4 Regler för stödberättigade kostnader

I kapitel 4 finner ni information om ekonomi och regler för stödberättigande. För att en kostnad ska vara stödberättigad krävs att den uppfyller ett antal grundläggande krav.

Kostnader är stödberättigande om de är:

  • Relaterade till projektets aktiviteter
  • Tillkommande utöver projektpartnerns ordinarie verksamhet
  • följer beslut om stöd avseende budget och aktiviteter
  • Ställda till projektpartner
  • Uppkomna och projektbokförda hos projektpartner under den tidsperiod som anges i beslut om stöd (i Norge är det tillräckligt att utgiften är bokförd under projektperioden)
  • Betalda och dokumenterade

För utbetalning av schablon gäller att:

  • De personalkostnader som ligger till grund för schablonen ska vara upparbetade och godkända av granskare.

För utbetalning av klumpsumma gäller att:

  • Projektets slutrapport är godkänd av sekretariatet

Stödberättigande kostnader ska också:

  • Präglas av kostnadseffektivitet. Det innebär att alla kostnader ska utgå från principerna om sund ekonomisk förvaltning, som bygger på begreppen sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet. I praktiken betyder det att kostnader som framstår som oskäliga inte är stödberättigande, varken helt eller delvis.
  • Följa gällande nationella upphandlings- eller inköpsregler, eller om upphandling inte krävs, ska ni beakta principerna om likvärdighet, ickediskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande samt proportionalitet
  • Följa reglerna om informationsskyldighet. Läs vidare i avsnitt 3.3.1.

Utgifter som inte är stödberättigande:

  • Utgifter som uppstått före startdatum respektive efter slutdatum för projektperioden
  • Utgifter som överstiger projektets totala budget
  • Schablonberäkningar med undantag för schablonberäkning för förenklade redovisningsalternativ
  • Ränteutgifter på lån, dröjsmålsränta eller motsvarande
  • Böter, ekonomiska påföljder och utgifter för rättsliga tvister
  • Kostnader för gåvor
  • Kostnader som beror på fluktuationer i valutakurserna
  • Individuella tjänstepensionsförsäkringar utöver kollektivavtal
  • Utgifter som har ingått som underlag i ett annat EU-projekt
  • Utgifter i förprojekt för att skriva ansökan till ett huvudprojekt
  • Moms, förutom i vissa fall, se avsnitt 4.2
  • Ideellt arbete (oavlönat)
  • Utgifter för aktiviteter som inte nämns i ansökan och som därmed inte ligger som underlag för beslutet
  • Utgifter för att ställa/infria ansvarsförbindelser, garanti- och andra åtaganden för projektets räkning (inklusive bonus till projektmedlemmar)
  • Försäljning av tjänst eller vara mellan projektpartners
  • Underentreprenörskontrakt, eller konsultavtal, där utgiften utgör en procentuell andel av projektets budget.
  • Köp av vara eller tjänst från leverantör med sammanfallande ekonomiskt intresse.
  • Stipendier
  • Semesterlöneskuld

4.1 Projektredovisning

Faktiska kostnader, det vill säga kostnader som inte är schablonkostnader eller enhetskostnader, ska bokföras på en projektspecifik kod i bokföringen hos de parter som deltar i projektet. Det innebär att kostnader, intäkter och finansiering som tillhör projektet ska kunna utläsas direkt ur redovisningen.

Exempel på kostnader som inte behöver projektredovisas:

  • Lönekostnader där timlönen räknats ut med 1720-metoden. Mer information om 1720-metoden finner ni i avsnitt 5.1.2.
  • Schablonkostnader kopplade till förenklade redovisningsalternativ
  • För norsk projektägare är det inte ett krav att övriga norska partners personalkostnader bokförs på projektspecifik kod, men det rekommenderas.
  • För danska projektpartner är det inte ett krav att personalkostnader bokförs på projektspecifik kod, men det rekommenderas.

Dock kvarstår alla övriga krav för att löneutgiften ska godkännas som stödberättigande, så som bokföring och dokumentation, för både norska och danska partner.

Projektredovisning av lön

Det finns två metoder för att projektredovisa lön:

  • Med den attesterade tidsredovisningen som underlag beräknas den totala utgiften för lön för en månad. Det beräknade beloppet debiteras projektet; lämpligen genom att använda ett konto för interndebiteringar, eller motsvarande. Observera att det måste gå att härleda de bokförda beloppen i tidsredovisningen.
  • Den andra metoden är att bokföra direkt i lönesystemet, vilket kan vara lämpligt vid heltidsanställning eller när den anställde arbetar en fast procentsats i projektet.

