5 Kostnadsslag

I kapitel 5 finner ni information om de kostnadsslag som är aktuella för programmet i programperioden 2021–2027 samt vilka underlag som krävs för att kostnaderna ska vara stödberättigade.

5.1 Personalkostnader

Under kostnadsslaget personal ska ni redovisa bruttokostnader för personal med följande typ av anställning hos stödmottagaren:

  • Heltidsanställning
  • Deltidsanställning med fast andel av arbetstiden per månad
  • Deltidsanställning med varierande antal arbetstimmar per månad
  • Timanställning

Grundläggande krav för att kostnaderna ska vara stödberättigande är att:

  • Personalkostnaderna har uppstått genom arbete i projektet, ej ordinarie verksamhet.
  • Det finns ett anställningsavtal eller tillägg till anställningsavtal som verifierar att personalkostnaderna avser projektet. OBS För danska stödmottagare gäller att anställningsavtalet eller tillägget till anställningsavtalet ska vara daterat och undertecknat innan kostnader får tas upp i projektet.
  • Det finns en arbetsbeskrivning för arbetet i projektet

Personalkostnaderna får bestå av bruttolön och eventuella andra kostnader som arbetsgivaren har haft och betalat som är direkt kopplade till löner, till exempel skatter och sociala avgifter inklusive pensioner, förutsatt att de:

  • Har fastställts i ett anställningsbevis eller är lagstadgade
  • Är förenliga med den lagstiftning som det hänvisas till i anställningsbeviset och med gängse praxis i det land eller organisation där arbetstagaren faktiskt arbetar, eller bådadera, och
  • inte kan återkrävas av arbetsgivaren. Det innebär att personalkostnader som kan återkrävas av arbetsgivaren genom refusion, subvention, lönebidrag eller andra typer av ersättningar, är inte stödberättigande.

5.1.1 Heltidsanställda och deltidsanställda med fast procentsats av sin arbetstid i projektet

Personal som arbetar heltid eller deltid med en fast procentsats av sin arbetstid i projektet, behöver inte tidsredovisa.

Det ska framgå i anställningsavtalet eller i ett tillägg till anställningsavtalet, hur många procent av arbetstiden den anställde arbetar i projektet och vilka arbetsuppgifter den anställde har i projektet samt period för anställningen.

OBS För danska stödmottagare gäller att anställningsavtalet eller tillägget till anställningsavtalet ska vara daterat och undertecknat innan kostnader får tas upp i projektet.

Lönekostnaden styrks genom att bifoga anställningsavtal eller intyg om deltidsanställning samt lönespecifikationer för rapporteringsperioden.

Beräkning av stödberättigande lönekostnader för heltidsanställda och deltidsanställda med fast procentsats av sin arbetstid i projektet:

  • Stödberättigande lönekostnader i projektet beräknas utifrån den anställdes totala bruttolönekostnad/månad, vilket inkluderar skatter samt sociala avgifter inklusive pensioner. Utgå från periodens lönespecifikation och redovisa periodens lön multiplicerat med andelen arbetstid den anställde arbetar i projektet, även vid semester och annan betald frånvaro.
  • Om arbetsgivaren får kompensation och därmed reducerade kostnader på grund av att den anställde exempelvis är sjukskriven, ledig för vård av sjukt barn, föräldraledig eller tjänstledig, ska bruttolönen som redovisas på projektet reduceras med motsvarande.
  • Observera att semesterlöneskulden inte kan tas med som kostnad då den inte är betald.

5.1.2 Anställda med varierande antal arbetstimmar per månad

Personal som varken arbetar heltid eller deltid med en fast procentsats varje månad i projektet ska tidsredovisa. Tidsredovisningen ska göras dagligen i den mall som finns på programmets hemsida. Det är tillåtet att använda organisationens eget system för tidsredovisning, men om programmets krav inte uppfylls med avseende på innehåll finns det risk för att tidsredovisningen blir underkänd och därmed underliggande utgifter. Därför rekommenderas att programmets mall för tidsredovisning används.

Tidsredovisningen ska

  • Täcka 100 % av den anställdes arbetstid, även tid som inte avser projektarbete.
  • Signeras av medarbetare och arbetsgivaren varje månad.
  • Visa vilka aktiviteter den anställde arbetar med.

När programmets nationella kontrollanter granskar ansökan om utbetalning, kontrollerar de tidrapporterna och jämför, vid behov, med de aktiviteter som projektet har beviljats stöd för.

