarförhållande eller annat avgörande inflytande, familje- eller släktmässiga relationer eller annan gemensam koppling till en organisation.

Exempel på situationer där sammanfallande intresse anses föreligga mellan parter:

• Mellan moderbolag och dotterbolag
• Mellan ett företag eller en organisation och dess ägare
• Mellan partners i projekt som mottar stöd från strukturfonderna
• Mellan företrädare för projektparter och leverantörer där företrädaren själv eller make, sambo, partner, förälder, barn, syskon eller annan närstående har ett ekonomiskt intresse eller annat inflytande.

Undantag görs dock för danska stödmottagare med stöd av nationell lagstiftning.

För danska stödmottagare innebär det att försäljning ska ske till självkostnadspris vid sammanfallande intresse mellan köpare och säljare, enligt följande förutsättningar:

• En extern utgift för köp mellan parter med sammanfallande intresse kan dock inkluderas i projektets räkenskaper om kostnaden har fastställts och dokumenterats till faktiskt självkostnadspris, och om det har genomförts prisjämförelser före inköpet.
• Om det handlar om inköp som omfattas av EU:s upphandlingsregler kan kostnaden inte stödjas, även om den har fastställts till självkostnadspris.

4.5 Upphandling danska stödmottagare

Översättning av text om upphandling danska stödmottagare publiceras vid senare tidpunkt.

4.6 Upphandling svenska stödmottagare

Vägledningen till svenska stödmottagare är baserad på Tillväxtverkets ”Handbok för EU-projekt 2021-2027”.

Alla inköp och upphandlingar ska göras med kostnadseffektivitet i åtanke. I praktiken innebär det att alla inköp ska göras med utgångspunkt från den allmänna prisnivån på marknaden och att det ska finnas en rimlig balans mellan pris, kvalitet och prestanda.

Det är ni som stödmottagare som ansvarar för att era upphandlingar och köp följer aktuell upphandlingslagstiftning eller det särskilda inköpsförfarandet som bygger på principerna i lagen om offentlig upphandling (LOU). Planera projektet så att ni har både den kompetens och den tid som behövs för att genomföra upphandlingarna och köpen på ett korrekt sätt.

Om ni lyder under någon av följande ansvarar ni för att era upphandlingar och köp följer de lagarna:

• lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU),
• lagen (2016:1146) om offentlig upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) eller
• lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK)

Information om upphandlingslagarna finns på Upphandlingsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats.. Där finns även ett upphandlingsstöd som ger grundläggande information och stöd i praktiska upphandlingsfrågor.

4.6.1 Särskilt inköpsförfarande baserat på principerna i lagen om offentlig upphandling

Alla programmets stödmottagare, inklusive de stödmottagare som inte omfattas av upphandlingslagstiftningen, ska följa ett särskilt inköpsförfarande för att säkerställa att principerna i lagen om offentlig upphandling följs.

Inköpsförfarandet gäller för samtliga köp men kraven som måste följas skiljer sig åt beroende på om beloppet är under eller över direktupphandlingsgränsen, se nedan. Från och med 1 februari 2022 är direktupphandlingsgränsen i LOU 700 000 kronor. Ett köp får inte delas upp i flera mindre köp i syfte att kringgå reglerna.

Under direktupphandlingsgränsen

För köp under beloppet för direktupphandlingsgränsen krävs ingen konkurrensutsättning. Likabehandlingsprincipen måste dock följas vilket innebär att konkurrensutsättning ändå kan behöva göras vid potentiella jävssituationer eller intressekonflikter för att undanröja risken att köpet strider mot likabehandlingsprincipen.

Vid köp som överstiger 100 000 kronor ska ni som stödmottagare skriftligen dokumentera vad parterna kommit överens om. Dokumentationen, som kan vara i form av mejl, ska innehålla parternas namn, pris, beskrivning av varan/tjänsten och tid för leverans. Saknas dokumentation så kan det finnas grund för att underkänna kostnaden.

Även vid direktupphandlingar ska de upphandlande organisationerna göra sina inköp med kostnadseffektivitet i åtanke och alltid utgå från de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna om:

• likabehandling
• icke-diskriminering
• öppenhet
• ömsesidigt erkännande
• proportionalitet

Över direktupphandlingsgränsen

Köp över beloppet för direktupphandling ska konkurrensutsättas.

I egenskap av stödmottagare ska ni ställa en skriftlig förfrågan till minst två potentiella leverantörer och samma underlag ska skickas till samtliga leverantörer.

Förfrågan och svar från potentiella leverantörer ska vara skriftliga. Ni som stödmottagare ska skriftligen dokumentera vad parterna kommit överens om. Dokumentationen, som kan vara i form av mejl, ska innehålla parternas namn, pris, beskrivning av varan/tjänsten och tid för leverans. Saknas dokumentation kring detta så finns det grund för att underkänna kostnaden. Observera att kravet på att skriftlig förfrågan ska skickas till minst två potentiella leverantörer gäller även om annons läggs ut på er organisations webbplats.

4.7 Köp av tjänst eller vidarefakturering mellan projektpartner/finansiär

Försäljning/Köp av tjänst eller vidarefakturering mellan projektpartner är inte tillåtet. Det medför att projektredovisningen blir svår att följa och därmed revidera.

Det är inte tillåtet att köpa tjänster av finansiärer på grund av att den organisation som tillhandahåller medfinansiering kan ha fått en konkurrensfördel gentemot övriga leverantörer genom sitt engagemang i projektet.

Följande vidarefakturering mellan projektpartner är dock tillåtet:

• Vidarefakturering för att hantera utgifter för nationell kontroll i Danmark, vilket innebär att Lead partner eller Koordinerande partner som mottar fakturan får vidarefakturera utgiften till den danska delen av partnerskapet.
  
• I Norge är vidarefakturering tillåtet (utan påslag) från underpartner till norsk projektägare, då det endast är norsk projektägare som kan bokföra utgifter i projektet.

Observera att köp av vara eller tjänst inte är stödberättigande om det finns ett sammanfallande ekonomiskt intresse mellan köpare och säljare. Läs mer om detta under 4.4 Upphandling.

4.8 Representation i form av mat och dryck

Med representation avses här utgifter för mat och dryck, vilket under vissa förutsättningar kan utgöra stödberättigande kostnader.

För att representation i form av mat och dryck ska anses vara en stödberättigande kostnad ska följande beaktas:

• Det ska finnas ett direkt samband mellan genomförandet av projektet och representationen. Exempel på sådana tillfällen är förtäring i samband med arbetsgruppsmöten, styrgruppsmöten eller möten med externa intressenter.
• Representationen ska prägla av återhållsamhet med avseende på belopp, frekvens och antal deltagare.
• Endast personer som har koppling till aktiviteten kan medverka.
• Utgifter ska alltid dokumenteras genom inbjudan, program, deltagarförteckning (namn och organisation på deltagarna) och i förekommande fall mötesanteckningar.