4.2 Moms

Beroende på projektets totala EU-budget kan moms vara en stödberättigande kostnad för svenska och danska partner. För att moms ska vara stödberättigande ska den vara budgeterad i beslut om stöd och gå att härleda till en stödberättigande kostnad som har särredovisats i projektet bokföring.

För svenska och danska partner
I projekt vars EU-budget är mindre än 5 miljoner euro (inklusive moms) kan svenska och danska partner välja att ta upp moms som en stödberättigad kostnad.

I projekt vars EU-budget överstiger 5 miljoner euro (inklusive moms) är moms en stödberättigad kostnad om den inte kan återkrävas enligt nationell momslagstiftning. Det innebär att moms endast är stödberättigad om den utgör en kostnad för projektpartnern.

OBS! För aktiviteter som har beviljats statsstöd enligt det allmänna gruppundantaget (GBER) är moms som kan återvinnas enligt nationell momslagstiftning inte en stödberättigad kostnad.

För norska partner
För norska partner är moms en stödberättigad kostnad om den inte kan återkrävas enligt nationell momslagstiftning. Det innebär att moms endast är stödberättigad om den utgör en kostnad för projektpartnern.

4.3 Regler om investeringar och insatsers varaktighet

Om ert projekt har gjort en insats som omfattar en investering i infrastruktur eller en produktiv investering måste ni följa reglerna om insatsers varaktighet, annars kan det bli aktuellt med återbetalning av stödet.

En produktiv investering definieras som en investering i produktion av varor och tjänster som bidrar till värdeökning, omsättning eller sysselsättning. En sådan investering kan både vara fysiska anläggningstillgångar och immateriella tillgångar. Exempel på anläggningstillgångar är en maskin som används för produktion. Exempel på en immateriell investering är köp av patent eller varumärke. En testanläggning som endast ska användas för forskning är däremot inte en produktiv investering, enligt definitionen ovan.

Om något av följande sker inom 5 år efter slututbetalning till stödmottagaren kan ett återkrav av stödet bli aktuellt:

  • En produktionsverksamhet upphör eller omlokaliseras så att den hamnar utanför programområdet.
  • Ägandeförhållandena för en infrastruktur förändras vilket innebär att ett företag eller ett offentligt organ får en felaktig förmån.
  • Det sker en väsentlig förändring som påverkar insatsens karaktär, mål eller villkoren för dess genomförande, som skulle resultera i att de ursprungliga målen underminerades.

Lead partner i projektet måste meddela programsekretariatet om någon av ovanstående förändringar sker.

Var uppmärksam på att:

  • Omfattningen av återkravet avgörs i proportion till den period under vilken kravet inte uppfyllts.
  • Bestämmelsen om insatsernas varaktighet gäller inte om insatsen upphört på grund av konkurs där det inte rör sig om bedrägeri.
  • Om projektet berörs av statsstöd förlängs tidsfristen till 10 år efter beslut om stöd till stödmottagaren.

4.4 Generellt om upphandling

Projektets partner har ansvar för att reglerna för upphandling följs. När ni köper varor eller tjänster ska ni följa de regler som gäller för upphandling i EU och på nationell nivå. För ytterligare information om upphandlingsregler i Danmark, Sverige respektive Norge hänvisar vi till respektive lands regelverk.

I de fall projektet rapporterar faktiska kostnader ska ni dokumentera de olika stegen i upphandlingen och upphandlingsunderlaget ska kunna uppvisas för nationella kontrollanter.

Om en projektpartner inte omfattas av lagen om offentlig upphandling, till exempel privata organisationer, ska principerna om likvärdighet, ickediskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande samt proportionalitet följas vid inköp av varor och tjänster. Det innebär, bland annat, att alla inköp ska vara kostnadseffektiva och köpas in till marknadspris, vilket ska dokumenteras och kunna redovisas.

4.4.1 Sammanfallande intressen mellan köpare och säljare

Köp av vara eller tjänst är inte stödberättigande om det finns ett sammanfallande ekonomiskt intresse mellan köpare och säljare, så till vida inte annat framgår av upphandlingsregler i respektive land.