Observera att semester, sjukdom och annan frånvaro inte är stödberättigande och ska redovisas på ordinarie verksamhet när man tidsredovisar.

Utöver tidsredovisning ska timkostnadsberäkning samt lönespecifikation finnas tillgängligt för att styrka kostnaderna. Timkostnaden styrks genom att bifoga lönespecifikation vid första tillfället den anställde tar upp kostnader i projektet samt vid ändringar.

Timkostnadsberäkning

För alla som tidsredovisar i projektet ska en timkostnad beräknas enligt metoden nedan.

Bruttopersonalkostnaden per år divideras med 1 720 timmar
Årsarbetstiden för heltidsanställda beräknas till 1 720 timmar per år (SE och DK). För deltidsanställda justeras årsarbetstiden vid timkostnadsberäkningen enligt anställningsgrad.

Timkostnaden beräknas enligt följande modell:
Månadslön inklusive lönebikostnader*12/1720= timkostnad.

Observera att semesterersättning är inkluderad i beräkningen och att en anställd inte får ta upp mer tid än 143,33 timmar per månad eller 1 720 timmar per år.

Fast timkostnad för norska partner
Norska partner kan som alternativ använda sig av en fast timkostnad på 600 NOK per timme (kräver enbart tidsredovisning som dokumentation)

Följande kostnader ingår i löneuträkningen:

Svenska projektpartner


Danska projektpartner

Norska projektpartner

Månadslön enligt anställningsavtal

Grundlön

Faktiskt årslön

Lönebikostnader så som sociala avgifter och kollektivt avtalade lönebikostnader som gäller alla anstälda.

Overenskomstmæssige tillæg, arbejdsgiver betalt ATP, arbejdsgivers betaling til AER mv och pension (arbejdsgiversandel).


Sociala avgifter som inkluderar arbetsgivaravgift, feriepengar och pensionsförsäkring.

Kostnader som inte får ingå i löneberäkningen:

Svenska projektpartner

Danska projektpartner

Personalförmåner (som inte utgörs av kontanter) får inte inkluderas i beräkningen av timkostnad.

Fri bil, fri telefon, belopp till ”multimediebeskatning” och liknande får inte inkluderas i den betalda lönen.

5.1.3 Lön för timanställd personal

Om projektet har timanställd personal ska ni beräkna den stödberättigande lönekostnaden enligt följande modell:

Timlön + semesterersättning och lönebikostnader enligt anställningsavtal eller lönespecifikation x antal arbetade timmar i projektet.

Alla timanställda ska tidsredovisa sin arbetstid dag för dag, och tidsredovisningen ska täcka 100 procent av den anställdas arbetstid.

5.2 Schablon för kontor och administration

I kostnadsslaget schablon för kontor och administration kommer projektets kostnader för kontor och administration redovisas genom en automatisk uträkning, 15 procent av stödberättigande personalkostnader.

Genom att använda schablonsatsen behöver stödmottagaren inte redovisa faktiska underlag, det vill säga inget krav på dokumentation såsom fakturor eller andra bokföringsunderlag.

Följande kostnader omfattas av schablonen:

  • Hyra för kontorslokaler
  • Försäkringsavgifter och skatter och avgifter för de byggnader där personalen är inhyst och för kontorsutrustningen, till exempel försäkring mot brand och stöld
  • Allmänna nyttigheter som till exempel el, värme och vatten
  • Kontorsmateriel
  • Allmänna räkenskaper som tillhandahålls inom stödmottagarens organisation
  • Arkiv
  • Underhåll, städning och reparationer
  • Säkerhet
  • It-system
  • Kommunikation som till exempel telefon, fax, internet, post och visitkort
  • Bankavgifter för att öppna och förvalta ett konto om genomförandet av en insats kräver att det öppnas ett separat konto
  • Avgifter för ekonomiska transaktioner över gränserna

Det innebär att dessa kostnader inte får tas upp i andra kostnadsslag.

5.3 Schablon för övriga kostnader upp till 40%

I kostnadsslaget schablon för övriga kostnader kommer projektets samtliga kostnader förutom personalkostnader redovisas genom en automatisk uträkning, på upp till 40% procent (beroende på vilken procentsats projektpartnern valt) av stödberättigande personalkostnader.

Detta kostnadsslag är inte aktuellt för norska partner.

5.4 Schablon resor och logi

I kostnadsslaget schablon för resor och logi kommer projektets kostnader för resor och logi redovisas genom en automatisk uträkning, 6% av stödberättigande personalkostnader, om projektet valt att använda schablonen. Schablonen täcker de kostnader som ni kan läsa om nedan i kostnadsslaget resor och logi.

5.5 Resor och logi

Om inte schablonen för resor används, ska utgifter för resor dokumenteras med syfte, inbjudningar, kallelser till möten, underskrivna deltagarlistor med mera. Observera att kravet på dokumentation av syfte och behov i relation till projektets aktiviteter är högre vid resor utanför programområdet.

Kostnader för resor och logi ska endast omfatta följande:

  • Kostnader för resor: till exempel biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, milersättning, vägtullar och parkeringsavgifter
  • Kostnader för måltider
  • Kostnader för logi
  • Kostnader för visum
  • För utgifter ovan som täcks av ett dagtraktamente ska ingen annan återbetalning göras.

Rese- och logikostnader för projektpersonal inom stödmottagarens organisation samt norska underpartner redovisas i detta kostnadsslag.

Kostnader för externa experters och tjänsteleverantörers resor och logi ska tas upp i kostnadsslaget ”Extern sakkunskap och externa tjänster”.

De utgifter som betalas direkt av stödmottagarens anställda ska styrkas med ett kvitto på att stödmottagaren återbetalat utgifterna till den anställde.

5.6 Extern sakkunskap och externa tjänster

Kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster ska begränsas till följande tjänster och sakkunskap (som tillhandahålls av ett offentligt eller privat organ eller en annan fysisk person än stödmottagaren och alla partner i insatsen):

  • Studier eller undersökningar till exempel utvärderingar, strategier, projektbeskrivningar, konstruktionsritningar, handledningar
  • Utbildning
  • Översättningar
  • Utveckling, ändring och uppdatering av IT-system och webbplatser
  • Marknadsföring, kommunikation, reklam, PR-material, PR-verksamheter eller information i samband med en insats eller ett program
  • Ekonomisk förvaltning
  • Tjänster i samband med anordnande och genomförande av evenemang eller möten bl.a. hyra, catering eller tolkning
  • Deltagande i evenemang till exempel deltagaravgifter
  • Juridisk rådgivning och notarietjänster, teknisk och ekonomisk sakkunskap, andra konsult- och redovisningstjänster
  • Immateriella rättigheter
  • Revisionskostnader för danska och norska partner
  • Garantier som tillhandahålls av bank eller något annat finansinstitut när detta krävs enligt unionsrätten eller nationell rätt eller i ett programdokument som antagits av övervakningskommittén
  • Resor och logi för externa experter, talare, mötesordförande samt tjänsteleverantörer
  • Andra särskild sakkunskaper och andra särskilda tjänster som behövs för insatsen

Krav på utformning av konsultfakturor
Fakturor från konsulter ska vara specificerade så att det tydligt framgår vilken typ av arbete som har utförts, nedlagd tid och timutgift. Om sådan information inte framgår av fakturan ska leverantören tillhandahålla informationen genom tidredovisning eller motsvarande. Skriftliga avtal som ligger till grund för arbetet ska kunna visas upp för FLC på begäran.

Om ett fast pris är angivet i fakturan ska avtalet bifogas i samband med revision för att dokumentera att kostnaderna är projektrelaterade. Om det finns ramavtal hos den partner som tar upp utgifter för externa tjänster ska man hänvisa till dessa och kunna visa upp dem för nationell kontrollant på begäran.

Det bör framgå tydligt av fakturan att den projektrelaterad till exempel genom projektkod eller projektnamn.

Offentlig upphandling
När du köper varor eller tjänster ska du följa de regler som gäller för upphandling i EU och på nationell nivå. Projektets partner har eget ansvar för att reglerna för upphandling följs. Om nationella regler inte följs kan utgifter underkännas.

5.7 Utrustning

Kostnader för utrustning som köps, hyrs, leasas eller redan ägs av stödmottagaren för insatsen ska redovisas i detta kostnadsslag och ska endast omfatta följande:

  • Kontorsutrustning
  • Hårdvara och programvara
  • Möbler och inredning
  • Laboratorieutrustning
  • Maskiner och instrument
  • Verktyg eller anordningar
  • Fordon
  • Annan särskild utrustning som behövs för insatsen

Begagnad utrustning
Kostnader för köp av begagnad utrustning kan vara stödberättigande om:

  • Inget annat stöd för utrustningen har mottagits från EU:s struktur – och investeringsfonder.
  • Utrustningens pris är inte högre än det gängse priset på marknaden
  • Utrustningen har de tekniska egenskaper som behövs för insatsen och uppfyller gällande normer och standarder
  • Kostnader för utrustning som belastar projektet ska vara relevanta för genomförandet av projektet, vara budgeterade och i särskilda fall godkända i ert beslut om stöd. Alla kostnader för utrustning ska följa nationella regler för upphandling eller, om stödmottagaren inte omfattas av lagarna, i enlighet med det särskilda inköpsförfarandet som bygger på principerna i LOU.