Med sammanfallande intresse avses situationer där det mellan två parter råder ett inbördes ägarförhållande eller annat avgörande inflytande, familje- eller släktmässiga relationer eller annan gemensam koppling till en organisation.

Exempel på situationer där sammanfallande intresse anses föreligga mellan parter:

  • Mellan moderbolag och dotterbolag
  • Mellan ett företag eller en organisation och dess ägare
  • Mellan partners i projekt som mottar stöd från strukturfonderna
  • Mellan företrädare för projektparter och leverantörer där företrädaren själv eller make, sambo, partner, förälder, barn, syskon eller annan närstående har ett ekonomiskt intresse eller annat inflytande.

Undantag görs dock för danska stödmottagare med stöd av nationell lagstiftning.

För danska stödmottagare innebär det att försäljning ska ske till självkostnadspris vid sammanfallande intresse mellan köpare och säljare, enligt följande förutsättningar:

  • En extern utgift för köp mellan parter med sammanfallande intresse kan dock inkluderas i projektets räkenskaper om kostnaden har fastställts och dokumenterats till faktiskt självkostnadspris, och om det har genomförts prisjämförelser före inköpet.
  • Om det handlar om inköp som omfattas av EU:s upphandlingsregler kan kostnaden inte stödjas, även om den har fastställts till självkostnadspris.

4.5 Upphandling danska stödmottagare

Vägledning om upphandling till danska stödmottagare är hämtad från Erhvervsstyrelsens "Vejledning om støtteberettigelse, Regionalfonden, Socialfonden Plus og Fonden for Retfærdig Omstilling 2021-2027", juli 2022.

Alla köp inom projektet ska göras med ekonomisk sparsamhet och god ekonomisk förvaltning i åtanke. I praktiken innebär det att alla köp ska göras med utgångspunkt i den generella prisnivån på marknaden och att det ska finnas en rimlig balans mellan pris, kvalitet och prestanda.

För att säkerställa att köp av varor och tjänster görs med utgångspunkt i den generella prisnivån på marknaden ska det alltid genomföras en undersökning av marknadspriserna innan ett köp görs. Om köpet omfattas av upphandlingslagen (udbudsloven) eller anbudslagen (tillbudsloven) räcker det inte med att på förhand undersöka marknadspriserna. I sådana fall måste upphandlingslagen eller anbudslagen följas.

Vilka regler som gäller för köpet beror på vilken ekonomisk partner som genomför köpet, köpets storlek och om det är ett köp med tydligt gränsöverskridande intresse.

4.5.1 Privata köpare

Privata ekonomiska partners omfattas inte av upphandlingslagen och ska därför endast följa reglerna om att undersöka marknadspriserna innan ett köp genomförs. Detta syftar till att säkerställa att principen om ekonomisk sparsamhet och god ekonomisk förvaltning efterlevs, vilket innebär att köpen görs med utgångspunkt i den generella prisnivån på marknaden.

Det innebär att alla köp som genomförs av projektets privata ekonomiska partners endast kan göras efter att en undersökning marknadspriserna har genomförts.

Det finns dock särskilda villkor för privata ekonomiska partners vid köp av bygg- och anläggningsinvesteringar, eftersom även privata ekonomiska partners omfattas av anbudslagen om det mottas offentligt stöd för sådana köp.

Dokumentation av marknadspris

Om privata ekonomiska partners köper varor eller tjänster ska marknadspris dokumenteras innan köpet. Detta är för att säkerställa att principen om ekonomisk sparsamhet och god ekonomisk förvaltning följs, vilket innebär att köp görs med utgångspunkt i den allmänna prisnivån på marknaden.

Det avgörande för valet av leverantör ska vara förhållandet mellan pris, kvalitet och prestanda. Det innebär inte att ni nödvändigtvis måste välja det lägsta priset, utan att ni ska kunna motivera ert val av leverantör utifrån en rimlig balans mellan pris, kvalitet och prestanda.

Ni kan använda den blankett för dokumentation som finns på Erhvervsstyrelsens webbplats för EU-program Länk till annan webbplats. om ni köper varor och tjänster. Om ni inte önskar använda blanketten är det viktigt att ni följer reglerna för dokumentation av köpet; med datumangivelse, intressekonflikt, ställningstagande till gränsöverskridande intresse och motiv för valet av leverantör i samband med att ni dokumenterar marknadspris för era köp.

Man kan dokumentera marknadspris på flera sätt:

Möjliga metoder för att säkerställa att köp sker på marknadsmässiga villkor

  • Dokumentera marknadskännedom och få ett anbud baserat på detta. Projektet kan till exempel ringa två eller flera leverantörer och fråga efter pris, söka priser på nätet eller annonsera efter offerter och på så sätt se till att projektet agerar sparsamt. Det är viktigt att projektet sparar och daterar dokumentation av de priser de kommit fram till, samt motiv för val av leverantör. Spara därför en daterad utskrift eller en skärmbild av de priser som ni har hittat på nätet, be leverantören att skicka sitt erbjudande via e-post eller gör en daterad anteckning där de priser som ni får per telefon framgår.
  • Ta in två eller tre anbud. Projektet skickar uppdragsbeskrivning till två eller tre leverantörer. Projektet får minst två anbud och väljer det bästa erbjudandet. Projektet motiverar valet om det billigaste erbjudandet inte väljs.
  • Annonsera på din egen webbplats eller på www.udbud.dk.

Om dokumentation av marknadspris genomförs genom att begära in anbud är det ett krav att anbudsgivarna har haft samma underlag för att lämna anbud, så att det blir en verklig och jämförbar undersökning av marknadspriset.

Det innebär att du till exempel när du begär in två eller tre anbud ska förse budgivare med samma förfrågningsunderlag, samt ge budgivare samma information i eventuell vidare dialog.

Det innebär också att om du ger en budgivare ytterligare information som är relevant för att kunna lämna ett anbud ska övriga budgivare få samma uppgifter. Det rekommenderas därför att all kommunikation sker skriftligt eller att daterade anteckningar upprättas samma dag som muntlig dialog har förts.

Om du får ett anbud från en befintlig eller tidigare leverantör av samma produkt eller tjänst måste du utjämna eventuella konkurrensfördelar som denna leverantör kan ha. Om det är omöjligt eller orimligt att utjämna konkurrensfördelen, till exempel på grund av tekniska eller ekonomiska förhållanden, är inte utjämning av konkurrensfördelen ett krav. Du måste då kunna förklara varför utjämning av konkurrensfördel inte är möjlig. Det rekommenderas att bedömningen av hur konkurrensfördelen utjämnas, eller om den faller under undantaget, beskrivs i en not som bifogas övrigt underlag för dokumentation av marknadspris.

Erhvervsstyrelsen rekommenderar att man för dokumentation, vid alla köp använder formuläret ”deklaration vid köp av varor och tjänster", som finns att ladda ner från Erhvervsstyrelsens hemsida för EU-program. Länk till annan webbplats.

Blanketten kan användas för att dokumentera att en undersökning av marknadspris har genomförts. Det är viktigt att betona att formuläret i sig inte utgör tillräcklig dokumentation för att undersökning av marknadspris har genomförts. Formuläret är ett stöd för projektet för att säkerställa att korrekt underliggande dokumentation finns, förutsatt att instruktioner och rekommendationer följs.

Underlåtenhet att följa reglerna för att dokumentera att undersökning av marknadspris har utförts, kan resultera i finansiella korrigeringar på upp till 100 procent. Storleken på orrigeringen kommer att bestämmas efter en konkret bedömning av omständigheterna i ärendet. Korrigeringen för bristande dokumentation av undersökning av marknadspris sätts vanligtvis till 25 procent.

Beloppsgräns för krav på att dokumentera marknadspris

Marknadspris ska dokumenteras innan alla köp. För att begränsa den administrativa bördan behöver stödmottagarna dock inte tillhandahålla dokumentation för att köp har skett till marknadspris för utgifter under 50 000 dkr.

Beloppsgränsen gäller endast frågan om dokumentation av marknadspris. Observera att det alltjämt förutsätts att marknadspriset har undersökts för köp som understiger 50 000 DKK.

Vid köp under 50 000 DKK måste stödmottagaren alltjämt kunna redogöra för rutiner för upphandling inom ramen för projektet, för att säkerställa att alla köp görs med sparsamhet och med en sund ekonomisk förvaltning i åtanke.

Du ska vara medveten om att beloppsgränsen endast gäller under förutsättning att det inte är tal om ett större köp som är uppdelat på flera köp eller betalningar. Ett köp som totalt överstiger 50 000 DKK kommer att omfattas av kravet på dokumentation av marknadspris, även om de enskilda betalningarna individuellt ligger under beloppsgränsen. Det är därför viktigt att ni inför ett köp bedömer den totala kostnaden för produkten eller tjänsten.