Kostnader för inköp av utrustning ska redovisas enligt nationella avskrivningsregler. De kostnader som redovisas på projektet ska vara i enlighet med god redovisningssed och följa de bokföringsregler som den stödmottagande organisationen omfattas av samt organisationens praxis.

Stödet kan beräknas enligt tre metoder:

Metod 1: Utrustning av mindre ekonomiskt värde
För utrustning av mindre ekonomiskt värde, där inköpspriset (inklusive moms) understiger 2 500 euro, är hela kostnaden stödberättigande.

För utrustning som projektpartner direktavskriver, som överstiger 2 500 euro (inklusive moms) ska den stödberättigande kostnaden beräknas:

Stödberättigande kostnad = användningstid i projektet dividerat med beräknad ekonomisk livslängd för utrustningen.

Observera att kostnader för inköp av datorer, mobiltelefoner och motsvarande endast är stödberättigande för personal som arbetar 100 % av sin anställning för projektet.

Metod 2: Årliga avskrivningar (Utrustning som finansieras delvis av programmet)
För utrustning som endast används viss del av projekttiden, eller som har längre avskrivningstid än projektet, ska i regel metod 2 användas. Den typ av utrustning som endast finansieras till en del av programmet kännetecknas av att den är nödvändig för att genomföra projektet, så som datorer eller laboratorieutrustning, men utrustningen i sig är inte central för projektet utan är endast ett verktyg för att kunna genomföra projektet.

Projektet kan antingen köpa in eller använda befintlig utrustning som är nödvändig för genomförandet av projektet. Om utrustningen används enbart för projektet får utgiftens avskrivningar belasta projektet i sin helhet under den tid som den används i projektet.

Till exempel, om utrustningen som köps in har en livslängd på tre år, när det endast återstår ett år av projektperioden, får projektet redovisa avskrivningar i förhållande till kvarstående projektperiod. Om utrustningen används både för projektet och för annan verksamhet får endast en proportionerlig del av utgiften belasta projektet.

De avskrivningar som redovisas på projektet ska vara i enlighet med god redovisningssed och följa de bokföringsregler som den stödmottagande organisationen omfattas av.

Metod 3: Direktavskrivning (Utrustning som finansieras i sin helhet av programmet)
Stöd enligt metoden direktavskrivning (det vill säga att utgiften inte skrivs av årsvis utan hela utgiften tas upp direkt), beviljas endast i undantagsfall och det krävs att nedanstående kriterier är uppfyllda, utvärderade och godkända redan i samband med ansökan om stöd. Om metoden beviljas av programmet kommer det stå i ert beslut om stöd.

Investeringen ska:

  • utgöra central komponent i genomförandet av projektet
  • ha en stark koppling till projektets syfte och därigenom medverka till att en eller flera av programmets målsättningar uppfylls.
  • Ska ha ett gränsöverskridande mervärde som medför att den kommer till nytta i andra delar av programområdet. Till exempel genom att den utvärderas gemensamt för att senare tas i drift eller implementeras i ett annat land i programområdet.

Om investeringar som finansieras i sin helhet av programmet enligt metod 3, säljs eller överförs till ordinarie drift, under projektperioden, ska restvärdet betraktas som en intäkt och motsvarande stöd ska återbetalas till programmet. Det beräknade restvärdet ska vara i enlighet med god redovisningssed och följa de bokföringsregler som den stödmottagande organisationen omfattas av.

5.8 Intäkter

Här budgeteras och redovisas intäkter med koppling till projektet. Om ert projekt ger upphov till intäkter under projektets gång ska ni redovisa intäkterna löpande.

Med projektintäkter avses till exempel intäkter från

  • biljetter
  • försäljning
  • deltagaravgifter
  • uthyrning
  • tjänster som projektet tillhandahåller.

En intäkt som har direkt samband med projektverksamheten minskar de stödberättigande kostnaderna i projektet med samma summa. När ni redovisar projektets intäkter som minusbelopp på kostnadsslaget intäkter kommer de totala kostnaderna att reduceras med summan för intäkten.

Hjälpte informationen på sidan dig?