Anbudslagen

En privat ekonomisk partners köp i samband med bygg- och anläggningsinvesteringar omfattas av reglerna i anbudslagen.

Detta innebär att sådana köp måste göras genom offentlig eller begränsad upphandling (licitation) eller genom att köparen begär in ett flera anbud (underhåndsbud). Förfarandet för sådan upphandling (licitation) och ”underhåndsbud” framgår av anbudslagen.

Det ska dokumenteras att anbudslagen har följts. Bristande underlag för efterlevnad av tilbudsloven kan medföra rättelser med upp till 100 procent. Rättelsens storlek kommer att bestämmas efter en konkret bedömning av omständigheterna i ärendet.

4.5.2 Offentlig eller offentligrättslig köpare

Statliga, regionala, kommunala och offentligrättsliga organ omfattas av uppandlings- och anbudslagen (udbuds- og tilbudsloven).

Alla offentliga och offentligrättsliga parter måste därför, utöver reglerna om dokumentation av marknadspris som beskrivs i den här vägledningen, också säkerställa att upphandlings- och anbudslagen följs. Reglerna reglerar alla typer av köp och varierar beroende på storlek och typ av köp.

Det är stödmottagarens ansvar att dokumentera efterlevnad av reglerna. Om köpet är under tröskelvärdena i upphandlings- och anbudslagen kan ni använda ett formulär för dokumentation i samband med köp av varor och tjänster som finns på Erhvervsstyrelsens webbplats för EU-program Länk till annan webbplats.. Om ni inte vill använda formuläret är det viktigt att ni följer reglerna för att dokumentera köpet, med datumangivelse, intressekonflikter, ställningstagande till gränsöverskridande intressen och motiv för val av leverantör och att köp har skett till marknadspris.

Stödmottagare bör hålla sig informerade om gällande regler i uppandlings- och anbudslagen och eventuella ändringar därav, för att säkerställa att köp i projektet görs enligt gällande regler.

Det är viktigt att ni innan ni gör ett köp bedömer om köpet har gränsöverskridande intresse (Enligt upphandlingslagen §§ 10 och 191 föreligger tydligt gränsöverskridande intresse om beställaren (ordregiver) bedömer att ett företag i en annan medlemsstat kan vara intresserat av att lägga anbud på kontraktet) och hur mycket ni totalt sett behöver köpa av den aktuella varan eller tjänsten. Detta för att säkerställa att ni genomför köpet enligt gällande regelverk. Om det visar sig att köpet har gjorts enligt fel regelverk kan det medföra en ekonomisk korrigering på upp till 100 procent. Storleken på korrigeringen kommer att fastställas baserat på en bedömning av ärendets omständigheter. Det rekommenderas att projektets bedömning av köpet beskrivs i ett dokument som bifogas övrig dokumentation.

I upphandlings- och anbudslagen finns tröskelvärden som avgör vilka regler som ska tillämpas. Tröskelvärdena är olika beroende på vem som gör köpet och vad som köps, och ett stort kontrakt får inte delas upp i flera mindre delar som alla ligger under tröskelvärdena för att undgå reglerna.

Observera att reglerna i upphandlingslagen i vissa fall kräver att det annonseras eller genomförs en upphandling där en specifik procedur och en specifik plattform för annonsering måste användas, till exempel www.udbud.dk. Det är därför viktigt att ni sätter er in i när och vilka i ert projekt som omfattas av upphandlingslagen så att processerna för upphandling anpassas till reglerna. Ni kan läsa mer på ”Konkurrence- och Forbrugerstyrelsens” webbplats.

Om ni gör inköp enligt SKI-avtalet anses detta vara dokumentation för att kravet på sparsamhet och sund ekonomisk förvaltning har uppfyllts, eftersom SKI-avtalen har varit föremål för EU-upphandling. Köp enligt andra offentliga avtal som ingåtts efter en upphandling uppfyller också detta krav.

Med andra ord ska man konkret bedöma om ett kontrakt måste upphandlas eller inte, och det är köparen som måste dokumentera att reglerna följs. Det är viktigt att kunna visa vilka övervägandena som har gjorts och åtgärder som har vidtagits före köpet.

Om ni bedömer att era köp inte behöver upphandlas för att de omfattas av ett undantag, måste ni dokumentera era överväganden, före varje enskilt köp. Anledningen till detta är att om ni har dokumenterat att ni har gjort en bedömning före köpet, är er ställning starkare om det senare uppstår tvivel om huruvida tjänsten eller varan omfattades av upphandlingsplikten.

På ”Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens” webbplats kan ni läsa mer om upphandlingsreglerna, inklusive tröskelvärden för när köp av varor eller tjänster omfattas av upphandlings- och anbudslagen. Där finner ni löpande uppdaterade riktlinjer för tolkning av reglerna. Om ni behöver professionell rådgivning för att följa upphandlings- och anbudsreglerna, om ingen av de ekonomiska partnerna i ert projekt har den kompetens som behövs, är sådana rådgivningstjänster i samband med upphandling i projektet stödberättigande utgifter.

Tydligt gränsöverskridande intresse – upphandlingslagen avsnitt IV

Vid alla köp måste ni ta ställning till om köpet är av tydligt gränsöverskridande intresse (Enligt upphandlingslagen §§ 10 och 191 föreligger tydligt gränsöverskridande intresse om beställaren (ordregiver) bedömer att ett företag i en annan medlemsstat kan vara intresserat av att lägga anbud på kontraktet). Om ni bedömer att köpet är av tydligt gränsöverskridande intresse måste det genomföras i enlighet med bestämmelserna i avsnitt IV av upphandlingslagen, oavsett köpets storlek.

Köp under 500.000 dkr. – dokumentation av marknadspris

Om offentliga eller offentligrättsliga ekonomiska partners köper varor eller tjänster till ett värde under 500 000 dkr, och köpet inte är av tydligt gränsöverskridande intresse, ska marknadspris dokumenteras innan köpet för att säkerställa att principen om sparsamhet och sund ekonomisk förvaltning följs, alltså att köpet görs med utgångspunkt från den allmänna prisnivån på marknaden.

Valet av leverantör ska grundas på förhållandet mellan pris, kvalitet och prestanda. Det innebär att ni inte nödvändigtvis måste välja det lägsta priset, utan ni måste kunna motivera ert val av leverantör utifrån ett rimligt förhållande mellan pris, kvalitet och prestanda.

Man kan dokumentera marknadspris på flera sätt:

Möjliga metoder för att säkerställa att köp sker på marknadsmässiga villkor

  • Dokumentera marknadskännedom och få ett anbud baserat på detta. Projektet kan till exempel ringa två eller flera leverantörer och fråga efter pris, söka priser på nätet eller annonsera efter offerter och på så sätt se till att projektet agerar sparsamt. Det är viktigt att projektet sparar och daterar dokumentation av de priser de kommit fram till, samt motiv för val av leverantör. Spara därför en daterad utskrift eller en skärmbild av de priser som ni har hittat på nätet, be leverantören att skicka sitt erbjudande via e-post eller gör en daterad anteckning där de priser som ni får per telefon framgår.
  • Ta in två eller tre anbud. Projektet skickar uppdragsbeskrivning till två eller tre leverantörer. Projektet får minst två anbud och väljer det bästa erbjudandet. Projektet motiverar valet om det billigaste erbjudandet inte väljs.
  • Annonsera på din egen webbplats eller på www.udbud.dk.

Om dokumentation av marknadspris genomförs genom att begära in offerter, är det ett krav att alla anbudsgivare har haft samma underlag för att lämna sina anbud, så att det blir en verklig och jämförbar undersökning av marknadspriset. Det innebär att om ni begär in två till tre anbud, måste ni förse anbudsgivarna med samma förfrågningsunderlag och samma information vid eventuell ytterligare dialog. Om ni tillhandahåller ytterligare information om uppdraget som är relevant för att lämna ett anbud till en anbudsgivare, måste övriga anbudsgivare få samma information. Det rekommenderas därför att all kommunikation sker skriftligt, eller att anteckningar efter telefonsamtal dateras samma dag som dialogen äger rum.

Om ni begär offerter från en befintlig eller tidigare leverantör av samma vara eller tjänst, ska ni kompensera för eventuell konkurrensfördel som denna leverantör kan ha. Om det är omöjligt eller oskäligt att kompensera för fördelen, exempelvis på grund av tekniska eller ekonomiska förhållanden, måste inte kompensationen ske. Det rekommenderas att bedömningen av hur konkurrensfördelen kompenseras, eller om den omfattas av undantaget, beskrivs i en daterad anteckning som bifogas övrig dokumentation för marknadspris.

Erhvervsstyrelsen rekommenderar att ni vid alla köp använder formuläret "intyg vid köp av varor och tjänster Länk till annan webbplats.," som kan hämtas på Erhvervsstyrelsens webbplats för EU-program. Formuläret kan användas i samband med dokumentation av marknadspris. Det är viktigt att understryka att själva formuläret inte utgör tillräcklig dokumentation för marknadspris. Formuläret är ett stöd för att säkerställa korrekt bakomliggande dokumentation om ni följer tillhörande riktlinjer och rekommendationer.

Brister i efterlevnaden av reglerna om dokumentation av marknadspris kan leda till finansiella korrigeringar på upp till 100 procent. Storleken på korrigeringen fastställs vanligtvis till 25 procent vid bristande dokumentation av marknadspris.

Vid köp i samband med bygg- och anläggningsinvesteringar måste köpet utföras i enlighet med reglerna i upphandlingslagen (tilbudsloven).

Gränsvärde for dokumentation av marknadspris

Marknadspris ska dokumenteras innan alla köp. För att begränsa den administrativa bördan behöver stödmottagarna dock inte tillhandahålla dokumentation för att köp har skett till marknadspris för utgifter under 50 000 dkr.

Gränsvärdet gäller endast för dokumentation av marknadspris. Observera att det alltjämt förutsätts att en prisjämförelse görs för att fastställa marknadspris vid köp under 50 000 kr.

Vid köp under 50 000 DKK måste stödmottagaren alltjämt kunna redogöra för rutiner för upphandling inom ramen för projektet, för att säkerställa att alla köp görs med sparsamhet och med en sund ekonomisk förvaltning i åtanke.

Ni ska vara medvetna om att beloppsgränsen endast gäller under förutsättning att det inte faktiskt handlar om ett större köp som delas upp i flera köp/betalningar. Ett köp som sammanlagt överstiger 50 000 kr kommer att omfattas av kravet på dokumentation av marknadspris, även om de enskilda betalningarna var för sig understiger gränsvärdet. Det är därför viktigt att ni inför ett köp bedömer hur mycket ni sammanlagt behöver köpa av varan eller tjänsten.

Köp som överstiger 500.000 dkr. – upphandlingslagen, avsnitt V

Vid köp med ett värde som understiger tröskelvärdena för EU-upphandling, men som har ett värde över 500.000 dkr och inte har ett tydlig gränsöverskridande intresse, måste köpet utföras i enlighet med avsnitt V i upphandlingslagen.

För köp i samband med bygg- och anläggningsinvesteringar måste köpet genomföras i enlighet med reglerna i lagen om anbud (tilbudsloven).

köp som överstiger tröskelvärdena för EU-upphandling – upphandlingslagen avsnitt II och III

Vid köp som överstiger tröskelvärdena för EU-upphandling gäller bestämmelserna i avsnitt II och III i upphandlingslagen.

4.6 Upphandling svenska stödmottagare

Vägledningen till svenska stödmottagare är baserad på Tillväxtverkets ”Handbok för EU-projekt 2021-2027”.

Alla inköp och upphandlingar ska göras med kostnadseffektivitet i åtanke. I praktiken innebär det att alla inköp ska göras med utgångspunkt från den allmänna prisnivån på marknaden och att det ska finnas en rimlig balans mellan pris, kvalitet och prestanda.

Det är ni som stödmottagare som ansvarar för att era upphandlingar och köp följer aktuell upphandlingslagstiftning eller det särskilda inköpsförfarandet som bygger på principerna i lagen om offentlig upphandling (LOU). Planera projektet så att ni har både den kompetens och den tid som behövs för att genomföra upphandlingarna och köpen på ett korrekt sätt.

Om ni lyder under någon av följande ansvarar ni för att era upphandlingar och köp följer de lagarna:

  • lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU),
  • lagen (2016:1146) om offentlig upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) eller
  • lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK)

Information om upphandlingslagarna finns på Upphandlingsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats.. Där finns även ett upphandlingsstöd som ger grundläggande information och stöd i praktiska upphandlingsfrågor.

4.6.1 Särskilt inköpsförfarande baserat på principerna i lagen om offentlig upphandling

Alla programmets stödmottagare, inklusive de stödmottagare som inte omfattas av upphandlingslagstiftningen, ska följa ett särskilt inköpsförfarande för att säkerställa att principerna i lagen om offentlig upphandling följs.

Inköpsförfarandet gäller för samtliga köp men kraven som måste följas skiljer sig åt beroende på om beloppet är under eller över direktupphandlingsgränsen, se nedan. Från och med 1 februari 2022 är direktupphandlingsgränsen i LOU 700 000 kronor. Ett köp får inte delas upp i flera mindre köp i syfte att kringgå reglerna.

Under direktupphandlingsgränsen

För köp under beloppet för direktupphandlingsgränsen krävs ingen konkurrensutsättning. Likabehandlingsprincipen måste dock följas vilket innebär att konkurrensutsättning ändå kan behöva göras vid potentiella jävssituationer eller intressekonflikter för att undanröja risken att köpet strider mot likabehandlingsprincipen.

Vid köp som överstiger 100 000 kronor ska ni som stödmottagare skriftligen dokumentera vad parterna kommit överens om. Dokumentationen, som kan vara i form av mejl, ska innehålla parternas namn, pris, beskrivning av varan/tjänsten och tid för leverans. Saknas dokumentation så kan det finnas grund för att underkänna kostnaden.

Även vid direktupphandlingar ska de upphandlande organisationerna göra sina inköp med kostnadseffektivitet i åtanke och alltid utgå från de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna om:

  • likabehandling
  • icke-diskriminering
  • öppenhet
  • ömsesidigt erkännande
  • proportionalitet

Över direktupphandlingsgränsen

Köp över beloppet för direktupphandling ska konkurrensutsättas.

I egenskap av stödmottagare ska ni ställa en skriftlig förfrågan till minst två potentiella leverantörer och samma underlag ska skickas till samtliga leverantörer.

Förfrågan och svar från potentiella leverantörer ska vara skriftliga. Ni som stödmottagare ska skriftligen dokumentera vad parterna kommit överens om. Dokumentationen, som kan vara i form av mejl, ska innehålla parternas namn, pris, beskrivning av varan/tjänsten och tid för leverans. Saknas dokumentation kring detta så finns det grund för att underkänna kostnaden. Observera att kravet på att skriftlig förfrågan ska skickas till minst två potentiella leverantörer gäller även om annons läggs ut på er organisations webbplats.

4.7 Köp av tjänst eller vidarefakturering mellan projektpartner/finansiär

Försäljning/Köp av tjänst eller vidarefakturering mellan projektpartner är inte tillåtet. Det medför att projektredovisningen blir svår att följa och därmed revidera.

Det är inte tillåtet att köpa tjänster av finansiärer på grund av att den organisation som tillhandahåller medfinansiering kan ha fått en konkurrensfördel gentemot övriga leverantörer genom sitt engagemang i projektet.

Följande vidarefakturering mellan projektpartner är dock tillåtet:

  • Vidarefakturering för att hantera utgifter för nationell kontroll i Danmark, vilket innebär att Lead partner eller Koordinerande partner som mottar fakturan får vidarefakturera utgiften till den danska delen av partnerskapet.
  • I Norge är vidarefakturering tillåtet (utan påslag) från underpartner till norsk projektägare, då det endast är norsk projektägare som kan bokföra utgifter i projektet.

Observera att köp av vara eller tjänst inte är stödberättigande om det finns ett sammanfallande ekonomiskt intresse mellan köpare och säljare. Läs mer om detta under 4.4 Upphandling.

4.8 Representation i form av mat och dryck

Med representation avses här utgifter för mat och dryck, vilket under vissa förutsättningar kan utgöra stödberättigande kostnader.

För att representation i form av mat och dryck ska anses vara en stödberättigande kostnad ska följande beaktas:

  • Det ska finnas ett direkt samband mellan genomförandet av projektet och representationen. Exempel på sådana tillfällen är förtäring i samband med arbetsgruppsmöten, styrgruppsmöten eller möten med externa intressenter.
  • Representationen ska prägla av återhållsamhet med avseende på belopp, frekvens och antal deltagare.
  • Endast personer som har koppling till aktiviteten kan medverka.
  • Utgifter ska alltid dokumenteras genom inbjudan, program, deltagarförteckning (namn och organisation på deltagarna) och i förekommande fall mötesanteckningar.
Hjälpte informationen på sidan dig?